Naast het werken aan je main business is het bijhouden van je administratie een van de belangrijkste taken als ondernemer. Als je dit zelf doet, kun je niet zonder een geschikt boekhoudprogramma. In dit artikel gaan we dieper in op de punten waar boekhoudsoftware  aan moet voldoen voor ondernemers. Er zijn immers zeer veel boekhoudpakketten waarvoor je kunt kiezen en niet iedere software is even geschikt.

Boekhouding zelf doen of uitbesteden?

Voor veel ondernemers is het bijhouden van de administratie een vervelend klusje. Het runnen van hun bedrijf heeft uiteraard prioriteit en omdat ze er vaak alleen voorstaan is de boekhouding een taak dat even in de avond of in de weekenden “moet” worden uitgevoerd. Daarbij speelt niet alleen de factor tijd een rol maar ook kennis. Het bijhouden van de administratie, en vooral de (regelmatig veranderende) eisen die de Belastingdienst hier aan stelt, vereist ook wat financiële kennis van de ondernemer.

De bovenstaande twee factoren spelen bij veel ondernemers een belangrijke rol bij de keuze of ze de boekhouding zelf willen doen of dit liever uitbesteden aan een boekhouder. Deze laatste optie is om praktische reden vaak verleidelijk maar kostentechnisch misschien een minder interessante keuze.

Gebruik maken van een boekhouder en een boekhoudprogramma

Voordat we dieper ingaan op de praktische kant is het goed om even kostentechnisch dieper  in te gaan of het in de arm nemen van een boekhouder een interessante optie is. Het is goed om je te realiseren dat de kosten die boekhouders in rekening brengen afhankelijk zijn van de intensiteit van de ondersteuning. Het verschil is heel eenvoudig weer te geven. Als jij als ondernemer ieder kwartaal een zak met bonnetjes over het bureau van de accountant uitstort en hierbij de opdracht geeft om dit uit te zoeken, zal deze persoon jou in ruil zijn factuur geven met hierop een flink bedrag vermeld.

Op het moment dat jij de administratie op een keurige manier (lees: overzichtelijk) digitaal toestuurt en de boekhouder de opdracht geeft om de belastingaangifte te verzorgen, zal deze persoon hier veel minder tijd aan kwijt zijn en jou een rekening sturen waarop een veel kleiner bedrag staat. Deze bovenstaande voorbeelden zijn uitersten maar komen wel uit de praktijk. Als de eerste optie het dichtst bij jouw werkwijze staat, stop dan met lezen van dit artikel. Dan heb je geen boekhoudprogramma nodig.

In het andere geval heb je wel digitale boekhoudsoftware nodig om je administratie aan te leveren ondanks dat je gebruik maakt van de diensten van een boekhouder. Veel boekhouders werken immers direct vanuit dit programma. Zij kunnen dan van afstand inloggen en daaruit hun werkzaamheden (zoals het uitvoeren van controles en het verzorgen van de belastingaangiftes) kunnen voldoen. Uiteraard moet je hun hiervoor toestemming geven.

Waarom de keuze voor boekhoudsoftware een keuze voor de langere termijn is

Als je een keuze gaat maken om boekhoudsoftware aan te schaffen, realiseer je dan dat dit een keuze is voor langere termijn. Het overzetten van je administratie is uiteraard wel mogelijk maar is niet altijd even praktisch. Er zijn boekhoudpakketten waar je iedere post stap voor stap over moet zetten op je nieuwe voorziening. Dat is zeker wel iets waar je rekening mee moet houden bij het maken van je keuze.