Dat de aankoop van kantoormeubilair niet zo eenvoudig is als het lijkt, blijkt wel uit de vele fouten die hierin worden gemaakt. Het komt regelmatig voor dat bedrijven kantoormeubels aanschaffen die later toch niet helemaal blijken te voldoen aan de wensen en eisen op dit gebied. Om te voorkomen dat je in dezelfde valkuilen trapt, hebben we vijf veelgemaakte fouten bij de aankoop van kantoormeubilair voor je op een rijtje gezet. Een gewaarschuwd mens telt immers voor twee….
Aanschaffen van kantoormeubels zonder visie
Het komt regelmatig voor dat het aanschaffen van kantoormeubels er even “bij wordt gedaan”. In veel gevallen ontbreekt dan alle benodigde visie. Het is immers van belang om eerst na te gaan op welke manier de kantoormeubels worden gebruikt, door wie en welke kantoormeubels wel of niet nodig zijn. Het kan bijvoorbeeld van belang zijn dat de meubels makkelijk verplaatst kunnen worden. Hoe meer er vooraf over dit soort zaken wordt nagedacht, hoe groter de kans is dat er een goede aanschaf wordt gedaan. Hiermee kan voorkomen worden dat er weer vroegtijdig afscheid wordt genomen van kantoormeubilair.
Kantoormeubels van het verkeerde materiaal kopen
Het kopen van kantoormeubels van het verkeerde materiaal komt vaak voort uit een verkeerde besparing. Een vergaderstoel met een stoffen bekleding is relatief voordelig in aanschaf en kan een mooie uitstraling hebben maar is wel gevoeliger voor vlekken. Hierdoor kan deze stoel al snel ongeschikt worden om gasten in plaats te laten nemen. In dat geval kan er beter gekozen worden voor de duurdere optie. Een vergaderstoel met een lederen bekleding is veel beter bestand tegen het ontstaan van vlekken.
Geen rekening houden met het comfort van de gebruiker
Het geen rekening houden met het comfort van de gebruiker is wellicht wel de grootste fout die kan worden gemaakt bij de aankoop van kantoormeubilair. Een medewerker die de beschikking heeft over een comfortabele stoel, zal lekkerder werken en een hogere arbeidsproductiviteit hebben. Functionaliteiten als een verstelbare lendensteun, in hoogte verstelbare armleuningen en een ergonomische zitting zorgen ervoor dat werkgerelateerde nek-, rug- en schouderklachten tot een minimum beperkt worden. Het besparen hierop is een absolute no-go!
Geen rekening houden met de Europese Ergonomie Norm voor kantoormeubilair
Als je van plan bent om een bureaustoel aan te schaffen, zul je ongetwijfeld de Europese Ergonomie Norm voor bureaustoelen tegenkomen. De NEN-EN 1335 is een Europese richtlijn die betrekking heeft op de maatvoering en instelbaarheid van een bureaustoel. Deze vereisten worden op een vrij specifieke manier beschreven. Hieruit kun je de conclusie trekken dat een goede bureaustoel voldoet aan deze Europese Ergonomie Norm. Ongeveer 85% tot 95% van de mensen zullen een goede werkhouding aan kunnen nemen in dit soort bureaustoelen.
Wat levert goed kantoormeubilair op?
Als we het bovenstaande omzetten in de praktijk, is het goed om niet alleen te denken aan de kostprijs van kantoormeubilair maar vooral wat dit kan opleveren. Bij het inrichten van een kantoor is het van belang om aandacht te besteden aan de doelstellingen (het meest praktische gebruik hiervan) maar ook naar de mensen die uiteindelijk deze doelstellingen moeten realiseren. Dit maakt de keuze voor ergonomische meubels voor het kantoor bijna logisch. Hiermee wordt immers voorkomen dat medewerkers lichamelijke ongemakken krijgen waardoor ze beperkt inzetbaar zijn of het ziekteverzuim stijgt. De keuze voor ergonomisch kantoormeubilair is wellicht een iets grotere investering maar levert onderaan de streep wel meer op.