ABCOUDE - De zomervakantie staat weer voor de deur. Dat betekent voor de gemiddelde ondernemer dat zijn personeel naar Zuid-Frankrijk rijdt, dat klanten op het strand liggen en dat, als het een beetje tegen zit, de ondernemer zelf ook nog op vakantie moet. Hoe overleeft u deze zomer?

Het gaat een spannende tijd worden de komende maanden. Eerst staat de zomervakantie voor de deur en daarna moet de ondernemer met zijn bedrijf ook nog eens de herfststormen van de kredietcrisis doorstaan. Maar eerst de vakantieperiode overleven.

Is de vakantieperiode de nekslag voor uw bedrijf?
De vakantieperiode zou wel eens de nekslag voor veel ondernemers kunnen worden. Althans dat was, twee maanden geleden, de mening van Nicole Anink, directeur Commercial Factors bij debiteurenbeheerder en -financierder IFN Finance, dochter van ABN AMRO. Volgens Anink (AD.nl 4 mei, 2009) zouden afnemers die al trager zijn met betalingen dat in de vakantie mogelijk nog later doen. En dat zou voor veel bedrijven, als zij niet bijtijds maatregelen namen, de doodssteek zijn.

"Vooral voor beginnende zelfstandige ondernemers kan het verslechterende betalingsgedrag in combinatie met de recessie en de vakantie de doodssteek vormen.
Zij zijn met passie met hun bedrijf bezig en doen de administratie er vaak in het weekend bij. Ook ervaren zij het vaak als lastig, om een grote klant na te bellen over de betaling'', aldus Anink.

Als er niets is afgesproken voor de vakantie dan bestaat volgens Anink de kans dat een (beginnende) ondernemer voorlopig niets krijgt omdat bijvoorbeeld de administrateur van de klant een paar weken weg is. Ook grotere bedrijven hebben in deze crisistijd, volgens Anink, de strategie om hun rekeningen stelselmatig later te betalen om zo zelf meer geld in kas te houden. Anink: "En zo komt iedereen in een neerwaartse spiraal terecht".

Heeft u wel voorzorgsmaatregelen getroffen?
Uiteraard is het een en ander te voorkomen. Wellicht is het al wat laat voor voorzorgsmaatregelen, maar zo kunt u het best:

• Ruim van te voren factureren (zeker bij naderende vakantieperiodes);
• Ruim van te voren afspraken maken met afnemers;
• Snel reageren op late betalingen;
• Een buffer aanleggen voor mindere tijden.

Kunt u de zaak achterlaten?
Maar u zult begrijpen dat bovenstaande ook geldt voor de meer doorgewinterde ondernemer. Maar die hebben er nog eens een extra probleem bij: zij moeten ook zelf op vakantie. En dat is, zo blijkt, niet voor elke ondernemer weggelegd. Het op vakantie gaan is misschien al een probleem, maar op vakantie vakantie vieren is nog een heel ander probleem. Met andere woorden: kan u als ondernemer de zaken wel achterlaten?

Neem nu de column van Peter Drewes (B2Bc ontact.nl van 15 juni): ‘’Het op vakantie gaan vergt elk jaar een betere planning en ik kan het toch niet laten om stiekem mijn laptop mee te nemen. Zeker online kun je niet zomaar twee of drie weken de boel dicht gooien’’.

Kunt u het personeel alleen laten?
Het blijkt dat Drewes bijvoorbeeld vorig jaar op een Grieks eiland gewoon met zijn laptop op een terras zat te werken. In de eerste instantie voelde de columnist/ondernemer zich compleet op vakantie. Tot hij de afkeurende blikken in zijn omgeving begon te voelen. En al heeft u als ondernemer dan zelf geen problemen met werken tijdens de vakantie op een Grieks eiland, grote kans dat u familie daar heel anders over denkt, weet ook Drewes. Met recht stelt hij zichzelf (en andere ondernemers) de vraag: Durft u uw personeel de verantwoordelijkheid te geven of is het toch nog elke dag mailen en bellen?

Bent u altijd bereikbaar?
Dit is namelijk een niet te onderschatten probleem. Zo blijkt uit de tweemaandelijkse ICT Barometer van Ernst & Young (juli 2006) dat bereikbaarheid voor werkstress tijdens vakantie zorgt. Uit die barometer kwam naar voren dat tweederde van de hogeropgeleiden tijdens de vakantie bereikbaar zijn voor het werk. Bij bijna 20 procent leidt dit zelfs tot psychische problemen. En dan hebben we het hier over werknemers, niet over de ondernemer zelf.

Door gsm's, e-mail, laptops en handhelds komen mensen steeds moeilijker los van hun werk. Een op de zeven hoger opgeleiden controleert werkgerelateerde e-mail tijdens de vakantie. Gemiddeld wordt e-mail twee keer per week gecontroleerd. "Het ter beschikking stellen van laptops en mobiele telefoons legt een zekere morele claim op werknemers", zei Jacob Verschuur, directeur van Ernst & Young ICT Leadership in een interview naar aanleiding van de uitkomsten van die barometer.

Ziet u ook zo op tegen de vakantie?
Misschien is het schrale troost voor veel werkgevers: ook werknemers zitten dus vaak boordevol stress als ze op vakantie gaan. Ze hebben moeite om de boel los te laten, of ze nou het werk hebben overgedragen aan hun collega’s of niet. Uit een internetonderzoek van Unique Uitzendbureau, waarvan de resultaten op 29 juni 2009 werden gepubliceerd, blijkt zelfs dat ruim 40 procent van de werknemers op ziet tegen de vakantieperiode

Van de ruim 600 respondenten gaf 23 procent aan dat er op hun werk geen vakantiekrachten worden ingehuurd in verband met de crisis. Om deze reden verwachten ze problemen in de zomer. Daarnaast geeft tien procent aan dat vakanties van collega’s onderling niet goed worden afgestemd en stelt negen procent dat er nooit extra hulp van vakantiekrachten is binnen hun organisatie.

Heeft u ook vakantiekrachten ingehuurd?
In de publicatie zegt Michel de Lassacquère, algemeen directeur van Unique dat in het huidige economische klimaat organisaties voorzichtiger geworden en alleen wanneer het echt nodig is, worden vakantiekrachten ingezet. Volgens De Lassacquère is het wel een logisch gevolg van de markt, maar vindt hij het belangrijk dat werknemers kunnen genieten van hun vakantie om ze productief te houden na die vakantie: " Het is niet de bedoeling dat zij gestrest op vakantie gaan en dat bij terugkomst bovendien blijkt dat het werk zich nog meer heeft opgestapeld. Vakantiekrachten zijn relatief goedkoop, kunnen een frisse wind door de organisatie laten waaien en met nieuwe ideeën innovaties stimuleren."

Heeft u het werk wel goed overgedragen?

• Bepaal uw prioriteiten. Zet op papier welk werk door moet en wat kan blijven liggen tot na de vakantie;
• Informeer collega's, klanten, opdrachtgevers en leveranciers over uw afwezigheid en bij wie zij terecht kunnen voor dringende zaken;
• Stel een out of office reply in bij uw e-mail. Zet hier bij wie uw taken waarneemt en op welk e-mail adres en telefoonnummer zij te bereiken zijn;
• Maak afspraken over uwe bereikbaarheid tijdens de vakantie;
• Plan een vergadering voor na de vakantie en bespreek daarop hoe het is gegaan en wat er eventueel een volgende keer beter kan.

Voorzorgsmaatregelen, plannen en loslaten
Dus, al is het voor de volgende vakantieperiode: tref eerst voorzorgsmaatregelen, probeer vervolgens het werk goed over te dragen en laat dan vervolgens langzaam los. Prettige vakantie!

Jacques de Vos | BusinessCompleet.nl