ABCOUDE - Kosten besparen hoeft niet ten koste te gaan van kwaliteit. U moet gewoon op de juiste manier te werk gaan. Dat heet kosten besparen met beleid. De redactie van Businesscompleet.nl maakte voor u een stappenplan.

Bij besparen denkt u waarschijnlijk niet direct aan investeren. Maar eigenlijk moet een ondernemer investeren, al moet hij dat ook durven en kunnen. Zeker als er tegelijkertijd ook moet worden bespaard op de kosten. Maar er zijn nu eenmaal zaken waarop u als ondernemer beslist niet moet bezuinigen. Zo moet besparen nooit ten koste van innovatie gaan. Toch hoeft u bij innovatie niet altijd een grote zak geld mee te brengen, er zijn zelfs speciale subsidies voor. Dus is besparen vooral een kwestie van creatief en logisch nadenken.

Stap 1: Zet uw kosten op een rij
Het ligt voor de hand, maar stap 1 is natuurlijk dat u goed kijkt naar uw kostenoverzicht. Als u geen goed overzicht heeft van uw kosten, moet u die maken. Zo is het essentieel om (bijvoorbeeld maandelijks) alle kostenposten op een rij te zetten. Hiervoor is zelfs gratis software beschikbaar.

Stap 2: Maak onderscheid tussen de verschillende kosten
Als u een bedrijf runt, is het onvermijdelijk dat u kosten maakt. Toch zijn er verschillen in de soorten kosten. Zo kunt u zichzelf afvragen of u aan alle onderdelen van uw bedrijf wel de afgelopen tijd evenveel aandacht heeft besteed. Komt u er achter dat u sommige zaken een beetje heeft laten liggen dan is het misschien wel heel belangrijk dat u daar naar kijkt. Zo kunt u zomaar ineens dingen zien waarop u kunt besparen.

In het artikel En de beste zakelijke telefoon is... schreven we al dat het - bij het gebruik van mobiele telefoons door u en uw medewerkers - heel verstandig is om goed te kijken naar het type gebruik. Wilt u bijvoorbeeld dat uw werknemers alleen maar kunnen bellen en sms’en? Of moeten ze ook van u hun email kunnen checken en dus het internet op? Maar dit soort toestellen kosten meer, zowel in aanschaf als in gebruik. Dus als het niet nodig is, waarom zou u dan? Dat scheelt aanzienlijk in de kosten. Met andere woorden: het is essentieel dat u onderscheid maakt tussen noodzakelijke kosten en wenselijke kosten. De kosten voor uw boekhouding of voor goed werkende apparatuur zijn natuurlijk belangrijker dan de kosten voor een gouden kraan in uw bedrijfskeuken of de lichtmetalen velgen op uw bestelbus.

Stap 3: Loop systematisch alle posten na
Als u eenmaal een inventarisatie van uw kosten heeft gemaakt, is het tijd om een kostenbegroting te maken. U moet dan precies nagaan op welk moment welke kosten uit de hand (dreigen) te lopen. Dat doet u door systematisch alle posten na te pluizen. U kunt zomaar opmerkelijke dingen tegenkomen. Sterker nog: misschien kunt u besparen op posten waar u in eerste instantie helemaal niet aan dacht. Een heel eenvoudig voorbeeld daarvan is het papier gebruik in uw bedrijf (zie: Opinie: Een papierloos kantoor bespaart geld). Het kan natuurlijk zijn dat u hier helemaal geen tijd voor heeft, maar die tijd moet u toch echt maken. Al neemt u eenmaal per kwartaal de stand van zaken door met uw accountant en/of boekhouder. Alleen zo houdt u overzicht en kunt u werkelijk besparen op uw kosten.

Stap 4: Bespaar niet te rigoureus
Als u posten heeft gevonden waarop u kunt besparen is dat mooi. Dat schreven we ook al in het artikel 13 tips om creatief te besparen op uw zakelijke uitgaven. Maar wees wel alert op het niet al te rigoureus besparen. Alleen als u verspillingen tegenkomt in uw begroting, kan u met de botte bijl te werk gaan. Maar dat hoeft u dan maar eenmaal te doen. Daarna is het zaak om uzelf steeds af te vragen waarom bepaalde kosten worden gemaakt, of het goedkoper kan en wat het u en uw zaak uiteindelijk oplevert.

Stap 5: Blijf alert
Als u eenmaal een begin heeft gemaakt, bent u er nog niet. Het is van grootste belang om alert te blijven. Dat geldt zowel voor de ontwikkelingen binnen uw bedrijf als daarbuiten. Zo moet u voeling houden met de markt en weten wat er speelt bij uw klanten, leveranciers en concurrenten. Alleen zo bent u in staat om effectief te besparen op kosten. Toets dus steeds aan de markt of de producten en diensten, die u krijgt geleverd of die u zelf levert, qua prijs en kwaliteit nog kloppen. Wees kritisch t.o.v. uw leveranciers en toets regelmatig hun prijs-kwaliteitverhouding aan de markt. Als u al 20 jaar met een bepaalde leverancier werkt, moet u afwegen of u niet te afhankelijk bent van die ene leverancier. Uiteraard is een goede relatie van groot belang, maar het kan helemaal geen kwaad om regelmatig twee tot drie nieuwe offertes aan te vragen bij verschillende partijen. Dit is misschien voor de ene ondernemer een open deur, maar voor de andere ondernemer is het goed om weer eens alert te worden zijn (en vooral te blijven) op de ontwikkelingen in uw branche.

Stap 6: Kijk ook eens naar de kosten voor uw personeel
Misschien wel het aller-moeilijkste onderdeel is om eens te kijken naar uw personeelskosten. Maar vergeet niet; uw personeel is goed voor tenminste 60% van de totale kosten in uw bedrijf. Kijk nog eens goed of uw werknemers wel het goede werk doen en of ze dat op een goede manier doen. Als u dat kunt verbeteren kan zomaar het rendement van uw bedrijf omhoog gaan. Natuurlijk is het niet verstandig om in het wilde weg te besparen op personeel door te beknibbelen op salarissen. Daar raken uw werknemers heus niet meer gemotiveerd van (zie ook: Tien tips om de baas te blijven). Per slot van rekening is gemotiveerd personeel de ruggengraat van uw bedrijf. Maar dat wil niet zeggen dat dat ophoudt bij een goed salaris. Aandacht, respect en een goede sfeer is minstens zo belangrijk. Als u goed bent voor uw personeel, is uw personeel goed voor u.

Jacques de Vos | BusinessCompleet.nl