AMSTERDAM - Veel bedrijven gebruiken nog steeds veel papier. Ondanks het tijdperk van e-mail, draadloze netwerken en smartphones. Maar dat is helemaal niet nodig. U kunt bijna alles in uw bedrijf zonder papier afhandelen. Van agenda’s tot faxen en een digitaal archief. Bespaart u mooi op het milieu én uw kosten.

Dat bedrijven nog steeds veelvuldig gebruik maken van papier heeft verschillende oorzaken. De belangrijkste oorzaak is dat oude gewoontes vaak moeilijk te doorbreken zijn. Daarnaast vragen klanten, andere bedrijven of overheidsinstellingen u om papieren formulieren, contracten of faxen. Maar met een aantal kleine investeringen in uw technologie kan uw bedrijf snel minder afhankelijk van papier worden. Bespaart u op den duur ook nog eens behoorlijk op uw kosten.

Online documenten
Misschien wel de meest bekende manier van het besparen op uw papierkosten is gebruik maken van Google Docs. Google Docs is een gratis online dienst van Google, waarmee opgemaakte documenten, spreadsheets en presentaties digitaal aangemaakt worden en online worden opgeslagen.

Voor wie het niet weet: Google Docs is vergelijkbaar met de Microsofts programma's Word, Powerpoint en Excel. Om van Google Docs gebruik te kunnen maken heeft u wel een Google Account nodig. Al uw aangemaakte documenten en spreadsheets kunnen online worden opgeslagen en met andere Google Accountgebruikers worden gedeeld. Nog een voordeel: u heeft geen back-ups nodig, alles wordt immers automatisch opgeslagen.

Uw agenda
U werkt nog steeds met een agenda die u elk jaar aanschaft of die u als relatiegeschenk heeft gekregen? Dit is niet meer nodig. U kunt uw agenda namelijk heel eenvoudig digitaal beheren. Het belangrijkste en meest bekende alternatief voor de papieren agenda is natuurlijk de gratis Google Agenda.

Met Google Agenda kunt u al uw afspraken op één centrale plaats bijhouden. U kunt op een eenvoudige manier afspraken toevoegen, uitnodigingen verzenden, uw agenda delen met uw personeel en/of uw zakelijke relaties. U kunt uw agenda bekijken per dag, per week, of per maand. U kunt uw afspraken in een lijst weergegeven en u kunt het overzicht voor de volgende dagen aanpassen aan uw behoeften. Nog een voordeel: u kunt de Google Agenda heel gemakkelijk synchroniseren met uw smartphone. Een kind kan de was doen.

Contracten ook online opslaan
Bijna elk type bedrijf wil, met behulp van de contractafspraken, zichzelf juridisch beschermen tegen problemen met klanten en andere bedrijven. Meestal houdt dit in dat er van alles op papier komt te staan en dat er een handtekening in inkt gevraagd wordt. Maar inmiddels zijn e-handtekeningen ook bindend voor de wet. Vanaf 21 mei 2003 staat de e-handtekening wettelijk gelijk aan een handgeschreven handtekening. Dat is geregeld in de Wet elektronische handtekeningen, een uitwerking van een Europese richtlijn.

Veilige documenten
Er is een aantal bedrijven dat zich heeft gespecialiseerd in het proces van het maken en versturen van beveiligde elektronische overeenkomsten. Met andere woorden: daar komt geen papier meer aan te pas. Als het goed is kunt u met één druk op de knop al uw documenten veilig en direct naar de juiste persoon sturen en worden die documenten automatisch bewaard in een digitaal archief. Zo bespaart u kosten, tijd, papier, enveloppen, toners en postzegels. En kunt u ook nog eens kantoorruimte overhouden dankzij uw digitale archief. Wel heel belangrijk is dat het bedrijf dat deze diensten biedt, werkt via beveiligde servers en digitale handtekeningen. Maar dat spreekt voor zich.

En tenslotte, wat te denken van presentaties via een beamer, in plaats van het maken van printjes voor een vergadering? Het zijn slechts een aantal voorbeelden van hoe u kunt besparen op het papiergebruik in uw kantooromgeving waardoor u uw kantoorkosten reduceert. Het kan zeker voor een wat kleiner bedrijf interessant zijn om de verschillende mogelijkheden uit te zoeken en op een rij te zetten. En bedenk: het kantoor van de toekomst is een kantoor zonder papier.

Jochem Zwetsloot, online communicatie manager Telfort