ABCOUDE - Als u een bedrijf hebt zijn er kosten waar u niet of nauwelijks op kunt besparen. Gelukkig kan er in ander kosten zonder al te veel moeite wel gesneden worden. BusinessCompleet.nl zocht het voor u uit.

Als u wilt besparen op uw kosten, kunt u het beste eerst een inventarisatie maken van al uw kosten en die in drie categorieën onderverdelen: de noodzakelijke kosten, de min of meer noodzakelijke kosten en de extraatjes. In de uitgaven van de extraatjes kunt u in ieder geval schrappen. In de uitgaven van de min of meer noodzakelijke kosten moet u kijken naar welke uitgaven er tussen zitten die u meer geld kosten dan opleveren. Daar zitten mogelijkheden.

Zo was er een moment dat u begon met uw bedrijf. U was op zoek naar een mooi pand in een wijk en/of gemeente waarvan u wist dat het ‘the place to be’ was om een veelbelovend bedrijf te starten. Nadeel van zo’n plek is dat u steeds meer moet gaan betalen (zeker als u personeel in dienst moet nemen) als u uw kantoorruimte uit moet breiden.

1. Richt uw kantoor efficiënter in
Dan kunt u twee dingen doen: u verhuist naar en minder sexy locatie, waar de prijzen nog wel betaalbaar zijn, of u laat de ruimte dusdanig efficiënt verbouwen zodat u twee keer zoveel mensen (dan eigenlijk voor mogelijk werd gehouden) op een dezelfde oppervlakte kunt laten werken.

2. Verhuis naar een andere locatie
Als u besluit om naar een andere - minder sexy - locatie te verhuizen, zou u wel eens versteld kunnen staan van de ruimte, de parkeermogelijkheden, het uitzicht en de bereikbaarheid. Kortom: de prijs-kwaliteitverhouding is ineens een stuk gunstiger geworden. En als het mee zit, heeft u een plek uitgekozen dat over een aantal jaar ineens ook dé plek om te ondernemen geworden is.

3. Bespaar op uw kantoormeubilair
Het moment dat u personeel in dienst nam, was ook het moment dat u kantoormeubilair aanschafte. En u wilt dat uw personeel en knap bijzit. Zeker als u klanten moet ontvangen. Maar er komt een moment dat u - zeker als u groeit met uw bedrijf - nog meer kantoormeubilair aan moet schaffen. Dat is het moment om stil te staan bij de kosten die u daarvoor moet maken.

U kunt dan in een keer nieuw kantoormeubilair aanschaffen bij een trendy woonwarenhuis. U kunt ook uw ogen en oren de kost geven en op zoek gaan naar bedrijven die het niet gered hebben tijdens de afgelopen crisis en hun (te dure) kantoormeubelen kwijt moeten.

4. Geef geen leaseauto
Om mee te kunnen met de concurrentie denkt u dat u uw personeel allemaal een nieuwe leaseauto moet geven. Niets is minder waar. Als u personeel kunt vinden dat relatief dichtbij uw bedrijf woont, kunt u een mooie fiets regelen. Er zijn namelijk diverse leasefietsplannen in omloop.

5. Lease een fiets een krijg subsidie
Het kan u niet zijn ontgaan dat de overheid het autoverkeer terug wil dringen. Daarvoor is ook subsidie voor werkgevers beschikbaar die de werknemers gratis een fiets geven (eens in de vijf jaar). Dat is natuurlijk alleen interessant als het woonwerk- of werkclientverkeer zich daarvoor leent. Ook moet er wel een subsidieregeling voor uw branche zijn en de fietsen moeten voor u als werkgever op aantrekkelijke wijze met de bedrijfswinst of het brutoloon verrekend kunnen worden.

6. Schaf een fiets aan op een fiscaal vriendelijke manier
Maar er is meer. Met het Nationale Fietsplan schaffen werknemers op een fiscaal vriendelijke manier een nieuwe fiets aan. De werknemer betaalt de fiets met brutoloonbestanddelen. Het fiscale voordeel kan zomaar oplopen tot 52%. Ook de fietsverzekering en de Nationale Fietsbon, te besteden aan accessoires en onderhoud, kunnen via het Nationale Fietsplan met fiscaal voordeel worden aangeschaft. Het belastingvoordeel geldt wel tot een maximum bedrag van € 749, -. Voor u als werkgever is deelname aan het Nationale Fietsplan gratis. U zult versteld staan van de waardering die u oogst met zo’n milieuvriendelijke, bewuste baas als u bent. Dat zijn nog eens secundaire arbeidsvoorwaarden.

7. Voer een vierdaagse werkweek in
En over goede secundaire arbeidsvoorwaarden gesproken. Op 29 augustus 2008 meldt het Financieele Dagblad dat het invoeren van een vierdaagse werkweek miljoenen scheelt. Onderzoek zou aantonen dat de CO2-uitstoot wordt teruggedrongen en uw werknemers gelukkiger worden. Zo hoeven ambtenaren in de Amerikaanse staat Utah nog maar vier dagen te werken, in plaats van vijf. Wel blijven ze in een volledige werkweek van veertig uur werken: in plaats van vijf dagen van acht uur, werken ze nu vier dagen van tien uur. Dankzij de verkorte werkweek verwacht Utah jaarlijks drie miljoen dollar aan energiekosten te besparen.

8. Schakel over op een papierloos kantoor
Zoals Jochem Zwetsloot, online communicatie manager bij Telfort, al schreef in zijn column Een papierloos kantoor bespaart geld: Bedrijven maken nog steeds te veel en onnodig gebruik van papier. De belangrijkste oorzaak is dat oude gewoontes vaak moeilijk te doorbreken zijn. Daarnaast vragen klanten, andere bedrijven of overheidsinstellingen u om papieren formulieren, contracten of faxen. Maar met een aantal kleine investeringen in uw technologie kan uw bedrijf snel minder afhankelijk van papier worden. Bespaart u op den duur ook nog eens behoorlijk op uw kosten.

9. Bezuinig op uw advocaat en accountant
Maar we gaan niet over een nacht ijs. In de artikelen 10 Tips om te besparen op uw accountant en Zeven tips om te besparen op een advocaat, hebben we al uitgebreid beschreven hoe u kunt besparen op uw advocaat en/of accountant. Lees eerst deze artikelen, scan vervolgens de facturen van uw accountant en uw advocaat en vraag uzelf oprecht af: Zijn zij niet te duur? Vraag voor de zekerheid ook eens tarieven op bij de concurrenten. Als u inmiddels een vertrouwensrelatie met uw advocaat en/of accountant heeft opgebouwd, is dit geen bruikbare tip natuurlijk.

10. Kijk goed naar uw computers
Nog zo’n misschien voor de hand liggende tip: Een computer die standby staat, staat niet uit. Sterker nog, een computer in de stand-by stand gebruikt een derde van de energie die hij normaal verbruikt. Zo kunt u bijvoorbeeld gratis software downloaden dat er voor zorgt dat een computer zichzelf kan uitschakelen wanneer hij een bepaalde tijd niet is gebruikt. Of schaf laptops aan. Een laptop is zuiniger en gemaakt om zo lang mogelijk op een accu te kunnen.

11. Wees bewust van uw elektriciteit- en gasverbruik
Wist u dat ideale, gezonde omgevingstemperatuur om in te werken 19 tot 20°C is? Als u de temperatuur met amper één graad zou verlagen (van 24 naar 23°C bijvoorbeeld, zou uw energiefactuur al een procent of tien goedkoper kunnen uitvallen. Kijk bijvoorbeeld ook eens naar ruimtes waar (tijdelijk) niemand aanwezig is. Daar hoeft de verwarming natuurlijk helemaal niet aan te staan. Ook met een nieuwe cv-ketel kunt u behoorlijk besparen op uw kosten. Een cv-ketel ouder dan vijftien jaar gebruikt namelijk relatief veel gas.

12. Schaf nu eindelijk die spaarlampen aan
Als u het nu nog niet weet, leert u het misschien nooit: spaar- of LED-lampen renderen heel snel ondanks de hogere aankoopprijs. Een gloeilamp van 100 Watt geeft even veel licht als een spaarlamp van 20 Watt, maar verbruikt 5 keer meer. Spaarlampen en LED-lampen gaan langer mee dan gloeilampen en verbruiken gemiddeld 80% minder stroom. Wel is het zo dat op plaatsen waar lampen weinig branden, u met spaarlampen minder kunt besparen dan op plaatsen waar de verlichting vaak aan is. Maar uit onderzoek zou blijken dat - als u de helft van al uw gewone lampen door spaarlampen vervangt – u tenminste 5% op uw jaarlijkse elektriciteitsverbruik bespaart.

13. Veel software kost niets
En tenslotte: uw software. De redactie van Businesscompleet heeft een reeks artikelen geschreven over gratis software. Want zo goed als alle software waarvoor u heeft betaald, is waarschijnlijk ook gratis op internet te krijgen. En dan hebben we het wel over bruikbare, zakelijke software. En lees dan vooral ook de andere delen in deze serie: deel 5 - deel 4 - deel 3 - deel 2.
Veel succes!

Jacques de Vos | BusinessCompleet.nl