ABCOUDE - Werken onderweg levert voor u een hoop tijdwinst op. Gelukkig kunt u straks ook met een gerust hart uw werknemers buiten kantoor laten werken. De arboregels voor werkgevers voor Het Nieuwe Werken worden namelijk verlicht. Dit betekent voor u minder kosten, minder administratieve lasten en minder regels. Maar hoe kunnen u en uw werknemers gemakkelijk en veilig onderweg werken? De redactie legt het aan u uit.

• Versoepelde arboregels voor Het Nieuwe Werken
• Onderweg beschikken over al uw documenten en software
• Steeds meer locaties met gratis internet
• Flex offices bieden uitgebreid dienstenpakket aan

Zie ook: MKB zet dure software aan de kant

Zie ook: Online werkplek verovert langzaam terrein

De versoepelde arboregels golden al voor thuiswerken, maar gaan vanaf 1 juli 2012 ook gelden voor het werken op andere plekken buiten kantoor, zoals bijvoorbeeld in een internetcafé of bij een klant. Een werkgever hoeft straks niet langer te voldoen aan concrete eisen die in het Arbobesluit staan over de inrichting van de arbeidsplaatsen. Zo hoeft u als werkgever bijvoorbeeld geen oordoppen meer te regelen als uw werknemer in een stationshal werkt.

Online werkplek
Onderweg werken is het meest effectief als u over documenten en programma’s kunt beschikken die u ook op uw kantoor hebt. Het zogenoemde ‘in de cloud werken’ maakt dat mogelijk. In de cloudserver heeft u alle software die u nodig hebt om bepaalde taken te verrichten. Daarbij moet u in ieder geval denken aan software als Microsoft Excel, Word, PowerPoint. Maar de cloud kan ook beschikken over bedrijfsspecifieke software zoals bijvoorbeeld Back-up Online.

U logt simpelweg op afstand via internet in op de server en u kunt over alle documenten beschikken die op de server zijn opgeslagen. Bedrijfsdocumenten en software zijn op deze manier altijd en overal beschikbaar. Niet alleen u, maar ook uw werknemers kunnen hier onderweg gebruik van maken. Dat verhoogt de productiviteit aanzienlijk.

Uiteraard is het wel van belang dat de aanbieder van de online werkplek ervoor zorgt dat uw bedrijfsgegevens en software extra beveiligd zijn. Let dus goed op de veiligheid bij de keuze van de aanbieder. Ook is het prettig als de aanbieder een IT-specialist ter beschikking stelt die u kan bellen als er problemen zijn met de server die op het internet is aangesloten.

Aanbieders van in de cloud werken zijn onder meer Google (Google apps) en KPN (MKB Werkplek Online). Grootste voordeel van MKB Werkplek Online ten opzichte Google apps is de onbeperkte ICT service, die KPN wel (uitgebreid) aanbiedt en Google niet. Daarnaast levert Google eigen software, waar soms lastig op over te schakelen is als u software van Microsoft gewend bent.

Tijdelijke werkplekken
Als u in verband met een klantbezoek niet op kantoor bent dan is het erg prettig als u onderweg een plek hebt waar u nog even wat werk kunt doen. De trein is bijvoorbeeld een prima tijdelijke werkplek. Het enige dat u nodig hebt is een laptop, smartphone of tablet. Op dit moment is ongeveer een kwart van alle intercity’s voorzien van wifi-hotspots, maar vanaf 2013 kunt u in alle intercity’s gratis op internet. Ook zijn er op sommige stations NS Hispeed lounges waar u terecht kunt als u eerste klas reist of een NS Businesscard hebt.

Daarnaast beschikken steeds meer hotels, cafés en restaurants over gratis wifi. Ook zijn er tegenwoordig in Nederland steeds meer “smart workcenters” of “flex offices” te vinden, waar u per dag een werkplek of vergaderzaal kunt regelen.

Het dienstenpakket van de flex offices wordt steeds uitgebreider. Zo kunt u bijvoorbeeld ook gebruik maken van receptionisten, kopieerapparatuur, pc’s en zelfs cateringfaciliteiten. Een ander voordeel van de flexibele kantoren is dat ze vaak in de buurt van snelwegen liggen en dus makkelijk bereikbaar zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld tussen de klantbezoeken door makkelijk even een paar uurtjes werken. Ook kunt u reistijd besparen door halverwege de route op de flex offices af te spreken met klanten of collega’s.

Kortom, Het Nieuwe Werken biedt steeds meer mogelijkheden, die niet duur en bovendien zeer efficiënt zijn. Als u goed kijkt naar wat bij u past kunt u er wellicht van profiteren.

Lieke van der Heide | BusinessCompleet.nl

(foto: © Nationale Beeldbank)