ABCOUDE - Stel u wilt een offerte aanvragen. Wat moet er dan in staan? En als u een offerte in het buitenland aanvraagt? In samenwerking met Alex de Jong, senior tender coördinator van de logistieke dienstverlener DHL Express maakte de redactie van BusinessCompleet.nl een handzame checklist voor u. Daarnaast leggen we uit wat de vijf Engelse termen betekenen die voor zakelijke aanvragen worden gebruikt.

Vooraf
Voordat u een offerte kunt opvragen moet u een aantal zaken op een rijtje hebben. Zo moet u weten wat u wilt hebben. U kijkt of er andere mensen binnen uw bedrijf bij de aanvraag betrokken moeten worden, bijvoorbeeld de mensen die ermee aan de slag moeten. Wat zijn de wensen en specificaties waaraan het product of de dienst moet voldoen? Ook oriënteert u zich vooraf op wat het mag kosten.

Productverwachting
De verwachting die u van een product heeft kan concreet zijn of diffuus. Bij een concrete productverwachting kunt u precies beschrijven wat u wilt hebben, inclusief specificaties. Bij een diffuse productverwachting kunt u dat niet. Hier zal er nader onderzoek moeten plaatsvinden, bijvoorbeeld door middel van gesprekken of proeven, om uit te vinden welk product uw behoefte het beste invult, of zal dit product ontwikkeld moeten worden.

Wat moet er in een offerteaanvraag staan?
Offerteaanvragen verschillen per sector, per gevraagd product of dienst en door het verschil tussen een concrete of een diffuse productverwachting. Maar elke offerteaanvraag, binnenlands of internationaal, bevat de volgende vier onderdelen:

1) Introduceer uw bedrijf
U stelt uw bedrijf kort voor en omschrijft wat de belangrijkste activiteiten zijn.

2) Beschrijf de behoefte
U beschrijft het doel van de aanvraag, aan welk product of dienst uw bedrijf behoefte heeft. Beschrijf exact wat u wenst, zodat de andere partij(en) precies weten waarvoor de offerte moet worden uitgebracht.

3) Definieer uw eisen
Beschrijf aan welke eisen en specificaties het product of de dienst moet voldoen. Dit kan onder meer gaan over technische specificaties, de vorm van het eindproduct en de verpakking. Bij een dienst bijvoorbeeld ook over gebruikte methoden of de inschakeling van deskundigen.

4) Stel voorwaarden aan het contract
U specificeert de hoeveelheid waaraan u behoefte heeft, en de termijn waarbinnen het product geleverd moet worden. Daarnaast kunt u eisen stellen aan onder meer de prijs, de betalingsvoorwaarden en de termijn waarbinnen de offerte in uw bezit moet zijn.

De vijf aanvragen in de Engelse taal
Bij het aanvragen van internationale offertes is het belangrijk dat u de verschillende termen kent die er in de Engelse taal voor zakelijke aanvragen worden gebruikt. Daarom leggen wij u de vijf belangrijkste termen kort uit.

1) Request for quotation (RFQ)
Standaard offerteaanvraag voor een concreet product of dienst.

2) Invitation for bid (IFB)
Andere term, die vrijwel altijd hetzelfde betekent als Request for quotation.

3) Request for proposal (RFP)
Een meer uitgebreide procedure waarin een aantal partijen gevraagd wordt met een zakelijk voorstel te komen. Hier komt vaak een biedproces bij.

4) Request for information (RFI)
Informatieaanvraag die bedrijven toepassen om zich nader te oriënteren, voordat er een offerteaanvraag wordt gedaan. Vaak wordt er een informatieaanvraag gedaan bij een groter aantal bedrijven, om daaruit een selectie te maken waarbij later een offerteaanvraag wordt gedaan.

5) Request for tender (RFT)
Gestructureerde, gedetailleerde offerteaanvraag die vaak wordt gebruikt bij grote projecten. RFT’s zijn meestal afkomstig van overheden.

Rikco Pardoen | BusinessCompleet.nl