ABCOUDE - Elektronisch factureren heeft voor ondernemers nogal wat voordelen. Samen met Stef Schilder van DHL Express, de logistieke dienstverlener die zelf deze zomer het elektronisch factureren invoerde, stelde de redactie een lijst van 20 voordelen voor de ondernemer op.

Overheden vinden dat ondernemers elektronisch moeten gaan factureren. De staatssecretaris van Financiën besloot vorig jaar dat de elektronische factuur gelijk staat aan de papieren factuur, en ook stelde deze zomer de Europese Commissie een nieuwe richtlijn vast om het elektronisch factureren te stimuleren.

Kosten papieren factuur
Elke verzonden factuur kost de ondernemer gemiddeld tussen de € 0,75 en € 1,50 aan arbeidsloon, portokosten, inkt en papier. Bij een ondernemer die weinig facturen verzendt is dit zelfs nog meer. De kosten van eventuele aanmaningen komen daar nog bovenop. Met elektronisch factureren kunnen deze kosten ongeveer door de helft, al is dat afhankelijk van uw situatie, met name van het aantal facturen dat u verstuurt.

20 Voordelen
We zetten de 20 voordelen van het elektronisch factureren op een rij

Veiligheid
1) De kans op onechte facturen neemt af door gebruik van een beveiligde omgeving;
2) De factuur staat op een beveiligde plek binnen de e-billingsite;
3) Garantie dat de factuur aankomt;

Milieu
4) Vermindert papierverbruik;
5) Vermindert inktverbruik;

Gemak
6) Minder werk voor de boekhoudafdeling;
7) De ontvangers hebben geen speciale software nodig;
8) De factuur blijft voor een langere periode beschikbaar op de e-billingsite;
9) Ook vrachtbrieven en andere documenten kunnen op de e-billingsite;
10) De e-billingsite kan indien gewenst in verschillende talen beschikbaar zijn;

Zorgvuldigheid
11) De kans op fouten wordt kleiner;

Snelheid
12) De factuur is sneller bij de klant;
13) Uit onderzoek blijkt dat elektronische facturen gemiddeld 7 dagen sneller worden betaald;
14) Efficiënter intern contact tussen de e-billingsite en de debiteurenadministratie;
15) Snellere administratieve afhandeling van betaalde facturen;
16) Minder verzoeken om kopie facturen e.d.;

Kostenvoordelen
17) Besparing op inkt en papier;
18) Besparing op printers en kopieerapparaten;
19) Besparing op portokosten;
20) Door de efficiëntere verwerking is er een besparing haalbaar op debiteurenbewaking en klantenservice.

Punten van aandacht
Maar er zijn ook aandachtspunten verbonden aan het elektronisch factureren. Zo moet er een elektronisch factureringssysteem worden ontwikkeld. Uiteraard zijn daar kosten aan verbonden. Deze kosten moeten wel opwegen tegen de voordelen. Het is dan ook belangrijk om vooraf een goede kosten-batenanalyse te maken.

Verder dient u rekening te houden met de klantacceptatie. Accepteren uw klanten de elektronische factuur? Het wordt aangeraden dit eerst te inventariseren. En als het zover is en u voert de elektronische factuur in, zorg er dan voor dat u uw klanten daar vooraf goed over informeert.

Invoering
U kunt op twee manieren overgaan op elektronisch factureren. Het kan ineens, waarbij er tegelijk met de komst van de elektronische factuur geen papieren facturen meer worden verstuurd. U kunt er echter ook voor kiezen de elektronische factuur en de papieren factuur voor een bepaalde periode naast elkaar te laten bestaan.

Uitgebreide handleiding voor ondernemers
Overweegt u elektronisch factureren in te voeren? Gebruik dan de uitgebreide handleiding ‘E-factureren voor het bedrijfsleven’ van ECP-EPN, het Platform voor de Informatiesamenleving.

Rikco Pardoen | BusinessCompleet.nl en Stef Schilder | DHL Express