AMERSFOORT - Het hanteren van algemene voorwaarden kan uw juridische positie richting klant versterken. U kunt door middel van het van toepassing verklaren van uw algemene voorwaarden op uw diensten en/of de verkoop en levering van uw producten het initiatief naar u toe trekken.

Wees ervan bewust dat uw bedrijfsvoering aan wijziging onderhevig is; ook wetgeving en de uitleg daarvan door de rechter heeft daar invloed op. Het is daarom van belang niet alleen bij de start van uw onderneming aandacht te besteden aan het formuleren van algemene voorwaarden, maar ook daarna regelmatig stil te staan bij deze standaardbepalingen en deskundig advies in te winnen. Zorg dat uw algemene voorwaarden zijn toegesneden op uw bedrijfsvoering en bespreek een en ander tevens met uw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeraar.

Wellicht kunt u gebruik maken van branchevoorwaarden. Vooral als deze voorwaarden tot stand zijn gekomen door overleg met een overkoepelende organisatie van afnemers, actief in de markt waarin (ook) u zich beweegt, kan dat in uw voordeel zijn. Dergelijke voorwaarden worden door de rechter vaak als evenwichtig beoordeeld.

Natuurlijk moeten uw algemene voorwaarden duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd. Als u internationaal actief bent, laat dan een Engelse vertaling maken door een beëdigd vertaler die ervaren is in juridische stukken. Laat ook deze vertaling deponeren bij de Rechtbank en/of de Kamer van Koophandel.

Bedenk dat (grotere) wederpartijen eigen inkoopvoorwaarden van toepassing zullen willen verklaren. Het is zaak deze voorwaarden uitdrukkelijk van de hand te wijzen.

Tenslotte dient u de algemene voorwaarden aan de wederpartij toe te sturen (mag ook digitaal), voorafgaand aan het totstandkomen van de overeenkomst.

In de onderstaande beknopte checklist worden de belangrijkste aspecten besproken.


CHECKLIST

1. Toepasselijkheid en vormvoorschriften
Leg vast dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op iedere overeenkomst en wijs toepasselijkheid van door wederpartijen gehanteerde (inkoop)voorwaarden uitdrukkelijk van de hand. Regel de wijze van totstandkoming van de overeenkomst.

2. Prijzen
Vermeld dat de prijs exclusief BTW is en onderhevig aan heffingen, toeslagen en overige factoren. .

3. Levering en leveringstermijnen
Bepaal de leveringsconditie op grond van Incoterms 2010. Regel verder dat een overschrijding van de overeengekomen leveringstermijn niet fataal zal zijn, zodat de afnemer eerst een schriftelijke ingebrekestelling dient te sturen.

4. Verpakking
Denk aan de milieueisen, de kostenverdeling en de kwaliteit van de verpakking.

5. Eigendomsvoorbehoud
Bepaal dat de eigendom van de afgeleverde goederen pas over gaat na ontvangst van volledige betaling van de koopprijs. U kunt dan bij niet-betaling de afgeleverde producten terugvorderen.

6. Intellectuele eigendomsrechten
Het is belangrijk dat u zich alle intellectuele eigendomsrechten voorbehoudt en niet toestaat dat de wederpartij merken verandert.

7. Kwaliteit en kwantiteit
Geef een regeling voor de acceptatie van de goederen en eventuele klachten.

8. Garantie en aansprakelijkheid
Geef een duidelijke omschrijving van uw (beperkte) garantie. Sluit aansprakelijkheid voor gevolgschade uit en beperk overige aansprakelijkheid in redelijke mate.

9. Betalingvoorwaarden
Regel (de overschrijding van) de betalingstermijn, valuta, het verbod van opschorting en schuldvergelijking en de vergoeding van rente en (buitengerechtelijke) incassokosten.

10. Overmacht en wanprestatie
Omschrijf de omstandigheden waarvoor u geen verantwoordelijkheid kunt nemen en u uw verplichtingen wilt kunnen opschorten. Regel de gevolgen van wanprestatie.

11. Toepasselijk recht
Als u in Nederland gevestigd bent: Nederlands Recht.

12. Bevoegde rechter of arbitrage
Leg vast dat de rechter bevoegd is in de plaats waar uw onderneming gevestigd is. Geschillenbeslechting door middel van arbitrage kan gewenst zijn bij bijvoorbeeld complexe aangelegenheden, of wanneer u met partijen handelt die gevestigd zijn in landen waar de executie van een (buitenlands) vonnis moeizaam verloopt. Het verdient dan aanbeveling een dergelijk arbitragebeding in een aparte door partijen te ondertekenen overeenkomst op te nemen.

Herry Leenders | DHL Legal