ABCOUDE - Een potentiële klant vraagt u een offerte uit te brengen. Wat moet er in elk geval in de offerte staan? En hoe maakt u uw offerte aantrekkelijk? In samenwerking met Alex de Jong, senior tender coördinator van DHL, beschrijven we 9 punten die er in elke offerte moeten staan en geven we u 7 tips voor een succesvolle offerte.

Offerte
Een offerte is een formeel stuk waarin u uw dienst of product aanbiedt aan een potentiële klant. Dit doet u op verzoek; de potentiële klant heeft u om de offerte gevraagd. Vaak doet hij dat ook bij enkele van uw concurrenten. De potentiële klant wil dan bij het maken van zijn keuze offertes vergelijken.

Dit moet er in elk geval in een offerte staan:

1) Aanhef
Uw contactgegevens, de gegevens van de klant, de datum van de offerte en het offertenummer.

2) Product
Een beschrijving van de producten die u wilt leveren, of de diensten die u aanbiedt. U specificeert dit. Bij producten vermeldt u bijvoorbeeld aantallen, afmetingen, kleur, verpakkingsmateriaal etc.

3) Prijs
De prijs van uw product of dienst kan een vaste prijs zijn, of een prijs op basis van nacalculatie door middel van een urendeclaratie. De prijs kan stelposten (schattingen) bevatten. Deze moeten op verzoek van de klant kunnen worden gespecificeerd.

4) Eventuele kortingen
Neem de voordelen en extra’s op die de klant ontvangt als hij met u in zee gaat. Denk hier bijvoorbeeld aan kortingen bij een bepaalde extra afname, of een korting bij een kortere betalingstermijn.

5) BTW
Bij een offerte naar een Nederlandse klant moet altijd worden aangegeven of de prijs inclusief of exclusief BTW is. Bij een offerte naar een buitenlandse klant wordt er geen BTW in rekening gebracht.

6) Leveringstermijn
Een leveringstermijn van het product, ofwel een planning van de werkzaamheden. Geef ook aan onder welke voorwaarden u tijdig kunt leveren (bijvoorbeeld opdrachtverstrekking binnen een bepaalde termijn).

7) Voorwaarden
Verwijs naar uw algemene voorwaarden en/of leveringsvoorwaarden.

8) Geldigheidsdatum
Geef aan tot wanneer de offerte geldig is.

9) Ondertekening
In Nederland is het wettelijk verplicht dat offertes (mede) ondertekend worden door een procuratiehouder van het bedrijf. Een procuratiehouder is een persoon die officieel bevoegd is om namens het bedrijf te handelen. Wie dit namens elk bedrijf zijn, is vastgelegd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.


7 Tips bij het schrijven van uw offerte

1) Wees helder
Klanten, vooral in het MKB, kiezen voor een offerte die ze begrijpen. Bedenk dat u waarschijnlijk zelf de grootste specialist bent in uw product. U begrijpt wat er staat, maar geldt dat ook voor degene aan wie u de offerte stuurt? Om dit te testen kunt u uw offertes eens laten lezen door een buitenstaander.

2) Draai er niet omheen
Zorg ervoor dat de klant goed in de offerte kan lezen wat hij koopt en wat het gaat kosten en vermijd daar vaagheid bij.

3) Som de verschillende voordelen op
Speel in op de verschillende personen en overwegingen die een rol kunnen spelen bij de beslissing. Welke voordelen overtuigen de directeur? En wat zal doorslaggevend zijn voor de mensen die er mee moeten werken? Verleid en overtuig ze door te laten zien dat u hun wensen kunt invullen.

4) Houd het kort
De mensen aan wie u de offerte stuurt hebben het waarschijnlijk druk. Zij hebben geen tijd om lange verhalen te lezen. Maak daarom een korte, heldere offerte en wijd niet teveel uit.

5) Gebruik goede taal
Tik- , spel- en taalfouten maken een slordige indruk. De lezer kan vermoeden dat u ook zo omgaat met uw producten, afspraken en leveringen. Zorg dat het taalgebruik in uw offerte goed is, zowel wanneer u uw offerte in het Nederlands schrijft als wanneer u dat omwille van de buitenlandse prospect in een andere taal doet.

6) Laat de offerte er goed uit zien
Een overzichtelijke, professionele opmaak geeft uw offerte meer kans.

7) Eisen in het buitenland
In andere landen zijn er ongeschreven en wettelijke bepalingen van kracht omtrent de inhoud, geldigheid en acceptatie van offertes. Soms wijken die af van de regels in Nederland. Als u een offerte naar het buitenland verstuurt, stel u dan vooraf op de hoogte van de regels in het betreffende land.

Rikco Pardoen | BusinessCompleet.nl