ABCOUDE - U kopieert meer dan u denkt. Vooral wanneer u hoogopgeleid bent, blijkt uit onderzoek van Marktonderzoeksbureau Veldkamp/NIPO. Uit dit onderzoek komt ook naar voren dat binnen alle sectoren van het Nederlandse bedrijfsleven fotokopieën worden gemaakt van auteursrechtelijk beschermde werken. Daarom is het de vraag of de stelling ‘mijn bedrijf is klein, dus ik kopieer nauwelijks en ik kom dus niet in aanmerking voor het moeten betalen van een vaste vergoeding aan Stichting reprorecht’, gerechtvaardigd is.

Vrijwel elke Nederlandse organisatie maakt wel eens een kopie uit een boek. Er wordt vanuit gegaan dat u dat als werkgever ook doet. Wanneer het voor intern gebruik is, is het toegestaan. Maar u heeft dan wel te maken met auteursrecht.
Veel werken, zoals boeken, kranten en tijdschriften, vallen onder het auteursrecht. U mag alleen kopieën maken als u een vergoeding betaalt.

Vaste percentages
Om te voorkomen dat u steeds moet uitzoeken wie de rechthebbenden zijn, is de kopieerheffing ingevoerd. Dit is een vast jaarbedrag dat wordt geïnd door Stichting Reprorecht. Zij verdeelt het vervolgens onder uitgevers en auteurs.
Voor de verschillende sectoren zijn vaste percentages vastgesteld. Als u bijvoorbeeld een detailhandelsbedrijf heeft met minder dan 50 werknemers, wordt er van uitgegaan dat 7,6 procent van alle kopieën die u maakt, auteursrechtelijk beschermd is. En daarvoor moet u betalen.

Maakt uw bedrijf 2000 kopieën per jaar, dan betaalt u jaarlijks 6,84 euro per jaar. Dit wordt als volgt berekend; 7,6 procent van 2000 is 152 reprorechtspichtige kopieën per jaar. Per reprorechtplechtige fotokopie betaalt u 0,045 eurocent (Staatsblad 2002). U moet dus het jaarlijks totaal aan fotokopieën van uw bedrijf weten en het reprorechtplechtige percentage opzoeken dat geldt voor uw branche. Deze kunt u vinden op www.reprorecht.nl.

Bezwaar aantekenen
Bezwaar tegen de regeling kunt u kenbaar maken bij Stichting Reprorecht. U moet dit met reden binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur aan de stichting doorgeven. Dit kan via de meegestuurde mutatiekaart of via de website. De volgende situaties kunnen daar aanleiding voor zijn:

- U gebruikt uw kopieerapparaat alleen voor privédoeleinden;
- U heeft geen kopieerapparaat, faxapparaat, scanner of multifunctionele printer;
- U heeft zelf een regeling getroffen met de rechthebbenden.

Het is niet mogelijk om actie te ondernemen zonder factuur. Want daarop staan het debiteurennummer en de toegangscode die u nodig heeft om vrijstelling aan te vragen. U kunt daarom ook niet voorkomen dat u een factuur ontvangt.

Individuele regeling
Het kan ook zijn dat u het bedrag van de vaste vergoeding in verhouding tot uw kopieergedrag te hoog vindt, dat u weinig kopieën maakt, of dat het aantal medewerkers niet klopt. Dan kunt u kiezen voor een individuele regeling.

Voor een zelfstandige zonder personeel kan dit bijvoorbeeld voordelig zijn. Voor deze regeling geeft u de hoeveelheid kopieën die u jaarlijks maakt, het aantal medewerkers binnen uw bedrijf en de sector waarin u actief bent op.

Wilt u voor deze regeling in aanmerking komen, dan moet u dit binnen tien weken na de factuurdatum laten weten aan Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp). We raden u aan de factuur in eerste instantie wel te betalen.

Afwijkend percentage
U kunt ook van mening zijn, dat binnen uw bedrijf het reprorechtplichtige percentage afwijkt van het percentage dat als uitgangspunt wordt genomen door Stichting Reprorecht. U kunt dit proberen aan te tonen met resultaten uit eigen onderzoek. De kosten van het onderzoek komen voor rekening van uw bedrijf.
En Stichting Reprorecht kan u verzoeken de opgave van het totale jaarlijkse fotokopieervolume administratief aannemelijk te maken.

Vervolgens zal een speciaal marktonderzoeksbureau het onderzoek screenen op onafhankelijkheid en representativiteit. Al met al kost dit allemaal veel geld. Waarschijnlijk veel te veel in verhouding tot de vaste vergoeding u voor kopieën moet betalen. Daarom ondersteunt MKB-Nederland het systeem van de vaste vergoedingen.

Bureau Veldkamp
Het percentage dat als uitgangspunt wordt genomen door Stichting Reprorecht is vastgesteld na het onderzoek in 2003, door het onderzoeksbureau Veldkamp/NIPO. Voor dit onderzoek werden schattingen gemaakt van kopieervolumes in de diverse branches en grootteklassen. Dit gebeurde op basis van meting van het kopieergedrag van individuele werknemers.

De meeste reprorechtplechtige fotokopieën worden in de volgende branches gemaakt:

1. zakelijke dienstverlening (12 mln. per week)
2. industrie (6 mln.)
3. bouwnijverheid & bank- en verzekeringswezen (4 mln.)
4. groothandel (3 mln.).

Het bank- en verzekeringswezen en de overige zakelijke dienstverlening hebben een hoog gemiddeld aantal reprorechtplechtige fotokopieën. Wanneer we naar het opleidingsniveau kijken kunnen we dit verschil verklaren: in deze branches is het percentage hoog opgeleiden veel hoger en hoog opgeleiden kopiëren per persoon meer.

Mieke de Vries | BusinessCompleet.nl