ABCOUDE - Werkgevers hoeven over heel veel beroepskosten van hun werknemers geen (of gedeeltelijk) belasting te betalen. Die beroepskosten voor uw werknemers zijn de kosten die niet tot het loon behoren, zoals reiskosten, studie kosten en (een gedeelte van) de kosten voor kinderopvang. De redactie van BusinessCompleet.nl zal voor u de aankomende weken alle regelingen op een rij zetten. Deel 1: de algemene regels.

Kosten vergoeding werknemer
De regels voor de (beroeps) kostenvergoeding werknemers zijn uitgebreid en soms complex. Belangrijk in ieder geval om te weten is dat de kosten die onbelast kunnen worden vergoed - via een kostenvergoeding - meestal onderdeel uitmaken van de arbeidsvoorwaarden. Uiteraard moet het verstrekken van een vaste kostenvergoeding voldoen aan een aantal voorwaarden.

Regels Belastingdienst
De Belastingdienst heeft voor de kostenvergoedingen de volgende voorwaarden opgesteld:
- Vergoedingen en verstrekkingen zijn voor de bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Met andere woorden: er is sprake van vergoeding van beroepskosten
- Vergoedingen en verstrekkingen worden naar maatschappelijke opvattingen niet als beloningsvoordeel ervaren
- Kosten vergoeding moet naar kostensoorten en per kostensoort naar omvang worden gespecificeerd.

Vaststellen hoogte kostenvergoeding
Het vaststellen van de hoogte van de kostenvergoeding kan worden bepaald op basis van kosten die een groep werknemers gemiddeld maakt. De groep werknemers (bijvoorbeeld helpdeskmedewerkers, managers, of verkopers, etc.) moet uiteraard wel in dezelfde omstandigheden verkeren.

Specificeren kostenvergoeding
De vaste kostenvergoedingen moeten worden gespecificeerd. Er moet dus duidelijk worden vastgelegd voor welke kosten de vaste kostenvergoeding wordt gegeven en tot welke bedragen. Uiteraard kan er geen kostenvergoeding worden verstrekt voor kosten die al op declaratiebasis worden vergoed.

Achteraf specificeren niet toegestaan
Wat ook nog belangrijk is om te weten dat een werkgever zijn werknemers bij een vaste kostenvergoeding voor terugkerende kosten, vooraf moet specificeren om welke kosten het gaat en hoe hoog de vergoeding per kostensoort is. Achteraf onderbouwen van een kostenvergoeding is niet toegestaan. Dat heeft de Hoge Raad bepaald. Zelfs niet als de kostenvergoeding is opgenomen in de cao.

Bewijslast kostenvergoeding
Gebruikelijk is dat een aantal werknemers gedurende enige tijd de werkelijk gemaakte kosten bijhoudt (bijvoorbeeld drie maanden). Om discussie over de ‘geldigheid’ van de onderbouwing te voorkomen, is het verstandig dit bijvoorbeeld elke drie jaar te herhalen. Maar let op: de bewijslast of de vaste kostenvergoeding overeenstemt met de werkelijk gemaakte kosten ligt bij u als werkgever.

Belast of (gedeeltelijk) vrijgesteld
Bij vergoedingen en verstrekkingen heeft de Belastingdienst een onderscheid gemaakt tussen vergoedingen en verstrekkingen die:
- tot het loon behoren
- geheel vrijgesteld zijn
- gedeeltelijk of onder bijzondere voorwaarden zijn vrijgesteld

Vergoedingen en verstrekkingen
Een vrijstelling geldt voor vergoedingen en verstrekkingen samen. U moet dus vergoedingen en verstrekkingen van dezelfde soort bij elkaar optellen om te beoordelen of het totaal geheel of gedeeltelijk vrijgesteld is.

De Belastingdienst heeft vier voorbeelden opgesteld:
Voorbeeld 1
Voor een verstrekking is geregeld dat er voor het gedeelte boven € 100 sprake is van een vrije verstrekking. De waarde in het economische verkeer van de verstrekking is € 300. Er is geen sprake van een eigen bijdrage van de werknemer. Van de verstrekking is € 100 belast en € 200 vrij.

Voorbeeld 2
De situatie is hetzelfde als in voorbeeld 1, maar nu is de eigen bijdrage van de werknemer € 25. Het bedrag van € 100, dat niet is te beschouwen als een vrije verstrekking, wordt met de eigen bijdrage van de werknemer (€ 25) verminderd tot € 75. Belast is € 75.

Voorbeeld 3
De situatie is hetzelfde als in voorbeeld 1, maar nu is de eigen bijdrage van de werknemer € 175. Het bedrag van € 100 dat niet voor een vrije verstrekking in aanmerking komt, wordt verminderd met de eigen bijdrage van € 175. De verstrekking is vrij. Het verschil tussen € 175 en € 100 is echter niet aftrekbaar.

Vergoedingen
Voor vergoedingen geldt dezelfde systematiek. Het gedeelte van de kosten dat u niet vergoedt, maar dat de werknemer betaalt, komt in mindering op het belaste normbedrag. Als de kosten die de werknemer zelf betaalt, hoger zijn dat het normbedrag, is het niet mogelijk om het negatieve saldo in mindering te brengen op het loon: voorbeeld 4.

Voorbeeld 4
Met betrekking tot een vergoeding is geregeld dat voor het gedeelte boven € 100 sprake is van een vrije vergoeding. De totale kosten zijn € 300. De werkgever vergoedt € 125 en € 175 blijft voor rekening van de werknemer. Het bedrag van € 100 dat niet voor een vrije vergoeding in aanmerking komt, wordt verminderd met € 175. De vergoeding van € 125 is dus vrij. Het verschil tussen € 175 en € 100 is niet aftrekbaar.

Onderverdeling
Omdat er heel veel beroepskosten zijn die (eventueel) (gedeeltelijk of geheel) vergoed kunnen worden en niet belast zijn voor een werkgever, heeft de redactie van BusinessCompleet.nl een onderverdeling gemaakt in zeven hoofdstukken. Omdat er soms heel veel onder één hoofdstuk kan vallen, kan een hoofdstuk uit meerdere delen bestaan.

De andere artikelen over kostenvergoedingen zijn:
2- Kennis, studie, ICT en communicatie
3- De auto
4- Openbaar vervoer en de fiets
5- Huisvesting, kinderopvang, goederen en apparatuur
6- Van stoelmassage tot vakantieverlof
7- Van sparen tot gouden handdruk
8- Van personeelsleningen tot lief- en leedpotjes
9- Eten en drinken

Jacques de Vos | Businesscompleet