ABCOUDE - Goed personeel ligt al jaren niet meer voor het oprapen. Daarom is des te belangrijker om, als u nieuw personeel nodig heeft, uzelf goed af te vragen wat voor iemand u wilt hebben. De redactie van BusinessCompleet.nl geeft u 12 tips voor het werven en selecteren van personeel.

1: Maak een goede functieomschrijving
Meestal blijkt vanzelf wel dat u op een bepaalde plek binnen uw bedrijf iemand hard nodig heeft. Dus beginnen we bij het begin: de functieomschrijving. Want u moet eerst helder voor ogen hebben op welke plek u (nog) iemand kunt gebruiken en wat u dan voor iemand zoekt. Zeker als het om een nieuwe functie gaat. Daarnaast moet u bepalen of het om een fulltime of parttime aanstelling gaat, of het om een vaste of tijdelijke aanstelling gaat, of een aanstelling op projectbasis.

2: Stel functie-eisen op
Aan de hand van de functieomschrijving kunt u de functie-eisen opstellen. Zodat u precies weet waar de ideale kandidaat aan moet voldoen. Daarin moet staan welke opleiding iemand moet hebben en hoeveel ervaring u minimaal noodzakelijk vindt.

3: Bedenk wat voor achtergrond uw nieuwe medewerker moet hebben
U mag natuurlijk niet op leeftijd discrimineren, maar voor de samenstelling van het team kan de leeftijd van belang zijn. Het gewenste geslacht is misschien ook van belang, al zullen de meeste functies ingevuld kunnen worden door zowel voor mannen en vrouwen. Maar u kunt bijvoorbeeld wel 'gezien de huidige samenstelling van het team vrouwen nadrukkelijk uitnodigen te solliciteren'.

4: Bepaal wat voor eigenschappen hij/zij moet hebben
U moet zich van te voren goed afvragen of u een teamspeler zoekt, of juist een individualist. Waarschijnlijk wilt u ook iemand die door kan pakken, en iemand die accuraat is. Zo kunt u met gemak een aantal eigenschappen op een rij zetten die voor u, en uw bedrijf van belang zijn voor deze functie.

5: Bedenk welke vaardigheden iemand moet bezitten
Vervolgens moet u bepalen wat de ideale kandidaat moet kunnen. U heeft al in de functie-eisen opgeschreven wat voor opleiding en werkervaring de kandidaat moet hebben. Maar denk hierbij ook eens aan speciale vaardigheden en/of technische kwaliteiten. Zet ook hiervoor weer een aantal punten op een rij, waaraan iemand tenminste moet voldoen.

6: Vervanging
Als het om een vervanging gaat, is een oude functieomschrijving soms niet voldoende. Een nieuwe medewerker zoeken kan een prima moment zijn om de oude functieomschrijving aan te passen. De (goede en slechte) ervaringen van de tijd dat die functie is ingevuld, kan u heel erg helpen bij het aanscherpen van de functie.

7: Nieuwe functie
Maar als het om een hele nieuwe functie gaat, kunt u het best te rade gaan bij uw huidige medewerkers en de aankomende collega’s van de nieuwe medewerker. Want die kunnen vaak uitstekend aangeven wat hun nieuwe collega zou moeten gaan doen, waar zij niet aan toe komen en hoe de nieuwe collega hen kan aanvullen.

8: Vacature opstellen
Belangrijk bij het opstellen van een vacature is (blijkt uit een deze week gepubliceerd onderzoek), te weten dat een onduidelijke functieomschrijving door de potentiële sollicitant als heel storend wordt ervaren. Gevolgd door spelfouten in de tekst en onduidelijkheid in, of het ontbreken van de functie-eisen. Hiermee is maar weer eens bewezen dat het opstellen van bovengenoemde punten essentieel zijn. Met andere woorden: weet wat en wie u wilt en wees helder.

9: Sollicitatiebrieven verwerken
Stuur een ontvangstbevestiging op elke binnengekomen sollicitatie. Doe dit zo snel mogelijk. Begin vervolgens meteen na de sluitingsdatum met de selectie. Bij de eerste selectie is het uiteraard belangrijk dat een kandidaat voldoet aan het functieprofiel. Degenen die hieraan niet voldoen, moet u direct een afwijzingsbrief sturen. Vervolgens houdt u een aantal kandidaten over.

10: Sollicitatiegesprekken voeren
Het voeren van een sollicitatiegesprek is niet altijd eenvoudig. Bereid daarom een sollicitatiegesprek goed voor. Onderwerpen die in ieder geval aan de orde moeten komen zijn:
a) inleiding (voorstellen, onderwerpen en de duur van het gesprek);
b) informatie over de organisatie en de functie (historie, cultuur, taken, vragen);
c) informatie over de sollicitant (verleden, waarom de functie aanspreekt, reden van vertrek bij huidige werkgever, motivatie, goede/ slechte eigenschappen);
d) afronding (verder vervolg van de procedure).
Vraag een sollicitant ook om referenties die nagebeld mogen worden. Laat het gesprek niet langer dan een uur duren.

11: Selectie en het tweede gesprek
Nadat u een aantal kandidaten hebt gesproken, moet u een keuze maken. Als u uw ideale kandidaat hebt geselecteerd, kan het tweede gesprek wat informeler zijn. Wel is het de bedoeling om in dit gesprek definitieve afspraken te maken over de arbeidsovereenkomst. In dit gesprek bespreekt u ook wanneer de nieuwe medewerker in dienst treedt en hoelang de eventuele proeftijd duurt.

12: Spijt
Het kan zijn dat u er in de proeftijd achter komt dat u een verkeerde keus heeft gemaakt. Daarom is een goede voorbereiding voor het werven en selecteren van een nieuwe medewerker zo belangrijk. Gelukkig heeft u ook een proeftijd afgesproken. Dat is heel gebruikelijk. Vervelend wel is dat u, als u de verkeerde keuze hebt gemaakt, u helemaal opnieuw moet beginnen (zie punt1).

Jacques de Vos | Businesscompleet