NIJKERK - Veel ondernemers ervaren de wettelijke controleplicht als een last. Als ondernemer kunt u er zelf voor zorgen dat deze last wordt verminderd. Door uw interne organisatie op orde te hebben kunt u bijvoorbeeld besparen op accountantskosten die gepaard gaan met de wettelijke controleplicht.

• Accountant werkt efficiënt als u ‘in control’ bent
• Goede administratieve organisatie schept duidelijkheid
• Risico’s worden beheerst met adequate organisatie

Zie ook: Financiën MKB slecht georganiseerd

Bent u ‘in control’?
Als u deze vraag volmondig met ja kunt beantwoorden, zal uw accountant hier de vruchten van plukken en zijn controle efficiënt kunnen uitvoeren. Maar als u eerlijk op deze vraag antwoord geeft, luidt dat antwoord waarschijnlijk: nou niet echt, of: hoe kan ik dat weten en aantonen? Lees dan verder.

Ondernemen is nooit zonder risico. Mogelijk vindt u die kant van het ondernemen wel de grootste uitdaging. Het is echter wel belangrijk dat u weet wat de bedrijfsrisico’s zijn en waar deze risico’s binnen uw bedrijf liggen.

Om de risico’s, die het realiseren van uw doelstellingen van uw onderneming bedreigen, te beheersen, is een adequate organisatie van uw interne processen onontbeerlijk. Wij noemen dat uw AO/IB.

Zorg voor een goede organisatie van interne processen
De organisatie van uw interne processen (AO) is een wezenlijk onderdeel binnen iedere organisatie. Kort samengevat bestaat een goede administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) uit:

1) Beschrijving van de bedrijfsprocessen;
2) Vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op functie- en afdelingsniveau;
3) Vastlegging risico’s en maatregelen van interne beheersing (IB) om deze risico’s te mitigeren;
4) Kwaliteitstoetsing, kwaliteitsverbetering en voortgangsbewaking;
5) Managementrapportages rondom processen, risico’s en interne beheersing (IB);

AO/IB is het systeem dat het management in staat stelt om de risico’s, die het behalen van de doelstellingen van de organisatie bedreigen, te identificeren, te prioriteren, te analyseren en te beheersen.

Voordelen van een optimale AO/IB
Een goed functionerende AO/IB kan veel bijdragen aan uw organisatie. U kunt daarbij denken aan de volgende voordelen:

1) De administratieve organisatie schept duidelijkheid voor iedereen (denk hier bij aan Risk management, transparantie, compliance, corporate governance, Sarbanes-Oxley en de commissie Tabaksblat);
2) Uw medewerkers weten wat te doen, wanneer en hoe;
3) Uw medewerkers weten hoe zij informatie moet overbrengen/overdragen;
4) Het levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van uw organisatie;
5) Er is duidelijk inzicht in de bedrijfsprocessen.

En wat belangrijk is, u bent aantoonbaar ‘in control’. De accountant die uw jaarrekening controleert, kan hier goed gebruik van maken. Als u ‘in control’ bent, beperkt dat de controle-inspanningen van uw accountant en dus uw administratieve lasten. In vakjargon zeggen we dan: “hij kan steunen op de interne beheersingsmaatregelen”.

Meer informatie
Voor meer informatie over het optimaliseren van uw AO/IB kunt u contact opnemen met onze specialisten via telefoonnummer 033 2470935. Ook kunt u een mail sturen naar info@alfa-ra.nl.

Alfa heeft ruim dertig kantoren in heel Nederland. Er is dus altijd een kantoor bij u in de buurt. Het hoofdkantoor is gevestigd in Wageningen en is bereikbaar op 088 2531000. Voor meer informatie kijk op www.alfa-accountants.nl.

Piet Nobel | Alfa Accountants en Adviseurs

(foto: © Nationale Beeldbank)