Toegevoegd 04-12-2008, laatste wijziging 28-04-2009, 2450 keer gelezen Klacht

Uw documenten veilig, ook in de toekomst, met open document

ARNHEM - Vorig jaar werd ik gebeld door een medewerker van een bekend landelijk museum. Zij hadden oude bestanden uit WordPerfect; of ik kon helpen dat om te zetten in Word bestanden...

Opmerkelijk denkt u? Jazeker, en wel vooral om het volgende. Een museum is een instituut, dat onder andere als doel heeft om materiaal, wat van alles kan zijn, te bewaren voor de toekomst. Zo zijn er tabletten van duizenden jaren oud met geschriften. U en ik kunnen die met eigen ogen lezen – vooropgesteld dat we met het schrift bekend zijn, uiteraard.

Maar hoe moet dat als we over 10 jaar een computer-documentje willen lezen van pakweg 1997? Of over 100 jaar een documentje van 2003? De meeste documenten zijn niet open, het zijn binaire bestanden die alleen met bepaalde programma's te lezen zijn. En zijn die programma's in de toekomst wel beschikbaar?

Sinds begin van deze eeuw is er gewerkt aan een open bestandsformaat voor office-documenten. Een bestandsformaat is, eenvoudig gezegd, de manier waarop de computer een bestand bewaart. In 2006 was het OpenDocument Formaat voor office-documenten (ODF) een feit en goedgekeurd door de standaarden organisatie ISO. ODF is zo open, dat iedereen er eenvoudige of ingewikkelde programma's voor kan maken. De inhoud is zelfs zonder speciaal programma te lezen.

Overheden hebben inmiddels ingezien dat zij groot gevaar lopen met het bewaren van digitale documenten.

Zijn die op termijn wel goed toegankelijk? Wereldwijd hebben overheden daarom ODF als standaard voor hun documenten aangewezen. En dat proces is nog in volle gang. Ook overheden in Nederlands, Duitsland, België, Frankrijk Scandinavië etc. maken die keuze.

Misschien is het tijd om u af te vragen hoe het zit met uw bestanden? Kunt u die over tien of 30 jaar nog gebruiken? ODF wordt standaard ondersteund door onder andere OpenOffice.org, Lotus Symphony, Google Docs, AbiWord en anderen. Voor Microsoft Office is er een gratis ODF plugin beschikbaar.

Terug naar het museum: ik heb de persoon aangeraden om de bestanden niet alleen om te zetten naar Word, maar om er gelijk ook PDF-documenten van te maken en OpenDocument-bestanden. In OpenOffice.org gaat dat in één moeite, en je bent gelijk verzekerd voor de toekomst.

Cor Nouws | Nou&Off