Toegevoegd 05-03-2010, laatste wijziging 16-03-2010, 2377 keer gelezen Klacht

Niets meer te doen om 5 uur

ABCOUDE - Als ondernemer heeft u altijd te weinig tijd. Dus ook om uw to-do-list af te werken. Terwijl u natuurlijk het liefst heeft dat er aan het eind van de dag, of in ieder geval aan het eind van de week, niets meer op staat.
Maar dit is moeilijk als er altijd maar weer dingen tussendoor komen, zoals zieke medewerkers, internet dat uitvalt, langdurende telefoontjes of gewoon een file. Hoe lost u dit probleem keer op keer op? BusinessCompleet.nl zet een aantal tips voor u op een rij.

Getting Things Done (GTD) is een praktische managementmethode en ontwikkeld door David Allen. De algemene tip die Allen u geeft is: leg uw taken vast, dan hoeft u er niet meer over na te denken.
Hierdoor kunt u uw hoofd ‘leeg’ houden, zodat u zich kunt concentreren op het uitvoeren van de taken.

Ook raadt Allen u van harte aan om takenlijsten per ‘project’ te maken en beslissingen over acties die voor projecten nodig zijn, te nemen als ze zich voordoen. Niet als de tijd begint te dringen.
Een project hoeft niet ingewikkeld te zijn. Ook ‘een lijst met telefoontjes die gepleegd moeten worden’ of ‘inkopen doen in een winkelcentrum’, kunnen als een project gezien worden. Organiseer reminders voor uw projecten en de volgende te nemen acties per categorie. Acties die bij elkaar horen zet u bij elkaar, zodat u ze kunt combineren.

Een goed voorbeeld hiervan is de lijst 'te plegen telefoontjes'.

Het opmerkelijkst is misschien wel zijn tip ‘voer iedere taak die binnen twee minuten uitgevoerd kan worden, direct uit’. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat u aan het begin van de dag uren bezig bent met alle taken die korter in beslag nemen dan twee minuten

Uw geheugen
GTD is gebaseerd op het eenvoudig opslaan, bijhouden en terugvinden van alle informatie die nodig is voor de taken die u uit moet voeren. Voor ieder project moet u van te voren bedenken wat er bereikt moet worden en welke acties hiervoor nodig zijn. Zo kunt u wanneer het tijd is voor de uitvoering van deze acties, meteen en efficiënt aan de slag.

Organiseer reminders voor uw projecten en de volgende te nemen acties. Het best doet u dit per categorie. Dus taken die bij elkaar horen, houdt u bij elkaar. Hierdoor hoeft u minder te schakelen.
Houd dit systeem actueel door het regelmatig even door te nemen. Is de lijst te nemen acties compleet of is er nog iets bijgekomen dat u bent vergeten?

De basisprincipes van GTD zijn:

1) Verzamel
Verzamel alles wat u moet onthouden, volgen of doen in een ‘emmer’: dat kan een fysiek postvak, een e-mailinbox, een taperecorder, een laptop, een pda of een combinatie van deze zijn. Door het in dit systeem te stoppen haalt u alles uit uw hoofd. De emmer moet minimaal eens per week geleegd worden.

2) Verwerk
Verwerk de gegevens in de emmer steeds op dezelfde manier:

• Begin bovenaan, verwerk één item per keer, stop nooit iets terug in de emmer;
• elke actie die minder dan 2 minuten in beslag neemt voert u meteen uit, acties die meer tijd in beslag nemen delegeert u of zet u op uw actielijst;
• als voor een item geen actie nodig is: archiveer het item dan voor latere referentie, gooi het item weg, of neem het item op voor mogelijk latere actie.

De 2-minuten regel: als het minder dan 2 minuten kost om iets te doen, doe het dan direct. Twee minuten is een richtlijn en ongeveer de tijd die het zou kosten om de actie formeel op te nemen in de actielijst.

3) Organiseer
Organiseer de items waarop actie moet worden ondernomen in één van de volgende lijst-groepen:

Volgende acties
Vaak zijn er vaak meerdere acties nodig om een actie te kunnen voltooien. Maar er is altijd iets dat als eerste moet gebeuren. Deze actie moet in deze lijst opgenomen worden. Het project waarvoor het uitgevoerd wordt, moet erbij staan.

Projecten
Alles waarvoor meer dan één actie uitgevoerd moet worden, is een 'project'. Regelmatig moet u controleren of voor elk project een volgende actie is vastgelegd.

In de wacht
Als een actie is gedelegeerd of wacht op een externe gebeurtenis, moet u dit vastleggen in deze lijst.
Regelmatig kijkt u na of er wat deze lijst betreft nog acties moeten worden ondernomen.

Ooit
Op deze lijst staan dingen die u ooit zou willen doen. Voorbeelden kunnen zijn 'Chinees leren' of 'een duikvakantie nemen'.

Een agenda is van belang voor het bijhouden van afspraken, maar moet u reserveren voor zaken die vaststaan in tijd en plaats. Dat kunnen ook deadlines zijn. 'To-do'-items mogen alleen voorkomen op de 'volgende acties'-lijst.

4) Archiveer
Uw archiveringssysteem moet makkelijk, eenvoudig en leuk zijn. Anders gebruikt u het niet.

Elk velletje papier moet - als het gearchiveerd moet worden - een eigen map krijgen als het niet thuishoort in een al bestaande map, die bijvoorbeeld alfabetisch geordend is.

5) Kijk na
Minimaal één keer per week kijkt u de lijsten met openstaande taken, projecten en 'in de wacht'-taken na. Anders zijn de lijsten nutteloos. Controleer of alle nieuwe taken en gebeurtenissen in de lijst zijn opgenomen en of alles is bijgewerkt.

U kunt hierbij het vervaldagen systeem gebruiken. Hierbij heeft u twaalf mappen voor de twaalf maanden van het jaar en 31 mappen voor de dagen in de maand. Iedere dag wordt de genummerde map voor die dag gepakt. De inhoud van de map wordt eruit gehaald en de lege map wordt in de volgende maandmap gestopt. Als u bijvoorbeeld op de 12e van de maand een concert hebt, dan bergt u de kaartjes op in de map van de twaalfde en als het dan zover is komen de kaartjes (en de herinnering aan het concert) vanzelf langs.

Kies vervolgens de belangrijkste taak die op dat moment uitgevoerd moet worden. Die voert u uit. U gaat hierbij uit van de beschikbare tijd, energie en voorzieningen. Maar als u wilt vermijden dat bepaalde taken steeds blijven liggen, kunt u beter steeds de eerstvolgende actie uitvoeren.

6) Doen
Maar u moet de taken natuurlijk vooral dóen. Ieder ordeningssysteem is niets waard als alle tijd wordt besteed aan het organiseren van de taken en verwerken van lijsten in plaats van het uitvoeren van de taken. Het ordeningssysteem moet eenvoudig en makkelijk zijn en het leuk maken om de actie uit te voeren. Dan voorkomt het uitstellen en het overweldigd raken door het aantal nog openstaande taken.

Mieke de Vries | BusinessCompleet.nl