ABCOUDE - Het kan voorkomen dat u een conflict met een klant heeft over een factuur. Wat kunt u daaraan doen? BusinessCompleet.nl geeft u de oplossing in vijf stappen...

Stap 1: Blijf rustig en zakelijk
Soms ontstaat er een conflict tussen klant en een bedrijf over een factuur. Meestal komt dit omdat de klant vindt dat de afspraak niet is nagekomen en dus de factuur te hoog is. Of omgekeerd, de ondernemer vindt dat zijn leverancier geen goed werk heeft geleverd en toch eist de leverancier (de eerder afgesproken) betaling van zijn factuur. Zaak is dan te allen tijde rustig, zakelijk en hoffelijk te blijven.

Stap 2: Pak de telefoon
Veel van de problemen kunnen telefonisch worden opgelost. Het is meestal zaak om uw klant (of leverancier) te houden. Dus probeer er uit te komen via de telefoon. Wacht ook niet te lang met het plegen van dat telefoontje. Iedereen is er bij gebaat om misverstanden zo snel mogelijk uit de wereld te helpen. Als er via de telefoon (nieuwe) afspraken gemaakt worden, bevestig de afspraken van het gesprek dan even via e-mail of brief. Dan is het direct duidelijk of beide partijen hetzelfde hebben verstaan onder de (nieuwe) afspraak.

Stap 3: Protesteer formeel
Maar alle goede voornemens en (nieuwe) afspraken ten spijt: soms komen beide partijen er gewoon niet uit.

Als uw leverancier zich toch niet aan de afspraak houdt, of uw klant weigert toch te betalen, moet u formeel protesteren, via een aangetekende brief. Met een beetje geluk is dat voldoende. Maar als het na die brief er op gaat lijken dat het conflict uit zal draaien op een rechtszaak, is het voor die rechtszaak belangrijk om zoveel mogelijk materiaal te verzamelen. Bewaar in ieder geval het ontvangstbewijs en een kopie van de brief in uw eigen administratie.

Stap 4: Betaal in ieder geval iets
Ook is het van groot belang dat u alle schijn van wanbetaler tegengaat. Als de factuur van de leverancier dus te hoog is (volgens u), betaal dan in ieder geval zo snel mogelijk het bedrag dat u denkt te moeten betalen. Bijkomend voordeel is dat door de tegenpartij minder snel een incassobureau ingeschakeld wordt. Het zou zomaar kunnen dat uw leverancier er sneller aan denkt om het te laten zitten. Uiteraard is het ook nog eens ‘voordelig‘ voor een mogelijke rechtszaak. Ondertussen hebt u al deskundige juridische ondersteuning gezocht. Ook om informatie in te winnen over uw kansen bij een rechtszaak. Dat geldt ook voor het conflict over de factuur met een klant.

Stap 5: De rechter
U kunt met uw conflict naar de burgerlijke rechter stappen en hem vragen uitspraak te doen. Dat kan problemen geven als de basis van het conflict van technische aard is. De burgerlijke rechter zal dan vaak een deskundige om advies vragen. Als u zelf een dagvaarding krijgt, moet u altijd gaan, al is dat niet verplicht. Zorg er in ieder geval voor dat u genoeg informatie en bewijs in handen hebt. Laat zien dat u al geprotesteerd hebt (stap 3). Als u al een gedeelte betaald hebt, gaat de rechtszaak namelijk alleen om het betwiste deel van het bedrag. De rechter kijkt dan alleen naar deze twist. Het kan wel gebeuren dat u - als u verliest - extra kosten moet betalen zoals de wettelijke rente en de incassokosten. Maar ook als u in uw recht staat (en daarover heeft u immers deskundig advies ingewonnen), ontkomt u bij een rechtszaak soms niet aan een risicow.

Bemiddelen
En tot slot nog even dit: soms is het raadzaam om een conflictbemiddelaar (mediator) in te schakelen voor dat u naar de rechter stapt. En in sommige gevallen zelfs, wanneer u over onvoldoende financiële middelen beschikt om deze bijstand volledig uit eigen zak te betalen, kan een deel van de kosten van die conflictbemiddelaar vergoed worden. De vergoeding kan (door de bemiddelaar) worden aangevraagd bij de Raad voor de Rechtsbijstand. De raad kijkt dan uw inkomen en beslist dan of rechtsbijstand noodzakelijk is.

Jacques de Vos | Businesscompleet