ABCOUDE - In zakelijke communicatie is uw schrijfstijl uw visitekaartje. De lezer van uw brief of artikel op het web bepaalt aan de hand ervan of hij u serieus neemt en vertrouwt. Is dat het geval, dan kunt u hem enthousiasmeren, prikkelen en overtuigen. Schrijft u krakkemikkig, dan valt u door de mand en mist u uw doel.

Denk dus aan een goede spelling, en zeker ook aan een goede, heldere formulering van uw communicatie. Hoe doet u dat? Een minicursus in 7 tips.

Tip 1: Schrijf bondig en draai er niet omheen
Beschrijf bondig en helder met welk doel u de ander benadert, of waar uw artikel over gaat. Kom snel ter zake en schrijf natuurlijk. Een aantrekkelijke tekst is afwisselend geschreven, ondermeer door de te spelen met de volgorde onderwerp – gezegde – rest van de zin.

Tip 2: Wissel korte en lange zinnen af
Goede schrijvers kunnen zeer lange zinnen produceren zonder een taalfout te maken. Maar zo’n zin is voor de meeste lezers niet te volgen en dient te worden vermeden door hem op te knippen. De veel gehoorde opvatting dat u beter alleen korte zinnen kunt maken, is echter ook niet juist. Korte zinnen zijn helder, maar een opeenvolging van korte zinnen komt erg staccato en kinderlijk over, en irriteert vooral hoger opgeleide lezers. U kunt het beste schrijven in een afwisseling van kortere en langere zinnen, waarbij een gemiddelde zin tussen de 10 en de 20 woorden lang is.

Tip 3: Wissel abstracte en concrete zinnen af
Een tekst met louter abstracte en algemene woorden is ontoegankelijk en onaantrekkelijk. Maar een tekst met alleen concrete en specifieke bewoordingen is weer Jip en Janneketaal. Goede schrijvers bewegen voortdurend heen en weer tussen abstracte en concrete, en tussen algemene en specifieke zinnen. Geef bijvoorbeeld een algemene constatering handen en voeten met een praktijkvoorbeeld.

Tip 4: Liever actieve dan passieve zinnen
De lijdende of passieve vorm maakt uw tekst omslachtig en stijf. In officiële stukken en in de juridische wereld komt de lijdende vorm veel voor, uit gewoonte en omdat deze objectiviteit uitstraalt. De lijdende vorm is geen taalfout en in sommige situaties is het zelfs de meest correcte vorm. In een helder geschreven tekst mag hij echter niet teveel voorkomen.
Enkele voorbeelden:
Lijdend: Met betrekking tot de onkostenregeling werd door ons vastgesteld dat deze onvoldoende functioneerde.
Beter (actief): Wij stelden vast dat de onkostenregeling onvoldoende functioneerde.
Lijdend: Door ons wordt voorgesteld…
Actief: Wij stellen voor…

Tip 5: Pas op voor de naamwoordstijl
In de naamwoordstijl wordt een werkwoord als zelfstandig naamwoord gebruikt. Ook dit is geen taalfout, maar over het algemeen is het beter het woord in de werkwoordsvorm te gebruiken. De naamwoordstijl komt veel voor in krantenkoppen en andere journalistieke teksten. Denk aan ‘Inkrimpen personeel noodzaak’, ‘Vertrouwen voorwaarde voor overname’ en ‘Indienen voorstellen verschoven’.
De naamwoordstijl wordt ervaren als droog en zakelijk. Hij kan functioneel zijn, bijvoorbeeld als de schrijver de naam van de handelende persoon niet kan of wil noemen, als hij het concept en niet de handeling centraal wil stellen, en als hij een aantrekkelijke tekst wil maken door zakelijke en meer persoonlijke zinnen af te wisselen.

Tip 6: Pas op voor tangconstructies
In een tangconstructie staan er andere zinsdelen tussen twee woorden die bij elkaar horen, bijvoorbeeld twee delen van een werkwoord. Hierdoor moet de lezer de interne constructie van de zin onthouden, terwijl er ondertussen allerlei andere informatie wordt toegevoegd.
Een voorbeeld:
Tangconstructie: Hij bereidt zich terdege, van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat, op het eindexamen voor.
Beter: Hij bereidt zich terdege voor op het eindexamen, van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat.
Net als de vorige voorbeelden is ook een tangconstructie geen taalfout. Maar door hem te vermijden wordt uw tekst prettiger leesbaar.

Tip 7: Wees voorzichtig met voorzetselconstructies
Voorzetselconstructies zijn uitdrukkingen als in het kader van, met betrekking tot, door middel van, ten aanzien van en in het licht van het feit dat.
Sommige taalkundigen vinden dat voorzetselconstructies slecht taalgebruik oproepen, en inderdaad maken gebruikers van deze constructies vaak onhandige zinnen.
Zin met voorzetselconstructie: Ten aanzien van het lopen van voornoemde Jan, kan gesteld worden dat dit in het park geschiedt.
Beter: Jan loopt in het park.
Dit wat ludieke voorbeeld maakt duidelijk dat zinnen met voorzetselconstructies vaak onnodig omslachtig zijn. Let bij het gebruiken ervan dus op de helderheid van de zin. Daarbij kunnen de constructies vaak vervangen worden door eenvoudige woorden als ‘door’, ‘via’ en ‘over’. Het is evenwel niet fout om voorzetselconstructies te gebruiken, en in bepaalde beroepsgroepen en soorten communicatie is het soms wenselijk.

Rikco Pardoen | BusinessCompleet.nl