ABCOUDE - Iedere ondernemer moet boekhouden. Dat kan ook online. In hoeverre wil de ondernemer in het midden- en klein bedrijf zijn schoenendoos inruilen voor online-boekhouden? En wat zijn de voor- en nadelen van online boekhouden?

Wat is online boekhouden?
Bij traditioneel boekhouden installeert iemand de software via een cd of een gedownload bestand op de eigen computer. Bij online boekhouden hoeft dat niet. U installeert eenmalig een online boekhoudprogramma en kunt met een notebook en een internetverbinding altijd en via elke computer met een internetaansluiting overal bij uw administratie.

Voordelen
Een belangrijk voordeel van online boekhouden is dat de boekhouding meegroeit met het bedrijf. Als er nieuwe medewerkers bijkomen, is al snel een klein netwerk vereist, met een server en een paar pc’s. Bij internetboekhouden is dat helemaal niet nodig. Online boekhouden is altijd en overal beschikbaar. Veel kleine ondernemers pendelen bijvoorbeeld regelmatig tussen de zaak en thuis. Thuis kunnen ze de computer aanzetten en direct online boekhouden. Ook is uitwisseling van gegevens met de Belastingdienst mogelijk.

ASP
Voor online boekhouden heeft u wel een Application Service Provider (ASP) nodig. ASP is een onderneming die via internet de mogelijkheid aanbiedt om bedrijfssoftware te gebruiken. De ondernemer hoeft geen eigen software en hardware aan te schaffen. Men betaalt alleen voor het gebruik ervan. De klant heeft dus toegang tot de software, bijvoorbeeld een boekhoudprogramma, via internet.

Eenvoudig
Gerard Bottemanne, eigenaar van het onderzoeksbureau GBNED, is een van de autoriteiten op het gebied van online software. GBNED doet veel vergelijkend onderzoek naar softwarepakketten voor het mkb. Bottemanne weet dat er eenvoudige pakketten zijn waarmee men met een minimale basiskennis van boekhouden al probleemloos kan werken. Kleine pakketten zijn, volgens Bottemanne, voor een bedrijf al gauw genoeg.

Veilig?
Van uw administraties worden dagelijks automatisch back-ups gemaakt. Uiteraard kunt u ook zelf een back-up maken en op uw eigen pc bewaren. Extra voordeel is dat u samen met uw accountant altijd de beschikking heeft over de actuele gegevens. Het is voor anderen niet mogelijk bij uw administraties te komen.

Programma’s
Er zijn verschillende gebruiksvriendelijke online boekhoudprogramma’s. Zo is er Microsoft Dynamics Entrepreneur. Dit is een softwareprogramma voor bedrijfsadministratie, specifiek gericht op bedrijven tot circa 50 medewerkers. Reeleezee is een voorbeeld van een ander online boekhoudprogramma. In korte tijd is Reeleezee een van de belangrijke aanbieders van financiële software in Nederland geworden. Of Unit 4 Agresso. Unit 4 Agresso biedt ook online boekhoudprogramma’s speciaal voor het midden en kleinbedrijf.

Boekhouden en bankieren
En een bedrijf als Asperion bijvoorbeeld, biedt de mogelijkheid om gratis een maand lang kennis te maken met internetboekhouden. Vorige maand werd bekend dat ondernemers die gebruik maken van Asperion online software en die bij Bizner bank een rekening hebben, voortaan automatisch bankbetalingen en mutaties rechtstreeks kunnen regelen: een combinatie van online boekhouden en online bankieren.

Onderzoek
Er wordt de laatste jaren regelmatig onderzoek gedaan naar de voor- en nadelen van online boekhouden. Zo publiceerde vorig jaar een leverancier van online-administraties Twinfield, een onderzoek over online boekhouden. Er werden 216 ondernemingen ondervraagd. Een van de uitkomsten was dat meer dan zeventig procent van de ondernemingen met maximaal vier medewerkers, de boekhouding nog gewoon op papier bij de accountant aanleverde.

Toekomst
In april van dit jaar onderzocht Multiscope een marktonderzoekbureau dat gespecialiseerd is in online onderzoek, de populariteit van boekhouden binnen het midden- en kleinbedrijf. Het onderzoek werd gehouden op de financiële afdelingen van mkb-ondernemingen met tien tot 250 werknemers. Het onderzoek liet zien dat mkb-ers online boekhouden al bijna net zo normaal vinden als online bankieren. Over de toekomst van online boekhouden waren de ondervraagden heel positief. Meer dan 33 procent van de ondervraagden verwacht dat voor 2010 meer dan 80% van alle Nederlandse bedrijven dan gebruik maakt van online boekhouden.

Meer informatie
De site softwarepakketten geeft inzicht in onlinetoepassingen, nieuws en testrapporten. Op de site aspforum staat alles over ASP.

Jacques de Vos | Businesscompleet