DEN HAAG - Als er n ding is waar alle ondernemers in Nederland een hekel aan hebben, dan is dat onnodige formulierenstromen en regelgeving. Er is niets irritanter dan voor simpele, maar  noodzakelijke formaliteiten van loket naar loket te moeten, waarbij het ook nog wel eens wil voorkomen dat het een weg van het kastje naar de bekende muur is. Zonde van de tijd, en met name voor ondernemers is tijd ook altijd geld.

Een zekere vorm van bureaucratie zal op de ene of andere manier altijd wel blijven bestaan. Maar de overheid heeft de laatste jaren sterk nagedacht en besloten hoe met name de noodzakelijke contactmomenten tussen ondernemers en bestuurlijk Nederland, efficinter gemaakt kunnen worden. Om een welbekende overheidsinstantie te citeren: leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.  En.  Wat is die oplossing dan wel ? Het nieuwe stelsel van basisregistraties.

En stelsel
Via het stelsel van basisregistraties verbetert de overheid de dienstverlening aan bedrijven, instellingen en burgers. Bijvoorbeeld door niet meer naar de bekende weg te vragen. Heel veel gegevens van bedrijven, instellingen en burgers zijn immers allang bekend bij de overheid. Hierbij valt te denken aan naam, adres, geboortedatum, vestigingsadres en meer van dat soort gegevens. Nu moet u uw gegevens nog bij verschillende instanties telkens weer opnieuw invullen.

Via het stelsel van basisregistraties behoort dit tot de verleden tijd.

De overheid gaat verschillende instanties dwingen reeds bestaande en relevante informatie met elkaar te delen, zodat u niet langer die informatie iedere keer weer opnieuw hoeft aan te dragen. Hierbij wordt uiteraard uw privacy gewaarborgd. Deze maatregel gaat iedereen in Nederland veel tijd en papierwerk en dus geld besparen. Bovendien draagt dit stelsel van basisregistraties bij aan verlaging van kosten en regeldruk maar ook aan een effectievere fraudebestrijding en wetshandhaving.

Handelsregister bij KvK
Het Handelsregister wordt als gevolg van de nieuwe Handelsregisterwet die op 1 juli 2008 in werking is getreden, n van de belangrijke zogenaamde basisregistraties in Nederland. Een ander gevolg van diezelfde wet is dat op 31 december 2009 lle ondernemingen en rechtspersonen verplicht ingeschreven moeten zijn in het Handelsregister. Het Handelsregister wordt namelijk d basisregistratie van en voor lle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland.  Het ministerie van Economische Zaken heeft de Kamer van Koophandel opdracht gegeven de wet uit te voeren. Een logische keuze, omdat de Kamers immers al eeuwen het Handelsregister voor ondernemers beheert.

Voor alle ondernemers
Omdat het Handelsregister dus een basisregistratie wordt, betekent het wel dat bepaalde groepen ondernemers en rechtspersonen die tot op heden niet ingeschreven stonden in het Handelsregister, wettelijk verplicht zijn om dat nu wel te doen. De uiterste datum hiervoor is 31 december 2009. Deze groep nieuwe inschrijvers beslaat een breed spectrum: nmanszaken en maatschappen in de land- en tuinbouw en visserij, nmanszaken en maatschappen in de vrije beroepsgroepen (bijvoorbeeld notarissen en artsen), publiekrechtelijke rechtspersonen zoals ministeries, gemeenten en andere overheidsinstanties, maar ook de kerkgenootschappen, vestigingen van verenigingen en stichtingen en verenigingen van eigenaars en zelfs de straatventers.

De nieuwe Handelsregisterwet vergt dus nog wel even een bureaucratische handeling van de ondernemers en rechtspersonen die nog niet ingeschreven zijn in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Dat zal ook vast wel weer leiden tot een vinnige column hier en daar.  Maar ook dat hebben we zo makkelijk mogelijk gemaakt en straks profiteren we er allemaal van; de nieuwe inschrijver hoeft slechts een zoveel mogelijk vooringevuld formulier in te vullen, en dat samen met een kopie van het legitimatiebewijs van de eigenaar, leden van de maatschap of bestuurders op te sturen naar de Kamer van Koophandel. Een bezoek aan de Kamer van Koophandel is dus niet eens nodig!

Voordelen
En de voordelen van inschrijving in het nieuwe Handelsregister zijn legio. Naast de voordelen die het stelsel van basisregistraties oplevert, bevordert het Handelsregister de rechtszekerheid bij het ondernemen. Partijen waarmee nieuwe inschrijvers zaken willen doen, kunnen relevante gegevens nu eenvoudig verifiren in het Handelsregister. Dat maakt het een stuk gemakkelijker een financiering te regelen, een auto op naam van de onderneming te zetten, of een huurcontract af te sluiten.

Privacy
Ook met uw privacy is het goed geregeld. Veel ondernemers vinden het juist een groot voordeel om goed geregistreerd te staan, niet alleen omdat ze daarmee een echt inzicht krijgen in het zakelijk verkeer, maar ook omdat ze daarmee zichtbaar worden voor grote groepen potentile opdrachtgevers. Andere ondernemers willen juist dat hun gegevens afgeschermd worden. Nu is het wel zo dat het Handelsregister volgens de wet in principe openbaar is. Alleen op die manier kan immers de rechtszekerheid in het economisch verkeer gewaarborgd worden.

U kunt wel aangeven dat uw gegevens niet aan derden verstrekt mogen worden, door gebruik te maken van de zogenaamde non-mailing-indicator in uw registratie. Mocht u ook nog zwaarwegende redenen hebben om ook uw privadres af te schermen, dan kan dat op twee manieren. Op de eerste plaats door bij uw eigen gemeente een verzoek in te dienen uw privadres af te schermen in de GBA. En op de tweede plaats door de Kamer van Koophandel te verzoeken uw privadres af te schermen in het Handelsregister. Aan dat laatste zijn natuurlijk wel voorwaarden verbonden. In het algemeen dienen uw bezwaren zwaarder te wegen dan de rechtszekerheid in het economische verkeer.

KvK verlaagt regeldruk
Ik ben er van overtuigd dat de Kamer van Koophandel opnieuw bewijst nadrukkelijk te werken aan de verlaging van de lasten- en regeldruk voor de ondernemend Nederland. Ook het zakendoen in onze geteisterde economie wordt hiermee een tandje transparanter gemaakt. . minder papier, minder loketten en dus meer tijd om te werken aan Nederland 2.0. En daar hebben we allemaal baat bij!

Geschreven door Frans van Steenis, Algemeen Directeur van de Kamer van Koophandel Nederland