ABCOUDE – Uit onderzoek blijkt dat het MKB jaarlijks ruim een miljard euro misloopt, doordat facturen te laat of niet betaald worden. Meer dan de helft van de ondernemingen heeft hier last van, vooral bedrijven met een hoge omzet. Er valt dus geld te verdienen met het nauwkeurig bij (laten) houden van uw debiteurenadministratie en het eventueel inschakelen van een incassobureau. Wanneer schakelt u een incassobureau in?

Voorbeeldbrief: Uit handen geven incasso

Normaal gesproken hoort een klant te betalen bij levering, maar veel ondernemers bieden hun klanten een betalingstermijn. Het geld hoeft dan niet meteen betaald te worden, maar wel binnen de periode die is afgesproken. Het is goed deze afspraken vast te leggen in een offerte, in een opdracht- of orderbevestiging of in de algemene voorwaarden en deze door de klant te laten ondertekenen.

Betalingsherinnering
Wanneer na het verstrijken van de betalingstermijn het geld nog niet binnen is, is het verstandig om de klant te bellen. Natuurlijk vraagt u eerst of de levering in orde was. Is dit niet het geval, dan kunt u dit herstellen. Mocht u over de levering een meningsverschil krijgen, dan kunt u advies inwinnen bij uw eventuele rechtsbijstandsverzekering of het advocatenspreekuur van de KvK.

Vervolgens kunt u vragen hoe het komt dat de rekening nog niet is betaald.

U hoort dan hoe de vork in de steel zit en kunt hier uw acties op aansluiten. Het kan zijn dat het bedrijf zijn eigen betalingstermijn hanteert die afwijkt van de uwe. Bij een groot bedrijf komt het wel eens voor dat degene die de opdracht/order ondertekent vergeet rekening te houden met de gebruikelijke eigen betalingstermijnen.

De kamer van koophandel raadt u aan om een maximale betalingstermijn van 30 dagen aan te houden. Houd u aan de afgesproken termijn. Doet u dit niet, dan neemt de klant de betalingstermijn (de volgende keer) niet serieus. Zet de termijn ook op de factuur en verstuur deze op tijd en naar de juiste persoon! In onze checklist factureren kunt u lezen wat hiervoor de beste timing is.

Ken uw klant
In het Handelsregister kunt u nagaan waar uw klant voor staat. Is degene met wie u zaken doet bevoegd om te tekenen voor de opdracht? U kunt hier ook de gedeponeerde jaarrekening inzien en uitsluiten dat u met een failliet bedrijf zaken doet!
Ook commerciële leveranciers van kredietinformatie kunnen u informatie geven over de financiële situatie en betalingsgewoonten van uw klant. Zie: www.kvk.nl/handelsregister.

Heeft u twijfels over een bepaalde klant, dan kunt u voor een order een kredietverzekering afsluiten. Als het om een grote opdracht gaat, kunt u een aanbetaling afspreken.

Sta juridisch sterk
Vaak wordt tijdens het nabellen beloofd dat het geld overgemaakt zal worden. Staat het geld dan na 7 dagen nog niet op uw rekening, dan stuurt u een vriendelijke herinnering met een kopie van de factuur en het verzoek binnen twee weken alsnog te betalen. Bewaar een kopie van deze herinnering.
Blijft betaling alsnog uit, dan kunt u een tweede herinnering sturen, de debiteur attenderen op de oplopende betalingsachterstand en hem verzoeken nu direct te betalen.

Wordt er na de tweede herinnering nog niet betaald, dan stuurt u een aanmaning. Hierin laat u weten dat u een incassobureau zult inschakelen als er nu niet direct betaald wordt. Er zullen dan extra (incasso- en administratie)kosten in rekening worden gebracht (15 procent van het te betalen bedrag is gebruikelijk). Deze kosten zal hij willen voorkomen.

Om juridisch sterk te staan wordt u aangeraden de aanmaning ook per gewone post te sturen en er een kopie van te bewaren. De klant kan dan niet ontkennen dat hij de aanmaning heeft ontvangen.

Mieke de Vries | BusinessCompleet.nl