ABCOUDE - Als u een klant een aanbod doet, is het belangrijk dat hier geen misverstanden over ontstaan. Geeft u telefonisch uw offerte door, zorg er dan voor dat u de offerte even schriftelijk bevestigt. Met name wanneer u wilt dat uw algemene voorwaarden op de aangeboden overeenkomst van toepassing zijn. De redactie heeft voor u een voorbeeldbrief gemaakt.

• Leg uw offerte schriftelijk vast
• Stuur algemene voorwaarden mee
• Zorg dat klant de offerte tekent

Zie ook: Orderbevestiging: Voorbeeldbrief
Zie ook: Vernieuwd model Algemene Voorwaarden

Het is in principe niet wettelijk verplicht een offerte schriftelijk aan te bieden. In de praktijk is het wel verstandig om te doen, omdat er al vrij snel discussie kan ontstaan over de aangeboden dienst of zaak. Als u de offertebevestiging per e-mail stuurt, is het handig als u de e-mail zodanig instelt dat de klant een ontvangst- en leesbevestiging naar u kan versturen. Dan heeft u meteen een bewijs dat de e-mail goed is aangekomen en gelezen.

Algemene voorwaarden
Als u algemene voorwaarden hanteert, dan kunt u deze meezenden bij de brief. Geef in de brief dan ook aan dat de algemene voorwaarden zijn bijgesloten. Op het moment dat u de offertebevestiging zonder enig voorbehoud of protest ondertekend retour krijgt, kunt u ervan uitgaan dat de klant de algemene voorwaarden heeft geaccepteerd.

Een klant kan dan niet meer achteraf zeggen dat de algemene voorwaarden vernietigd moeten worden omdat ze niet zijn meegezonden (tenzij hij dat kan bewijzen).

Voorbeeldbrief: Offertebevestiging

Lieke van der Heide | Advocaat BusinessCompleet.nl

(foto: © Nationale Beeldbank)