ABCOUDE - Op het moment dat u besluit dat u een werknemer in dienst moet nemen is dat goed nieuws: het gaat immers goed met uw bedrijf. Toch wordt u van ondernemer ineens werkgever en daar horen heel wat verplichtingen bij. Zo moet u een arbeidscontract maken, de Belastingdienst informeren, iemand gaan betalen en premies afdragen. Met andere woorden: waar moet u beginnen? De redactie van BusinessCompleet.nl maakte voor u een stappenplan.

De eerste verplichtingen
De eerste stap is dat u zich moet realiseren dat u ineens een flink aantal verplichtingen erbij krijgt. Maar waarschijnlijk had u dat vermoeden al. Vervolgens moet u natuurlijk een functieomschrijving bedenken en een vacature maken en plaatsen. Nadat u een advertentie heeft gezet voor de vacature moet u één of meerdere sollicitatiegesprekken voeren. Maar als u eenmaal uw keuze heeft gemaakt begint het pas echt.

Het arbeidscontract
Het begint dan met het opstellen van een arbeidscontract. We nemen als voorbeeld het arbeidscontract voor onbepaalde tijd. Daarin staat in ieder geval de datum van indiensttreding, de functie en arbeidsplaats, of er een proeftijd is en zo ja hoelang. Vervolgens moet er iets in staan over het aantal uren dat iemand gaat werken en op welke dagen. Uiteraard moet de hoogte van het bruto salaris er in staan, de opzegtermijn, het aantal vakantiedagen en de vakantietoeslag.

Arbeidsvoorwaarden
Maar we zijn er nog niet.

Meestal wordt ook in het arbeidscontract vermeld wat de procedure is bij ziekte en arbeidsongeschiktheid, of er iets geregeld is voor het pensioen en welke cao van toepassing is. In een arbeidscontract kunnen ook dingen staan als afspraken over nevenwerkzaamheden, over wat eigendom is van de werkgever en over de overige arbeidsvoorwaarden. Vanzelfsprekend moet het contract door beide partijen worden ondertekend en in de administratie van het bedrijf worden bewaard.

Aanmelden bij de Belastingdienst
Vervolgens moet u melden bij de Belastingdienst dat u werkgever wilt worden. De Belastingdienst heeft daarvoor het formulier 'Aanmelding werkgever'. U kunt dit formulier downloaden van de site van de Belastingdienst en ingevuld opsturen naar uw belastingkantoor. Als u personeel in dienst neemt dat al is verzekerd voor de werknemersverzekeringen (bijvoorbeeld uit een vorige baan), dan heeft u het formulier 'Melding afdrachtplicht premies werknemersverzekeringen' nodig.

Aangifte loonheffingen
Als werkgever krijgt u te maken met de zogenoemde aangifte loonheffingen. Loonheffingen is eigenlijk gewoon een verzamelnaam voor de premies werknemersverzekeringen (ZW, WW en WAO/WIA), de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet, loonbelasting/premie volksverzekeringen. De loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw en een deel van de WW-premie houdt u in op het loon van uw werknemers. In 2010 is het werknemersdeel van de WW-premie 0% (Bron: Belastingdienst).

Administratieve verplichtingen voor de loonheffingen
Als u als werkgever bent aangemeld bij de Belastingdienst ontvangt u een aantal formulieren. Deze formulieren heeft u nodig om aan uw administratieve verplichtingen voor de loonheffingen te kunnen voldoen. In het pakket zit ook het Handboek Loonheffingen. Daarin staat uitgebreide informatie over uw verplichtingen als werkgever. Ook krijgt u van de Belastingdienst een loonheffingennummer. Het is de bedoeling dat u dit nummer steeds op uw correspondentie met de Belastingdienst vermeldt.

De aangiftebrief
U moet wachten met het inzenden van de aangifte loonheffingen totdat u een 'Aangiftebrief' hebt ontvangen. Ook als u zich als werkgever hebt aangemeld, maar nog geen werknemer hebt aangenomen, dan moet u toch aangifte doen, want dat bent u verplicht nadat u een ‘Aangiftebrief’ hebt ontvangen.

Wie neemt u in dienst?
Het is misschien overbodig om te melden, maar als u personeel in dienst neemt, moet u de identiteit (ook de buitenlandse) controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Ook als u (buitenlandse) arbeidskrachten via een intermediair inhuurt of via een aan- of onderaanneming voor u laat werken, moet u de identiteit van deze arbeidskrachten controleren (Bron: Antwoordvoorbedrijven.nl). De Belastingdienst wil ook een kopie van dat identiteitsbewijs van uw nieuwe werknemer.

Aanleggen loonadministratie
Een goede administratie is essentieel voor uw bedrijf. Dat is essentieel voor uw bedrijfsvoering, voor het invullen van uw aangiften en als bewijs tegenover de Belastingdienst. Als u iemand in dienst neemt moet u ook een loonadministratie gaan bijhouden. Deze administratie moet – hoe kan het ook anders – aan bepaalde voorwaarden voldoen. In ieder geval moet de loonadministratie bestaan uit formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave.

Loonstaat bijhouden
Zo moet u voor uw werknemer een loonstaat bijhouden volgens een voorgeschreven model. U kunt zo een model van de loonstaat downloaden bij de Belastingdienst. U bent verplicht om de administratie 7 jaar te bewaren. Maar u moet aan nog meer eisen voldoen. Daarvoor kunt u weer gebruik maken van het onderdeel ‘Loonadministratie aanleggen’ van het 'Handboek loonheffingen' op de site van de Belastingdienst. Elk loon dat u vervolgens betaalt aan uw werknemer moet u boeken op die loonstaat van de werknemer. U kunt voor de berekening een computerprogramma gebruiken. Maar misschien is het veel handiger om dit uit te besteden.

Nieuwe verzekeringen afsluiten
Als u werkgever wordt moet u ook naar uw verzekeringen kijken. Zoals de aansprakelijkheidsverzekering, want dat moet worden aangepast zodat ook de aansprakelijkheid van de werknemer is verzekerd. Ander mooi voorbeeld is de bedrijfsschadeverzekering. Ook die moet worden aangepast omdat uw vaste lasten stijgen. Andere voorbeelden zijn de pensioenverzekering en de ziekteverzuimverzekering. Maar ook hierbij is het raadzaam om u goed voor te laten lichten (Zie ook: Wat de ondernemer wel en niet moet verzekeren).

Eigenrisicodrager worden
Onder bepaalde voorwaarden kunt u – aldus de Belastingdienst – ervoor kiezen om eigenrisicodrager te worden voor de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) en/of Ziektewet (ZW). Dat wil zeggen dat u minder gedifferentieerde premie ZW en/of WGA moet betalen. Wilt u direct eigenrisicodrager worden, dan moet u dit ook meteen aanvragen voordat u een werknemer in dienst neemt. In het artikel WGA eigenrisicodrager worden scheelt veel geld staat haarfijn uitgelegd wat het precies inhoudt als u eigenrisicodrager wilt worden.

Tot slot nog dit: u moet uw eerste personeelslid niet alleen bij de Belastingdienst aanmelden, maar ook bij verzekeringsmaatschappij die uw ziekteverzuim regelt, bij de arbodienst en bij Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Veel succes!

Volgende keer: Alles over de wetten en regels

Jacques de Vos | BusinessCompleet.nl