Een beroepscode bevat ethische en praktische normen en beginselen die bij de uitoefening van het beroep gehanteerd moeten worden. Het gaat om gedragsregels die voorschrijven wat professionele secretaressen doen en laten tegenover klanten, collega’s en anderen.

Tijdens een selectieprocedure is het bijvoorbeeld voor u als ondernemer niet altijd makkelijk om de competenties van een professionele secretaresse in te schatten. Heeft hij/zij een (beroeps)opleiding gevolgd of relevante werkervaring opgedaan? Over welke competenties zou een professionele secretaresse eigenlijk moeten beschikken? Of beschikt uw huidige secretaresse wel over deze competenties?

Mevr. M. van Koppenhagen van www.officeassistant.nl laat u in verschillende artikelen zien wat een assistent allemaal voor uw organisatie kan betekenen. Maar ook wat u kunt doen om ervoor te zorgen dat de spil in uw organisatie wel de juiste achtergrond heeft. In dit artikel een handige checklist daarvoor.

* Inzet: levert meer dan de gemiddelde inspanning; beperkt zich niet tot hetgeen er gevraagd wordt; pakt zaken energiek en enthousiast aan. Streeft het realiseren van hoge productie na; heeft kritische aandacht voor het snel uitvoeren van taken en het verzetten van veel werk.

* Plannen en organiseren: op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, activiteiten en middelen aangeven om bepaalde doelen te bereiken.

* Klantgerichtheid: het vermogen in te spelen op en tegemoet te komen aan vragen, wensen, behoeften en belangen van zowel interne als externe klanten.

* Samenwerken: de bereidheid en het vermogen om samen te werken met anderen aan een gemeenschappelijk doel, ook wanneer dit doel niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.

* Omgevingsbewustzijn: volgt relevante ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie en benut deze kennis ten behoeve van de organisatie en/of het vakgebied.

* Flexibiliteit: het vermogen zich effectief aan te passen bij zich wijzigende omstandigheden, weerstand, problemen of kansen door zijn werkwijze te variren, teneinde het gestelde doel te bereiken.

* Leidinggeven: het bepalen van duidelijke doelstellingen en zorg dragen dat medewerkers bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen.

* Integriteit: handelen – in woord en gedrag – in lijn met algemeen aanvaarde sociale en ethische normen en waarden, ook onder moeilijke omstandigheden en/of druk om hier vanaf te wijken.

Het daarop aanspreekbaar zijn en het aanspreken van anderen hierop.

Bij certificatie in een beroepsgroep wordt gekeken naar de combinatie van iemands Kennen, iemands Kunnen en iemands Zijn. Kennen heeft te maken met de kennis die iemand heeft, Kunnen gaat om zijn/haar ervaring en pragmatiek, terwijl Zijn te maken heeft met het gedrag of ethiek en om het feit dat hij/zij ook op de juiste manier om kan (en wil) gaan met zijn Kennen en Kunnen.

Conclusie:

Als u met behulp van de certificering van het Register Secretaresse Beroepscode de competenties van uw secretaresse inzichtelijk krijgt, de ervaring tastbaar maakt en een duidelijk bewijs heeft van bekwaamheid in het secretaressevak, waarom zou u uw secretaresse dan niet laten certificeren?

Meer informatie: www.secretaresseberoepscode.nl


Geschreven door : Monique van Koppenhagen, directeur van Office assistant