Dit is de sleutelvraag in de door managementgoeroe David Allen ontwikkelde methode Getting Things Done. Hij onderscheidt vijf cyclische fasen in het organiseren en uitvoeren van werk. Bij een globale uitleg van dit systeem denkt u wellicht dat hij pleit voor de terugkeer van takenlijstjes. Het achterliggende idee bij Getting Things Done is echter veel ingenieuzer.

Druk, druk, druk
Als kantoor- of kenniswerker beschikt u waarschijnlijk wel over een fysiek bakje waar inkomende post, folders, uitgeprinte emails en andersoortige informatie in terechtkomt. Deze vormen dan reminders voor werk dat u nog moet doen. Daarnaast heeft u waarschijnlijk dingen in uw hoofd die u moet doen, emails in uw Postvak IN, onbeantwoorde voicemails en klussen die thuis op u wachten. Vervolgens zijn er waarschijnlijk n of meerdere dilemma’s die met enige regelmaat in uw hoofd rondspoken. En tot slot heeft u dromen over dingen die u graag wilt doen als u eens wat meer tijd zou hebben. Kortom we werken vaak met incomplete lijstjes ‘ondoenlijkheden’, waarvan we vaak niet precies hebben vastgesteld welke uikomst we zouden willen en waarvan we niet bepaald hebben wat nu precies de eerste stap is om richting het gewenste resultaat te komen. Stress en het onvoldane gevoel dat veel mensen na een werkdag ervaren ontstaat door dit gebrek aan overzicht en het overweldigende gevoel dat er alsmaar meer bijkomt dan dat er afgaat.

Verzamelen
Getting Things Done, bestaat zoals gezegd, uit vijf fasen.

Verzamelen, verwerken, organiseren, evalueren en doen. In de eerste fase, verzamelen, verzamelt u al uw fysieke informatie waarmee nog iets moet gebeuren. Datzelfde doet u met alles wat in uw hoofd rondgaat, waarbij de huidige situatie anders is dan de voor u wenselijke situatie. Schrijf elk probleem, idee, gedachte op een notitievel en leg dat bij uw verzameling, bijvoorbeeld uw fysieke bakje Ingekomen.

Verwerken
U pakt elk item dat u hebt verzameld uit uw bakje en stelt u zelf de volgende vragen: 1.Wat is dit 2.Dient er iets mee te gebeuren? 3.Wat is de volgende actie?

Verwerk n item tegelijk en doe nooit iets terug in uw bakje ‘ingekomen’.

Wat is dit?
Bijvoorbeeld een nieuwsbrief van de afdeling P&O, een uitnodiging voor een presentatie, een email van uw collega met een vraag aan u, een idee voor een nieuwe marketingstrategie.

Dient er iets mee te gebeuren?
Als u daarop geen antwoord weet valt het hoogstwaarschijnlijk in n van de volgende categorien:
1.Het is rommel, gooi het weg
2.U hoeft er niets mee, maar wilt het wel terug kunnen vinden indien nodig. Berg het op in uw archiefsysteem.
3.U hoeft er nu niets mee, maar op een later tijdstip wel. U bergt dit item op in uw ‘incubatiesysteem’. Dit kan het geval zijn als u een uitnodiging hebt ontvangen voor een seminar over drie maanden, waar u wel graag heen zou willen, maar waarvan u nog niet kunt overzien of uw agenda dat toelaat. Een ander voorbeeld is een idee dat u verder zou willen uitwerken, maar pas op een later tijdstip. Beide wilt u dus terugzien op een moment dat u daar iets mee kunt. Getting Things Done heeft daarvoor verschillende oplossingen, waarover ik een andere keer uitgebreider zal schrijven.

Als u op de vraag ‘Dient er iets mee te gebeuren?’ wel bevestigend antwoordt, wordt het interessant.

Wat is de volgende actie?
Eerst bepaalt u welk resultaat u wilt? Hier bepaalt u uw persoonlijke richting. U kunt het zelfs visualiseren en kijken hoe het eruit ziet en voelt als dat resultaat tot stand is gebracht. Daarna komt de vraag: ‘Wat is de volgende actie om een stap dichter bij dat resultaat te komen?’. Het gaat hier om fysieke, dus voor de buitenwereld waarneembare, acties. ‘Probleem marketingafdeling oplossing’ is geen actie, want het beschrijft geen fysiek gedrag. Hoe gaat u dit doen? Maakt u een afspraak met de leidinggevende om meer te weten te komen over de aard van het probleem? Wilt u met iedereen praten tijdens een werkoverleg? Gaat u informatie zoeken op internet of gaat u op zoek naar een extern deskundige. In alle gekozen richtingen kunt u vervolgens doorvragen. Stel u kiest voor het praten met iedereen tijdens een werkoverleg. U stelt zichzelf de vraag: ‘Wat moet ik daarvoor doen?’. Een werkoverleg plannen waar iedereen bij kan zijn. ‘Wat moet ik daarvoor doen?’. Overleggen met de afdelingsmanager. ‘Wat moet ik daarvoor doen?’. Bellen met de afdelingsmanager om te vragen of hij op korte termijn een werkoverleg wil plannen voor de marketingafdeling.

Als u de eerstvolgende actie bepaald heeft, zijn er drie opties:
1.Kan het binnen twee minuten, dan direct doen.
2.Is er een andere persoon die hiervoor meer geschikt is, dan delegeert u de actie.
3.Zelf doen, dan noteren op uw actielijst en op een later tijdstip uitvoeren.

Mangement van acties
Wat u gedaan heeft in deze verwerkingsfase is nadenken, niet lang, niet heel diep, maar net genoeg om n de richting van de oplossing helder te krijgen alsmede de eerst volgende actie. Als u uw werk gaat doen heeft u een actielijst met daarop fysieke acties, bellen, emailen, informatie verzamelen, bespreken met, boodschappen en andere categorien die passen bij uw werk en wereld. U hoeft niet meer na te denken, u kunt afhankelijk van uw beschikbare tijd, beschikbare hulpmiddelen en uw energieniveau, precies datgene kiezen dat het meest prioriteit heeft en u komt in een geweldige flow terecht. U kunt uw prioriteiten niet managen, alleen de acties waar deze uit bestaan. Als u uw acties heeft ondergebracht in een extern betrouwbaar systeem wordt u productiever terwijl u tegelijkertijd meer overzicht en ontspanning ervaart.

Kijk op Organizing organiseert de training ‘Excellente werkstroom’ gebaseerd op Getting Things Done.

Geschreven door Marijke Blommendaal