Het komt veel voor, grote stapels op bureaus, over de 500 e mails in Postvak In en her en der rondslingerende troep. Als ik met mensen in gesprek ben over wat training en coaching werkorganisatie en efficiency inhoudt, dan geef ik altijd het beeld van ‘mensen die hun clinten niet meer op hun eigen kamer kunnen ontvangen’. Dat roept bij iedereen die kantoorwerk doet direct een beeld op en waarschijnlijk een rijtje namen.

Maar ook de kenniswerkers die het niet zover laten komen kunnen nog veel werkgewoonten verbeteren. Belangrijk onderdeel in het efficint managen van de werk- en informatiestroom is de regel dat u een document of e-mail slechts n keer door uw handen laat gaan waarna u beslist wat er mee moet gebeuren. Uit onderzoek is gebleken dat men documenten gemiddeld 10 keer vastpakt alvorens een besluit te nemen over wat er mee moet. Ik noem dat ‘jongleren met informatie’. Door de eerste keer dat u een document leest direct een besluit te nemen over wat u er mee wilt, voorkomt u dat u gaat jongleren. U bespaart u al gauw 30 minuten per dag en het wordt een stuk rustiger in uw hoofd.

Onderstaand voorbeeld geeft aan hoe u uw e-mail efficint kunt behandelen. Dit schema is echter ook te gebruiken voor alle andere informatie die op u afkomt.

Deleten
Alle berichten die niet ter zake doen voor uw werk direct verwijderen.



Doen
Stel dat een bericht u noodzaakt een actie te ondernemen. Kunt u dat binnen twee minuten? Doen! U sleept daarna het bericht in n van uw persoonlijke mappen of u verwijdert het bericht.

Delegeren
Soms krijgt u een bericht met een taak of activiteit die een ander beter kan uitvoeren. U stuurt het bericht door en delegeert het. U sleept het bericht in n van uw persoonlijke mappen of u verwijdert het bericht.

Doorschuiven – Doe het later (inplannen)
Berichten die niet binnen twee minuten te beantwoorden zijn kunt u doorschuiven naar een later tijdstip. U sleept het bericht naar de map ‘actie ondernemen’ en u zet de actie die u moet ondernemen op een takenlijst. (terminologie ontleent aan McGhee productivity solutions)

Na behandeling van uw e-mail is uw Postvak In leeg en dat geeft overzicht en ruimte, bijvoorbeeld voor het doen van belangrijke dingen. Doen dus, of blijft u liever jongleren? In een volgend artikel meer over de randvoorwaarden waarmee u een efficinte persoonlijke organisatie creert.

Geschreven door Marijke Blommendaal