In mijn vorige artikel heb ik u uitgelegd hoe u een Projectplan opstelt voor de invoering van een nieuw logo en/of nieuwe huisstijl. Nadat het Projectplan helemaal is ingevuld en goedgekeurd door alle betrokkenen starten de werkzaamheden.

Planning

Stel 1 persoon verantwoordelijk voor het totale project (Projectmanager) en laat hem/haar aan u rapporteren. Bepaal samen op welke momenten u de terugkoppeling over de voortgang krijgt, op welke momenten er officieel goedkeuring gegeven moet worden en welke andere personen/afdelingen daar ook bij betrokken moeten worden. Laat al deze momenten opnemen in de planning, zodat iedereen weet wanneer er iets van hem/haar wordt verwacht.

Tip: laat de Projectmanager de planning op Intranet plaatsen en/of een (digitale) interne nieuwsbrief versturen waarin de voortgang van de werkzaamheden wordt belicht. Op deze manier creert u draagvlak binnen de organisatie, weet iedereen wat er gaande is en op het moment dat alles omgezet wordt, heeft niemand het gevoel dat er een nieuwe huisstijl wordt ‘opgedrongen’.

De inventarisatie

De Projectmanager heeft een complete inventarisatie gemaakt en zal hierin prioriteiten aanbrengen. Hij/zij zal rekening houden met de verschillende aanlever- en productietermijnen. Zeker als u kiest om op 1 moment alles in de nieuwe huisstijl om te laten zetten is deze prioritering van groot belang.

De leveranciers

Aan de hand van de inventarisatie wordt bepaald welke leveranciers betrokken moeten worden bij het hele proces, bijvoorbeeld:

Een reclamebureau/-studio/-ontwerper

Deze kan een nieuw logo ontwikkelen en vervaardigt de creatieve voorstellen voor toepassing van het logo op alle huisstijldragers. Om te zorgen dat de huisstijl consequent wordt doorgevoerd adviseer ik u de basisafspraken vast te leggen in een huisstijlhandboek. Hiermee kunnen alle leveranciers dan aan de slag.

Een bureau voor digitale media

Niet alle (reclame)bureaus hebben deze discipline in huis. Als dat niet het geval is, zult u een apart bureau moeten inschakelen voor het bouwen van uw digitale middelen, zoals Intranet, Internet en PowerPoint presentaties. Zij ontvangen – naast het huisstijlhandboek – een uitgebreide briefing met uw eisen en wensen mbt de gewenste middelen.

Een mediabureau

Het inkopen van de advertentieruimte in de verschillende media kunt u het beste laten lopen via een mediabureau. Het mediabureau zorgt voor een optimale combinatie van de inkoop van mediaruimte in de gedrukte media, buitenmedia (billboards, abri’s, bussen, treinen, etc.), Internet en overige media.

Een standbouwer

Wanneer u materialen heeft waarmee u regelmatig op beurzen staat zullen ook deze moeten worden omgebouwd of vernieuwd. In dit geval heeft u een standbouwer nodig die dit voor u gaat doen. Inventariseer wat u allemaal in beheer heeft, kijk wat nog gebruikt kan worden (niet alles hoeft vernieuwd, u kunt ook materialen laten overspuiten!), en geef de standbouwer opdracht – na goedkeuring van de offerte – de materialen aan te passen.

Een aannemer/(ver)bouwbedrijf

Wanneer u op en aan het pand uw huisstijl heeft doorgevoerd zal ook daarin eea aangepast moeten worden. Hiervoor vraagt u een aannemer of bouwbedrijf. Ook zij kunnen aan de hand van de huisstijlrichtlijnen een voorstel doen voor aanpassingen in, op en aan uw bedrijfspand.

Leveranciers van vlaggen, autobelettering, lichtbakken, bedrijfskleding, relatiegeschenken, etc.

U zult op zoek gaan naar verschillende leveranciers, afhankelijk van uw wensen en mogelijkheden. Voor veel artikelen zijn gespecialiseerde leveranciers beschikbaar. Informeer bij uw naaste collega’s en/of uw inkoopafdeling met welke leveranciers al afspraken zijn gemaakt of waarmee men goede ervaringen heeft.

Tip: Vraag bij nieuwe producten/materialen altijd bij meerdere leveranciers een offerte aan. U zult versteld staan van de verschillen!

Zorg dat de juiste specificaties bij de juiste leverancier terecht komen. Een voorbeeld waarmee het nogal mis kan gaan is de aanduiding van een kleur. Door drukkers wordt gewerkt met PMS-kleuren. Door standbouwers en auto beletteraars met Ralkleuren.

Tip: Lever kleurmonsters mee en laat altijd vooraf proeven maken op het juiste materiaal.

Voor sommige artikelen (denk aan relatiegeschenken) kan het interessant zijn om buiten Nederland of misschien wel buiten Europa te bestellen. Houdt ook hierbij weer rekening met lange(re) levertijden.

Tip: Wanneer u in uw planning meer dan 3 maande ruimte heeft, dan is het zeker de moeite waard. Werk wel met betrouwbare leveranciers en zet ze vast op deadlines.

Nadat vastgesteld is met wie gewerkt wordt, krijgt iedereen een aparte briefing, waarin de rode draad uiteraard de nieuwe huisstijl is. Geef iedereen dezelfde richtlijnen voor de nieuwe huisstijl en vul de briefing aan met specifieke informatie voor deze leverancier. Zorg dat de Projectmanager het overzicht houdt en zorgt dat alles met elkaar overeen komt.

Ivonne Rozendaal

www.ivonnerozendaal.nl