De Nederlandse maatschappij draait op e-mailverkeer. E-mails vormen het hart van zowel de interne als de externe communicatie van bedrijven en instellingen. Er worden miljoenen mee verdiend. Waarom zijn ze dan zo vaak zo verschrikkelijk slordig geschreven?

Dankzij de uitvinding van e-mail heeft schriftelijke communicatie in het zakelijk verkeer de afgelopen twintig jaar een indrukwekkende comeback gemaakt. E-mail is snel, gemakkelijk en de ontvanger kan zijn eigen moment kiezen om (zorgvuldig) te antwoorden. En u heeft alles direct zwart-op-wit: belangrijke e-mails kunt u uitdraaien en als bewijs in een ordner stoppen. Offerteaanvragen, verkoopbrieven, interne memo’s, zakelijke voorstellen, voortgangsrapportages, facturen, foto’s en brochures worden allemaal steeds vaker per e-mail verstuurd. Het is, met andere woorden, een essentieel onderdeel van de professionele communicatie geworden. Het is dus logisch om ook met een professionele blik naar de inhoud van uw e-mails te kijken.

Hebben zij de toon en uitstraling die bij uw organisatie past?

toon en lengte

Een e-mail is geen brief. Lezen van langere teksten op een beeldscherm is onplezierig en vermoeiend. Kies dus voor korte zinnen, korte alinea’s en een korte lengte van het totale bericht. Verwijs wanneer u veel te vertellen heeft desnoods naar een bijlage. En vermijd tegelijkertijd de bekende afkortingen en smilies wanneer u een zakelijke boodschap wilt overbrengen. Niet iedereen kan deze begrijpen/waarderen. Schrijf, tot slot, vanuit de relatie met de ontvanger.

Hanteer bij een zakelijke relatie een meer zakelijke toon.

onderwerp en ondertekening

Kijk naar uw eigen ‘inbox’. Van hoeveel berichten kunt u aan de onderwerpregel (subject) al zien wat de inhoud van het bericht is? Waarschijnlijk maar bitter weinig. Door in het onderwerp duidelijk en simpel te beschrijven waar het bericht over gaat, schept u veel helderheid voor de ontvanger. Wanneer u een offerte aanvraagt voor drukwerk, gebruik dan als onderwerp bijvoorbeeld ‘aanvraag offerte drukwerk’. Wanneer u communiceert over de voortgang van project x, gebruik dan ‘voortgang project x’. De ontvanger weet zo direct waar hij aan toe is. En wanneer u uw e-mail nabelt, kan deze uw bericht snel terugvinden. Even belangrijk als een goede onderwerpregel is een goede ondertekening. Vergeet niet tenminste uw naam en telefoonnummer te vermelden.

snel en slordig

De snelheid van e-mail leidt vaak tot al even snelle en daarmee soms slordige antwoorden. Spel- en taalfouten komen hierdoor veel vaker voor en de inhoud is soms zo summier dat er voor de ontvanger meer vragen onbeantwoord blijven dan dat er beantwoord worden. Vertrouw om spel- en taalfouten te voorkomen niet alleen op de spellingscontrole van uw e-mailprogramma en lees uw geschreven bericht nog eens rustig door of laat dat doen. Zijn alle vragen beantwoord?

volgende maand: van formulier tot loonstrookje

Alles waar tekst op staat, is een kans tot communicatie en dus tot verbetering van uw relaties. Hoe is het mogelijk om te communiceren met een loonstrookje? En hoe kun je formulieren zo (her)schrijven dat de gebruiker er een goed gevoel aan overhoudt?

Geschreven door Wouter van der Land, tekstschrijver