In het vorige artikel, ‘Wat is uw volgende actie’ heb ik uitgelegd hoe u overzicht creert door gebruik te maken van een extern betrouwbaar systeem. Daarin brengt u alles onder waar u nog iets mee moet of wilt, ingedeeld in categorien. Deze categorien vertellen welke situatie nodig is om uw actie af te kunnen ronden, of welk hulpmiddel, of welke persoon. Denk bijvoorbeeld aan een categorie ‘bellen’, ‘computer’, ‘overleg met…’, ‘lezen’ of ‘boodschappen’.

Het is ochtend en u wilt iets gaan doen. U kijkt in uw agenda, daarin staat informatie over deze dag, bijvoorbeeld dat uw collega jarig is, afspraken die u met anderen hebt en echte deadlines. Daarnaast kijkt u in uw actielijst. Als u een gemiddelde kenniswerker bent staat daar gemiddeld voor 200 300 uur aan werk in. Deze acties zijn gelukkig wel ingedeeld in categorien. Aan de hand van de volgende criteria kunt u snel bepalen welke actie het meest voor de hand ligt om uit te gaan voeren.

1.Situatie
Wat kunt u doen op de plek waar u bent, met de instrumenten waar u daar over beschikt? Heeft u een telefoon bij de hand? Is de collega waarmee u drie punten te bespreken heeft in de buurt en beschikbaar? Als u achter uw bureau zit, heeft u meer opties waar u uit kunt kiezen dan als u vast zit in het verkeer.

Maar juist omdat u uw acties ingedeeld heeft in categorien kunt u in bijna elke situatie waarin u zich bevindt nog acties vinden die u kunt afhandelen. Ik zelf heb bijvoorbeeld twee categorien bellen. ‘Bellen overal’ en ‘bellen bureau’. Leg ik telefonisch contact met een nieuwe klant, dan wil ik dat graag doen op een rustige plek met alle informatie bij de hand en de mogelijkheid om te schrijven. Daarnaast zijn er ook een heleboel telefoontjes die ik kan afhandelen terwijl ik in de auto zit (ja, wel handsfree!).

2.Beschikbare tijd
Hoeveel tijd heeft u voordat u weer iets anders moet gaan doen. Heeft u drie vrije uren voor u liggen dan kunt u aan de slag gaan met het schrijven van dat belangrijke rapport. Waar we vooral tijd kunnen winnen is door 10 minuten voor een vergadering ook nog efficint n of twee kleinere acties weg te werken. Dat kan alleen als al onze acties, groot en klein, belangrijk en onbelangrijk, ondergebracht zijn in een betrouwbaar extern systeem. Heb je zo’n systeem niet, dan is de praktijk dat we wat stapeltjes ordenen en de e-mail nog eens checken. Je kunt in 10 minuten een vaktijdschrift globaal doornemen, n of twee telefoontje plegen, een collega om informatie vragen en nog honderden andere dingen.

3.Beschikbare energie
Deze vind ik persoonlijk het meest interessant. Iedereen heeft zijn eigen hoeveelheid energie en deze is op een gemiddelde werkdag niet constant. Bij mij is deze bijvoorbeeld ’s ochtends helemaal optimaal, zakt zo tegen 12 uur af met een dieptepunt net na de lunch en neemt vanaf een uur of drie ’s middags weer toe. Bijna iedereen kan op een simpel grafiekkaartje de lijn van zijn persoonlijke energie gedurende de dag tekenen. Zit uw energieniveau laag dan kunt u wel tegen de stroom inzwemmen en proberen het nieuwe marketingplan vorm en inhoud te geven, maar dat lijdt vooral tot frustratie en tijdverspillerij. Ook lijkt het voeren van telefoongesprekken met potentile klanten geen handige optie. U kunt op dat moment beter acties ter hand nemen die weinig mentale of creatieve energie kosten. Bijvoorbeeld het invoeren van nieuwe contactpersonen, het aanvullen van uw materialen of nog simpeler het water geven van de planten. Zo blijft u toch productief, terwijl u niet in topvorm bent. Als uw persoonlijke organisatie een chaos is, zal er juist op de momenten dat uw energieniveau laag is weinig tot niets uit uw handen komen en dat zorgt er voor dat u zich nog slechter voelt. Het afhandelen van enkele gemakkelijke acties en het bijbehorende afstrepen, geeft u juist weer een zetje in de goede richting.

4.Prioriteit
Nadat u de vorige criteria langs bent gegaan zijn er nog een aantal opties open op uw actielijst. Welke van deze opties is nu de belangrijkste om af te handelen? In veel gevallen zult u de actie intutief kunnen kiezen uit de mogelijkheden die er nog over zijn. Daarnaast is het goed om te leren omgaan met het verschil tussen urgent en belangrijk en periodiek stil te staan bij wat in uw werk en leven echt belangrijk is. Daarover een volgende keer.

Marijke Blommendaal | Kijk op Organizing