Een relatie met een reclamebureau gaat u in principe aan voor langere tijd. Een zorgvuldige selectie is dan ook van het grootste belang. De juiste keuze verhoogt de kans op een productieve samenwerking en daarmee op commercieel succes. Een verkeerde keuze kan veel tijd (en geld) kosten en bovendien schade berokkenen aan de ontwikkeling en continuteit van uw merk en uw marktbewerking.
Ivonne Rozendaal, marketing deskundige, vertelt u in een bruikbaar artikel met checklists welke zaken belangrijk zijn bij uw keuze van een reclamebureau.

Hoe kies ik een reclamebureau?

Een relatie met een reclamebureau gaat u in principe aan voor langere tijd. Een zorgvuldige selectie is dan ook van het grootste belang. De juiste keuze verhoogt de kans op een productieve samenwerking en daarmee op commercieel succes. Een verkeerde keuze kan veel tijd (en geld) kosten en bovendien schade berokkenen aan de ontwikkeling en continuteit van uw merk en uw marktbewerking.

Om het hele proces efficint te laten verlopen is het zinvol om een Projectmanager te benoemen die zich bezig gaat houden met de begeleiding van het totale traject. In geval intern geen Projectmanager beschikbaar is, is het zeker zinvol om te overwegen deze in te huren. U hoeft dan geen fulltime kracht in te huren, maar bijvoorbeeld iemand die voor 2 of 3 dagen per week voor u dit proces begeleidt. Leg vooraf vast wat de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken zijn van de Projectmanager en op welke moment hij/zij rapporteert aan het Management.

Stel het budget vast en geef een einddatum op van het project. Bij grotere organisaties kan een Projectteam worden geformeerd, waarin afgevaardigden van verschillende afdelingen/disciplines vertegenwoordigd zijn.

Er zijn vier momenten te benoemen waarop u een bureau gaat selecteren:

1. uw bedrijf gaat voor ’t eerst werken met een reclamebureau;
2. als vervanging van uw huidige (reclame)bureau;
3. u zoekt – naast uw huidige bureau - een gespecialiseerd bureau;
4. u heeft meerdere accounts die u over verschillende bureaus wilt verdelen.

Stel vooraf vast wat u verwacht van het reclamebureau. Wat voor expertise, talent en organisatie heeft uw bedrijf precies nodig?

Bepaal vooraf of het gaat om:

- een (her)positionering van uw bedrijf (bij de start van uw onderneming of na bijvoorbeeld overname, fusie of naamswijziging);

- het ontwikkelen en uitrollen van een nieuwe strategie voor uw product, merk of bedrijf;

- een merkoperatie (introductie van een nieuw merk of een (naams-) verandering van uw bedrijf, product of dienst);

- het genereren van traffic (naar uw bedrijf, internetsite of naar uw wederverkopers);

- een productie-intensief account (wanneer u veel brochures, advertenties en/of folders produceert).

Hoe beter u uw behoeften kunt specificeren, hoe beter de selectie zal verlopen. Het is verstandig om niet alleen aandacht te besteden aan een zorgvuldige bureauselectie, maar u moet er ook zeker van zijn dat zij kunnen voldoen aan een aantal randvoorwaarden voor een effectieve(re) inzet van uw (reclame)budgetten.

Hoe weet u welk bureau bij u past?

U kunt aan de buitenkant niet zien of een bureau aan uw wensen voldoet. Een veel gebruikte manier is om binnen uw netwerk te informeren bij collega-ondernemers naar hun ervaringen met bureaus. Daarnaast kunt u op internet zoeken naar bureaus in uw directe omgeving of u orienteren in het vakblad over reclame, marketing en media, de Adformatie (www.adformatie.nl).

Uitaard is het heel aantrekkelijk om een reclamebureau in het centrum van een grote stad of aan de andere kant van het land te selecteren, maar realiseer u dat u altijd veel tijd kwijt met reizen en parkeren. Kijk goed naar de bereikbaarheid en de locatie, en informeer naar de bereidheid van het bureau om naar uw kantoor te komen (en de daarbij behorende tarieven)

De selectieprocedures

We kennen drie selectieprocedures:

1) Algemene orintatie

U nodigt 2 of 3 bureaus uit voor een algemene presentatie. U stelt een strakke agenda op: elke bureau krijgt een uur voor de afspraak. U deelt de tijd in 3 blokken in:

a) presentatie over hun bureau, klantenpakket, omzet, tarieven, werkzaamheden en specialismen;

b) u verteld over uw bedrijf en uw wensen en eisen t.a.v. een reclamebureau;

c) u legt hen een aantal vragen voor die betrekking hebben op uw situatie met het verzoek om daar meer over te vertellen hoe zij als bureau hiermee omgaan.

2) Strategische competitie

Naast de algemene presentatie wordt aan bureaus gevraagd een visie te geven op uw communicatiestrategie. U beoordeelt in dit geval de bureaus op basis van creatief werk wat zij voor derden hebben gemaakt.

3) Creatieve competitie

De bureaus ontwikkelen – op basis van uw uitgebreide briefing – een creatieve strategie. Op basis hiervan beoordeelt u de bureaus. Valkuil daarbij kan zijn dat een bureau helemaal aansluit op uw behoeften, maar niet de juiste creatieve strategie heeft gekozen voor deze presentatie, of andersom. Belangrijk is om vooraf te bepalen op welke elementen u een bureau gaat beoordelen.

De meest geschikte selectieprocedure is afhankelijk van uw organisatie en waar precies uw behoeften liggen. Belangrijk is wel dat u de bureaus vooraf duidelijk verteld wat uw intentie is van de afspraken c.q. presentaties. U legt dit vast in een schriftelijke uitnodiging of briefing.

Vergoedingen

Deelname aan een creatieve competitie, de zgn. “pitch” is voor veel bureaus een kostbare aangelegenheid. Dit vergt vaak een behoorlijke investering voor een bureau. Geef vooraf duidelijk aan of u een vergoeding voor de bureaus beschikbaar stelt die deelnemen aan de competitie. Een veel toegepaste regel is om de niet-uitgekozen bureaus een vaste vergoeding te geven voor hun inspanningen. Bureaus hebben dan het recht om te bepalen of zij willen deelnemen aan de ‘pitch”.

Veel succes bij uw “pitch”!

Ivonne Rozendaal



www.ivonnerozendaal.nl