In de wet staat dat besloten vennootschappen, naamloze vennootschappen en stichtingen en verenigingen met ondernemersactiviteiten jaarlijks de jaarrekening dienen te deponeren bij de kamer van koophandel. Niet alle deponeringsplichtige ondernemingen deponeren echter (tijdig) de jaarrekening. Een goed moment dus om de juridische consequenties daarvan op een rijtje te zetten, waarbij deze bijdrage zich toespitst op de deponeringsplicht van besloten vennootschappen.

Bedrijfsjuriste mevr Dayna Shayanfar vertelt u de belangrijkste zaken van de deponeringsplicht, die kunnen voorkomen dat u “onbehoorlijk bestuur” ten laste gelegd krijgt.

Algemeen

Wanneer het gaat om jaarrekeningen dan kunnen er drie fasen onderscheiden worden: (1) het opstellen van de jaarrekening, (2) het vaststellen c.q. goedkeuren van de jaarrekening, en (3) het openbaar maken van de jaarrekening.

Uitgangspunt is namelijk dat de directie van een besloten vennootschap binnen vijf maanden na het einde van een boekjaar haar jaarrekening moet opstellen en ondertekenen. Op grond van bijzondere omstandigheden kan deze termijn met hoogstens zes maanden worden verlengd. Wel dien(t)(en) de aandeelhouder(s) daarover een besluit te nemen. De jaarrekening dient vervolgens binnen twee maanden daarna te worden vastgesteld of goedgekeurd door de aandeelhouder(s). Dit betekent dus dat wanneer er gebruik is gemaakt van de mogelijkheid tot verlenging, de jaarrekening in ieder geval binnen dertien maanden na afloop van het boekjaar bij de kamer van koophandel gedeponeerd moet zijn c.q. door de vennootschap openbaar dient te worden gemaakt.

Geconsolideerde jaarrekeningen

In sommige gevallen is het mogelijk om vrijstelling te krijgen voor het deponeren van de jaarrekening.

U kunt hierbij denken aan de situatie dat uw vennootschap in een concernrelatie staat met een andere vennootschap (moeder-dochterbedrijf). In een dergelijk geval kunt u een geconsolideerde jaarrekening deponeren. Een geconsolideerde jaarrekening is de jaarrekening waarin de activa, passiva, baten en lasten van de vennootschappen die een groep of groepsdeel vormen, als n geheel worden opgenomen. Let er wel op dat u tijdig voorziet in een aansprakelijkheidsverklaring en een instemmingsverklaring.

Het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening & de consequenties

Indien de jaarrekening niet binnen dertien maanden na afloop van het boekjaar bij de kamer van koophandel gedeponeerd is, dan kunnen er sancties volgen. Het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening is namelijk een economisch delict. De rechter kan vervolgens een geldboete van enkele duizenden euro’s opleggen.

Daarnaast dient u er op bedacht te zijn dat het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening ook gevolgen kan hebben voor uw priv-vermogen. Ingeval van faillissement wordt namelijk bij het niet voldoen aan de deponeringsplicht ’onbehoorlijk bestuur’ verondersteld op grond waarvan een bestuurder persoonlijk aansprakelijk gesteld kan worden voor schulden van de vennootschap.

Des te meer reden dus om aan de wettelijke plicht te voldoen en tijdig de jaarrekening te deponeren.



Geschreven door mevr : mr. Dayna Shayanfar, corporate lawyer bij Mid Ocean Brands