U heeft gekozen voor een reclamebureau dat past bij uw organisatie. U gaat een relatie aan voor langere tijd. Het is belangrijk dat u weet hoe een reclamebureau werkt, omdat elk uur dat u uw reclamebureau voor u laat werken wordt doorbelast.

Ivonne Rozendaal, marketing deskundige, vertelt u in een bruikbaar artikel met checklists wat reclamebureaus nou allemaal doen en hoe zij zijn opgebouwd.

Hoe werkt een reclamebureau?

U heeft gekozen voor een reclamebureau dat past bij uw organisatie. U gaat een relatie aan voor langere tijd. Het is belangrijk dat u weet hoe een reclamebureau werkt, omdat elk uur dat u uw reclamebureau voor u laat werken wordt doorbelast.

De kennismaking

Om optimaal gebruik te maken van uw reclamebureau is het goed om een uitgebreide kennismaking bij het reclamebureau in te plannen. Daar zijn dan de contactpersonen uit uw bedrijf of team bij aanwezig en de verantwoordelijke personen bij het reclamebureau. Gebruik het organogram van het reclamebureau, zodat u tijdens de rondleiding alle medewerkers kunt plaatsen. Het wordt dan ook duidelijk welke personen welke werkzaamheden verrichten.

Vraag het reclamebureau tijdens de rondleiding hun werkwijze (de stappen in het proces) toe te lichten, voor veel mensen is dat vrij onbekend. Op deze manier krijgt u een duidelijk beeld wat er bij komt kijken om bijvoorbeeld een advertentie te laten maken.

Accountteam

Afhankelijk van de grootte van uw account (lees: budget), de ervaring bij een team en de inrichting van het reclamebureau, krijgt u een accountteam toegewezen dat voor u zal gaan werken.

Dat team is volledig op de hoogte van uw bedrijf, uw wensen en eisen. Elk team werkt meestal voor verschillende klanten, bij grote klanten kan het voorkomen dat u een eigen team heeft.

Een accountteam kan bestaan uit:

- Client Service Director (CSD)

- Account Manager (AM)

- Account Executive (AE)

- Account Assistent(e) (AA)

- Tekstschrijver en Ontwerper (Creatief team)

De dagelijkse contacten verlopen via het accountteam, waarbij de Account Executive of Account Manager voor u het aanspreekpunt is. Met hem/haar bespreekt u alle relevante zaken en deze contactpersoon “vertaald” uw informatie intern. Hij/zij bepaald dan op welk moment welke personen worden ingeschakeld en zorgt voor een duidelijke verslaglegging zowel intern als extern.

Tip: Van elk overleg met uw reclamebureau ontvangt u een verslag. Lees dat zorgvuldig en reageer als er punten in staan die niet correct zijn weergegeven.

Wie werken er nog meer bij een reclamebureau?

Naast uw accountteam kunnen diverse personen binnen het reclamebureau betrokken worden bij uw projecten, zoals

- de Traffic manager (deze persoon zorgt voor het “verkeer”tussen de account mensen en de creatieve mensen)

- de Productie manager (zorgt voor de productie van materialen, zoals folders en brochures)

- de Mediamanager (adviseert welke media ingeschakeld kunnen worden om uw reclamebudget zo optimaal mogelijk in te zetten)

- de DTP-ers (verzorgen de basismaterialen die aangeleverd gaan worden bij een uitgever of drukker)

Een reclamebureau heeft uiteraard ook ondersteunende afdelingen zoals Telefonie, Postkamer, Boekhouding etc.

De opdracht

Bij elke opdracht geeft u het bureau een Briefing. Dat is uitgebreide informatie over het project wat u wilt laten uitvoeren. Deze briefing bevat in ieder geval informatie over uw bedrijf, product, doelstellingen en budget.

Vaak is het gewenst om de briefing mondeling toe te lichten. Dat geeft ook de creatieve mensen de gelegenheid om zich optimaal in te leven in uw bedrijf en uw project. Kijk er dus niet van op als er opeens meerdere personen bij het overleg aanschuiven.

Tip: Vraag uw bureau of ze met standaard briefings werken, da’s heel handig zeker als u of uw medewerkers hier nog nooit eerder mee hebben gewerkt.

Op basis van de briefing gaat uw contactpersoon intern bespreken hoe uw informatie kan worden omgezet in een concreet voorstel voor een concept voor een campagne of actie. Hij/zij bespreekt uw informatie met het accountteam en geeft een terugkoppeling (debriefing). Bij deze debriefing of debrief ontvangt u een begroting en een planning.

De begroting

Een reclamebureau werkt in de regel op basis van uurtarieven. Die zijn per functie verschillend. Het bureau zal een complete begroting maken en alle uren die gemaakt moeten worden voor uw project inzichtelijk maken. Dat kan in 1 begroting, maar het kan ook zijn dat er gefaseerd begrotingen worden gemaakt, omdat er verschillende mogelijkheden zijn of omdat nog niet duidelijk is welke richting gekozen gaat worden. Wees altijd kritisch en stel vragen als het niet helder is.

Aan de slag

Zodra u een akkoord geeft op de debrief, de begroting en de planning gaat het bureau van start. Het creatieve team (Tekstschrijver en Ontwerper) wordt door Traffic ingepland voor het aantal uren dat met u is overeengekomen. In die tijd gaan zij nadenken over uw bedrijf en uw problematiek en vertalen dit door naar een creatief concept om uw bedrijf in de markt te positioneren (presenteren).

Uw Account Manager zal de afspraak maken voor de presentatie van de eerste concepten. Op de beoordeling daarvan gaan we een volgende keer dieper in.

Succes met uw eerste opdracht!

Ivonne Rozendaal