ABCOUDE - Binnen een succesvol voetbalelftal zijn de teamleden op elkaar ingespeeld. Zo kunnen ze optimaal samenwerken, wat doelpunten oplevert. U wilt natuurlijk ook dat de samenwerking binnen uw bedrijf iets oplevert: een betere productie, meer klanten of een efficiëntere vorm van werken. Hoe krijgt u uw medewerkers zo op elkaar ingespeeld dat zij het beste uit elkaar halen, dat alle aanwezige kwaliteiten worden benut en dat mindere punten worden aangevuld of gecompenseerd? Over welke vaardigheden moeten uw medewerkers beschikken om dit te kunnen? En waarop moet u zich als manager richten, om dit te stimuleren? BusinessCompleet.nl zette zes tips voor u op een rij.

Samenwerken met anderen is voor veel mensen een belangrijke motivator. Toch verloopt dit niet altijd vlekkeloos. Vaak heeft dit met de kwaliteit van de onderlinge communicatie te maken. Voor een goede communicatie wordt van alle teamleden betrokkenheid en inzet verwacht, maar ook een aantal vaardigheden.
U kunt deze natuurlijk ter sprake brengen tijdens een functioneringsgesprek. Maar het is natuurlijk leuker om ze speels aan de orde te laten komen tijdens bijvoorbeeld een actieve teamdag.

1) Luister
Het is belangrijk dat teamleden naar elkaar luisteren. Want iemand die gehoor vindt voor zijn ideeën, is eerder geneigd ideeën te produceren. En elk bedrijf heeft ideeën nodig om zich blijvend te kunnen verbeteren.

Goed luisteren begint met het zich bewust zijn van uw reactie op anderen of van de reacties die u ontlokt bij anderen.

Hoe is het gesteld met uw luistervaardigheid?

• Prima: u voelt behoeften van anderen aan en neemt de tijd voor anderen, u vraagt om verduidelijking, geeft feedback en toont betrokkenheid, u weet anderen over de praatdrempel heen te krijgen, wisselt informatie uit, luistert en reageert ontspannen op anderen en bent gewend door te vragen tot de kern.
• Goed: u laat anderen uitpraten en vraagt toelichting, maar houdt gesprekken het liefst zakelijk.
• Redelijk: u luistert naar anderen en neemt de gangbare gespreksnormen in acht, maar nodigt gesprekspartners niet actief uit en bent vooral reactief.
• Slecht: u moet zich inspannen om naar anderen te kunnen luisteren, want u wilt eigenlijk vooral uw eigen ervaringen vertellen, u onderbreekt anderen en komt niet makkelijk ter zake.

2) Vraag
Hierboven kwam al naar voren dat het belangrijk is om elkaar vragen te stellen tijdens het luisteren naar elkaar. Ook tijdens overleggen is het cruciaal om elkaar vragen te stellen. Want alleen zo komen de individuele doelstellingen van de teamleden naar voren, van waaruit aan de algemene doelstelling gewerkt kan worden. Daarbij is het goed om door te vragen: iemand een vraag stellen naar aanleiding van wat hij zojuist zei. Hiermee kunt u vaagheden verhelderen, hoofd- en bijzaken scheiden en tegenstrijdigheden oplossen. Maar er zijn valkuilen:

• U mag de ander geen woorden in de mond leggen. Wanneer iemand zegt: “Volgens mij ging het al een tijdje niet zo geweldig met die leverancier”, mag u daar niet van maken dat de leverancier dus wel over de kop zal gaan.
• Overdrijf het gedrag van de ander niet. Een vervelende vraag is: “Waarom word je zo zenuwachtig van mijn vraag?” Op die manier zet u de ander namelijk op een verkeerd spoor.
• Interpreteer niet. Dit doet u als u vraagt: “Bedoel je dat je baas eigenlijk gewoon slecht leiding gaf?” Beter is om te vragen “wat bedoel je met wat je net zei?”
• Wees niet negatief of suggestief in het stellen van vragen, maar stel uw vragen op een positieve en motiverende manier.

3) Overtuig
Moedig uw medewerkers aan om hun ideeën uit te leggen en te verdedigen, maar ook om hun ideeën als nodig aan te passen. Alleen zo zullen zij zich ontwikkelen. Kunnen overtuigen is bijvoorbeeld belangrijk bij het houden van een presentatie of het schrijven van een goed verhaal. Daarbij is gelijk krijgen de kunst. Gelijk hebben is vaak het probleem niet. Hoe overtuigt u de ander van uw gelijk? Hiervoor geldt: inhoud x verpakking = succes! Het gaat erom een goed betoog (het verhaal waarmee u probeert te overtuigen). Hiervoor moet u zich op vier manieren voorbereiden. Zorg ervoor dat:

• U ervan overtuigd bent dat uw mening en argumenten kwaliteit hebben. Zorg ervoor dat u de antwoorden weet op de vragen: waarom wil/vind ik dit (zo)?, hoe belangrijk is het voor me, wat voel ik erbij? Als u laat zien dat u bewogen bent door uw eigen idee, kunt u anderen ook in beweging krijgen. Wat zijn de argumenten voor en tegen mijn mening? Zorg dat u voorbeelden heeft die uw argumenten ondersteunen. En zijn er conclusies mogelijk met uw argumenten?
• Uw verhaal is afgestemd op uw publiek: hoeveel weten ze ervan, hoe staan ze er tegenover en waar ligt hun belang?
• Uw verhaal een goede structuur heeft: een sterk begin, een middenstuk en een eind.
• U het goed brengt: met zelfvertrouwen, gevarieerd en niet te gehaast.

4) Respecteer
Het is belangrijk om andere ideeën te respecteren èn te ondersteunen. Respect betekent aanzien, eerbied of waardering, die iemand heeft voor (of ontvangt van) iemand anders, vanwege zijn kwaliteiten, prestaties of vaardigheden. Het woord betekende oorspronkelijk ‘omzien naar’ en van daaruit ‘rekening houden met’. Zonder respect voor elkaar, is er geen basis voor samenwerking.

5) Help
Met elkaar samenwerken wordt vaak gezien als iets vanzelfsprekends. Dat het dat niet is, zal u niet meer verbazen. Het antwoord op de vraag ‘Wat maakt een groep mensen tot een team?’ is meer en moet concreter zijn dan 'iets voor elkaar over hebben' en 'een goede sfeer'.

Om te bepalen of er binnen uw team een samenwerkcultuur bestaat, kunt u zich afvragen: helpen of steunen mijn medewerkers elkaar als dat nodig is? Eventueel kunt u hierin investeren door uw team een survivaldag of -weekend aan te bieden: samenwerking gegarandeerd!

6) Wees betrokken
Samenwerken is ‘met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat’. Ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Daar is betrokkenheid voor nodig. Een betrokken werknemer voelt zich verbonden met de organisatie waarvoor hij werkt en het werk dat hij doet. Hij heeft ‘hart voor de zaak’ en spant zich in om de doelen te halen die de organisatie nastreeft. En dat ziet u natuurlijk graag!

Reorganisaties, bezuinigingen, fusies, maar ook een andere visie op de uitoefening van het werk kunnen de betrokkenheid bij het werk sterk verminderen.
Factoren die betrokkenheid positief beïnvloeden zijn: carrièremogelijkheden binnen de organisatie, een goed organisatiebeleid en een prettige bedrijfscultuur, goed leiderschap, de nodige beschikbare middelen om de functie uit te oefenen en erkenning voor persoonlijke prestaties.

Teamcultuur
Om snel(ler) te bepalen of er binnen uw team een samenwerkcultuur bestaat, kunt u ook de volgende punten eens langslopen: hebben we ‘oog voor elkaar’, helpen of steunen we elkaar als dat nodig is, is er waardering voor elkaar en onderling vertrouwen en is er een open feedbackcultuur: wordt er feedback gegeven, ontvangen en gevraagd, zowel bij complimenten als kritiek?
Komen we onze afspraken na en spreken we elkaar aan als dat niet gebeurt? Is er sprake van een respectvolle benadering van elkaar, zijn we loyaal naar elkaar, mogen er fouten gemaakt worden, worden die besproken en evalueren we regelmatig ons functioneren als team en ieders bijdrage hieraan?

Mieke de Vries | BusinessCompleet.nl