ABCOUDE - Werkgevers hoeven over heel veel beroepskosten van hun werknemers geen (of maar gedeeltelijk) belasting te betalen. Die beroepskosten voor uw werknemers zijn de kosten die niet tot het loon behoren. In deel 9: consumpties tijdens werktijd, maaltijden en personeelsfeesten.

Zie ook: Kostenvergoedingen voor uw personeel: zo zit dat (algemeen)

In de serie over kostenvergoeding voor uw personeel dit keer wat lichtere onderwerpen. We zullen het hebben over consumpties tijdens werktijd, maaltijden, (ook in bedrijfskantines) therapeutisch mee-eten en personeelsfeesten.

Consumpties tijdens werktijd
Goed nieuws: een vergoeding of verstrekking van consumpties tijdens werktijd hoort niet bij het loon. Onder consumpties verstaat de Belastingdienst koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde. Voor deze consumpties kan de werkgever - zonder nader bewijs - aan de werknemer een onbelaste vergoeding betalen.

Normbedragen
Wel staan voor vergoedingen van de kosten van consumpties maximale bedragen. De Belastingdienst heeft daarvoor normbedragen vastgesteld. Het normbedrag voor de consumpties tijdens werktijd is € 0,55 per dag en € 2,75 per week.

Wel of geen werktijd
Maar er zijn duidelijke regels. Meestal maakt de lunchtijd (evenals andere pauzes) namelijk geen deel uit van de (betaalde) werktijd. Als de werkgever de consumpties alleen tijdens de lunch of buiten de werktijd vergoedt of verstrekt, geldt deze vrijstelling namelijk niet omdat dit geen deel uitmaakt van die werktijd.

Toch kan de werkgever ook consumpties tijdens de lunch of tijdens de koffiepauze van een werknemer vrij vergoeden of verstrekken.

Maar dit geldt alleen als de werkgever deze consumpties tijdens werktijd vrij vergoedt of verstrekt. Dus niet buiten werktijd, zoals dus bijvoorbeeld de lunch.

Zakelijke prijs of kostprijs
Er is nog een uitzondering: als de werknemer aan de werkgever voor een consumptie geen (zakelijke) prijs betaalt (maar bijvoorbeeld alleen de kostprijs), is er ook sprake van een verstrekking. Ook in dat geval mag de werkgever geen onbelaste vergoeding meer geven.

Maaltijden
Dat was het hoofdstukje consumpties. Voor maaltijden gelden weer andere regels. Een vergoeding of verstrekking van maaltijden is onbelast, als de maaltijden een zogenoemd ‘meer dan bijkomstig zakelijk karakter’ hebben.

Meer dan bijkomstig zakelijk karakter
Wat verstaat de Belastingdienst dan onder een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter? Daarvoor heeft men 6 regels opgesteld:

1. Als de werknemer al dan niet verwacht overwerkt of werkt op koopavonden;
2. Bij dienstreizen;
3. Bij reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants;
4. Zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek;
5. Werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew;
6. Werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, of bijvoorbeeld boorplatforms.

Niet thuis eten?
Stel dat een werknemer door zijn werk (tussen 17.00 en 20.00 uur) niet thuis kan eten, dan is er volgens de Belastingdienst in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. De werkgever kan dergelijke maaltijden vergoeden. Sterker nog: de werkgever kan de werkelijke kosten ervan vergoeden.

Waar dan wel?
Het maakt voor de Belastingdienst niet uit waar de werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt. De werknemer mag bijvoorbeeld in een restaurant eten, bij een bakker kant-en-klare (luxe)broodjes kopen of bijvoorbeeld in een supermarkt inkopen doen.

Maaltijden in bedrijfskantines
De werkgever kan ook aansluiten bij de normbedragen voor maaltijden in bedrijfskantines. Deze normbedragen zijn:

• warme maaltijd: € 4,00 (per maaltijd)
• koffiemaaltijd: € 2,10 (per maaltijd)
• ontbijt: € 2,10 (per maaltijd)

Ook in de vergaderruimte
De regeling voor maaltijden in bedrijfskantines geldt ook als er geen bedrijfskantine is, maar de maaltijd wordt gebruikt in een andere ruimte, zoals een vergaderkamer of de werkruimte van een van de werknemers.

Wel belast
De eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag de werkgever op dit normbedrag in mindering brengen Als de werkgever de normbedragen niet (geheel) aan de werknemer in rekening brengt, is het verschil tussen het normbedrag en dat wat de werkgever in rekening brengt belast. Hierover kan eindheffing plaatsvinden.

Geen onbelaste vergoeding of verstrekking
Dus nog even voor de goede orde: onbelaste vergoeding en verstrekking is niet mogelijk als het zakelijke karakter van bijkomstig belang is. In dat geval moet de wekgever de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon rekenen.

Therapeutisch mee-eten
Sommige werknemers (zoals in de gezondheids- of welzijnszorg) zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collectieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met de hen toevertrouwde patiënten of bewoners. Voor dit zogenoemde therapeutisch mee-eten hoeft de werkgever bij deze werknemers niets bij het loon te tellen.

Personeelsfeesten en -reizen
En tot slot: personeelsfeesten en –reizen. Personeelsfeesten en –reizen (of de vergoedingen daarvoor) zijn vrijgesteld. Voorwaarde is wel dat de deelname openstaat voor tenminste driekwart van de werknemers, of voor tenminste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of een functionele eenheid (bijvoorbeeld een afdeling). Dit moet wel per inhoudingsplichtige beoordeeld worden en niet op concernniveau. Maar dat mag de pret niet drukken.

De andere artikelen over kostenvergoedingen zijn:
1- Zo zit dat
2- Kennis, studie, ICT en communicatie
3- De auto
4- Openbaar vervoer en de fiets
5- Van huisvesting tot kinderopvang
6- Van stoelmassage tot vakantieverlof
7- Van sparen tot gouden handdruk
8- Van personeelsleningen tot lief- en leedpotjes

Jacques de Vos | Businesscompleet