ABCOUDE - Ondernemers zijn vrijwel altijd druk bezet.Toch vergaderen ook zij vaak langer dan nodig is, zonder het doel van de vergadering te bereiken. Hier is iets aan te doen. De oplossingen liggen zelfs eigenlijk best voor de hand. We zetten er een aantal voor u op een rij.

Effectief vergaderen doet u door:
• Alleen sleutelfiguren uit te nodigen
• Nooit langer dan anderhalf uur te vergaderen
• Doelgericht te vergaderen

Stelt u zich eens voor: u zit een vergadering voor waarin u tot een besluit wilt komen over hoe uw bedrijf vorm gaat geven aan zijn vijfjarig bestaan. De helft van de acht genodigden blijkt echter niet aanwezig te zijn. U besluit de vergadering door te laten gaan, maar na afloop twijfelt u eraan of dit verstandig was. Er zijn beslissingen genomen, maar of er voldoende draagvlak voor is, moet nog blijken.

U had dit anders kunnen aanpakken. Een vergadering door laten gaan terwijl er sleutelfiguren ontbreken is niet efficiënt. U loopt dan de kans dat de beslissingen die worden genomen, later weer (moeten) worden herzien. U had kort voor de vergadering aan de genodigden een reminder kunnen sturen, met het verzoek eventuele verhindering te melden.

1) Doel
Het doel van de vergadering moet van te voren duidelijk zijn. We gaan praten over hoe de advertentieverkoop verhoogd kan worden, is geen duidelijk doel.

Op datum x willen we y keer zoveel advertenties hebben verkocht, wel.
Het doel van een vergadering kan op verschillende terreinen liggen, bijvoorbeeld:

• Het uitwisselen van informatie
• Het oplossen van een probleem
• Brainstormen
• Een actieplan opstellen
• Een besluit nemen
• Evalueren

Wat het doel ook is, om efficiënt te kunnen vergadering moet het doel van de vergadering bij de deelnemers bekend zijn, zodat zij tijdens de vergadering gericht kunnen meedenken. Ook kan dan tijdens de vergadering worden bijgestuurd als er wordt afgeweken van voor het doel relevante (deel)onderwerpen.

2) Agenda
Bij elke vergadering hoort een agenda met de gespreksonderwerpen, in volgorde van belangrijkheid. U moet zien te voorkomen dat bijvoorbeeld begonnen wordt met het vaststellen van de notulen en dat daaraan de halve vergadertijd wordt besteed.

Vervolgens is het aan de voorzitter om per agendapunt lijn aan te brengen in het gesprek en te voorkomen dat er inhoudelijk wordt afgedwaald. Onder andere door elk agendapunt kort en duidelijk in te leiden, van te voren te bepalen wie de aangewezen persoon is om als eerste iets over het agendapunt te zeggen, waar nodig een stemming te houden en aan het eind van ieder agendapunt samen te vatten en te benoemen wat er is afgesproken. Dit is ook voor de notulen handig.

3) Informatievoorziening
De deelnemers krijgen van te voren alle informatie die nodige is om efficiënt te kunnen vergaderen. Zo kan iedereen actief aan de discussies deelnemen en hoeft er tijdens de vergadering niet te worden ‘ingelezen’.

Het is belangrijk, dat de verstrekte informatie voor iedereen helder is, zodat het ook gelezen wordt: dus geen taaie stukken die bol staan van bijvoorbeeld onbegrijpelijk jargon of (veel) ingewikkelde technische details.

4) Uitnodigingen
U nodigt alleen diegenen uit, die voor het bereiken van het doel van de vergadering belangrijk zijn. Dat zijn bijvoorbeeld degenen die beslissingen kunnen en mogen nemen. Hoe minder mensen er aanwezig zijn, hoe gemakkelijker het is om te vergaderen. Andere betrokkenen krijgen na de vergadering een verslag.

5) Notulen met actiepunten
Er moeten altijd notulen worden gemaakt met daarbij een actielijst, waarin staat wie (voor) wanneer welke acties uitvoert. Ook bevat het de genomen besluiten, de reden waarom een besluit eventueel nog niet is genomen en een presentielijst.

Het is aan te raden de notulen binnen een dag te verspreiden, zodat de voorgenomen acties niet naar de achtergrond verdwijnen.

6) Locatie
Zorg voor een vergaderruimte met goede verlichting, goede presentatiematerialen, comfortabele tafels en stoelen, voldoende ventilatie en ruimte, voldoende ‘vocht’ en eventueel een lunch en alle nodige aansluitingen op internet en elektriciteit.

7) Kwaliteit
De kwaliteit van de voorzitter, de deelnemers en de onderlinge afspraken zijn de belangrijkste ingrediënten voor een korte, krachtige vergadering met resultaat.

Zie ook ons artikel ‘Maximaal rendement uit vergaderen’.

Mieke de Vries | BusinessCompleet.nl

(foto: © Nationale Beeldbank)