ABCOUDE - Teambuilding kan belangrijk zijn voor uw bedrijf. Daarvoor zijn bijvoorbeeld bedrijfsuitjes in het leven geroepen. Maar een bedrijfsuitje kan aardig in de kosten lopen, zeker als u naar het buitenland wilt. Toch zijn er verschillende mogelijkheden voor u om de kosten te beperken. Daar helpt de Belastingdienst graag een handje aan mee, ook met de nieuwe werkkostenregeling.

U kunt het zo gek niet bedenken, of u kunt er wel met uw bedrijf naar toe. Van stedentrips naar New York, Berlijn of Rome, tot teambuilding in Tunesië. Landen als Turkije, Spanje, Kroatië en Griekenland gaan steeds populairder worden. Dus ook voor het bedrijfsuitje kunnen dat interessante bestemmingen zijn. Maar ook Malta en vooral Cyprus zijn zeer gewilde (vlieg)bestemmingen.

De cijfers
Dat blijkt ook uit de meest recente GfK Travelscan, op basis van de boekingscijfers tot en met 8 maart. Zo steeg het aantal boekingen naar Cyprus in vergelijking met vorig jaar met bijna 35 procent, naar Turkije met meer dan 21 procent en naar Griekenland bijvoorbeeld met bijna 10 procent. De GfK Travelscan overigens, is een scan van GfK Retail and Technology. Dat is een onderdeel van de GfK Group, een van de vier grootste marktonderzoekers ter wereld. Zij meten onder meer in de reisbranche de exacte boekingscijfers maar ook bijvoorbeeld boekings- en vertrekmoment, verblijfsdagen, reissom, verzekeringen en vertrekhavens.

Regels van de Belastingdienst
U denkt wellicht: ik zou dat wel willen met mijn bedrijf, maar waar kan ik dat van betalen? En juist in de kosten kan de Belastingdienst wellicht wel iets voor u betekenen.

U kunt bijvoorbeeld nog gebruik maken van regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Maar ook in de nieuwe werkkostenregeling is er wel iets mogelijk.

Twee regelingen
U kunt dus onder twee regelingen vallen (zie ook op de site van de Belastingdienst, onder Personeelsfeesten, -reizen en dergelijke):
1. U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen
2. U maakt gebruik van de werkkostenregeling

1 - U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen
Personeelsfeesten, -reizen en dergelijke of vergoedingen daarvoor zijn vrijgesteld. Tenminste als de kosten daarvan per werknemer niet hoger zijn dan € 454 per kalenderjaar. Ook moet de deelname openstaan voor tenminste 3/4 van uw werknemers of voor tenminste 3/4 van de werknemers die behoren tot een zogenoemde organisatorische of een functionele eenheid. Dat zijn ingewikkelde omschrijvingen voor bijvoorbeeld een afdeling. Maar let wel op: Dit moet per inhoudingsplichtige beoordeeld worden en niet op concernniveau. Ook mag het gezamenlijke karakter van de activiteit niet ontbreken.

Uitzonderingen
Uiteraard zijn er uitzonderingen. Zo leidt deelname van de partner van de werknemer aan de activiteit niet tot een verdubbeling van de vrijstelling. En ook is de vrijstelling niet van toepassing als alleen de directeur-grootaandeelhouder (en zijn partner) van de personeelsfeesten, -reizen en dergelijke gebruikmaken.

Niet meer dan 454 euro?
Maar er zijn nog meer uitzonderingen. Wat ook nog van belang is, dat als de kosten per kalenderjaar meer bedragen dan € 454, u over het belaste bedrag loonheffingen moet inhouden. Hierbij is eindheffing onder bepaalde voorwaarden mogelijk. Voor meer informatie hierover kunt u terecht op de site van de Belastingdienst: Eindheffing bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen.

De werkkostenregeling
Maar als u geen gebruik meer maakt van de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen, maakt u gebruik van de werkostenregeling. Want het zal u waarschijnlijk niet zijn ontgaan: sinds 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling: de werkkostenregeling. Door deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Werkkostenregeling of vrije vergoedingen en verstrekkingen
De werkkostenregeling is in de plaats gekomen van de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. U bent nog niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot en met 2013 mag u ieder jaar opnieuw kiezen voor de werkkostenregeling, of nog voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Na 2013 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers.

2 - U maakt al gebruik van de werkkostenregeling
De factuurwaarde (inclusief btw) van personeelsfeesten, -reizen en dergelijke, of vergoedingen daarvoor is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
Veel plezier!

Jacques de Vos | BusinessCompleet.nl

Zie ook:
Fiscus betaalt uw bedrijfsuitje
101 tips voor geslaagd bedrijfsuitje
7 Tips voor een bedrijfsuitje