ABCOUDE - Payrolling is populair. Vooral bij ondernemers die met flexibele uren werken. Dit geeft veel extra administratief werk, wat uitbesteed kan worden. Een payrollorganisatie kan de gehele loonadministratie en de daarbij behorende verplichtingen en financiële risico’s van u overnemen.

Als u uw werknemer(s) inhuurt via een payrollaanbieder:

• neemt deze uw personeel op papier in dienst. Hij is dan juridisch gezien de werkgever, wat inhoudt dat hij ook de arbeidsrechtelijke risico’s van u overneemt, zoals risico’s rond arbeidscontracten, ziekte, loondoorbetaling en proeftijden. Hij schakelt bijvoorbeeld de arbodienst in en verzorgt de verzuimbegeleiding;
• blijft u de baas en verandert er niets op de werkvloer. U blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding, stuurt de medewerker zelf aan, voert zelf de functionerings- en beoordelingsgesprekken en bepaalt zelf de hoogte van het salaris van de medewerker;
• horen alle administratieve taken en handelingen zoals het verzorgen van arbeidsovereenkomsten, de salarisuitbetaling, ziekmeldingen en de begeleiding bij ziekte, loondoorbetalingen, jaaropgaven, ontslagprocedures, salarisadministratie en de verwerking van CAO- en wetswijzigingen tot het dienstenpakket van de payrollaanbieder;
• haalt u extra kennis van wet- en regelgeving binnen. Veel payrollbureaus geven als extra service advies over arbeidszaken en informeren u over nieuwe en veranderende wet- en regelgeving. Kies een aanbieder die in uw branche thuis is en dus de cao en wetgeving van uw branche kent en bijhoudt.

Wilt u freelancen maar heeft u geen VAR kunnen krijgen of wilt u die niet, dan is een payrollorganisatie ook een uitkomst.

Deze neemt u in dienst, zodat u gewoon uw werk kunt doen. Hij verzorgt meteen uw salarisadministratie en de facturatie aan de opdrachtgever. U heeft dan minder last van laat- of niet betalende klanten, want het payrollbedrijf staat garant voor doorbetaling van uw loon. Bij voldoende opdrachten heeft u zo een gegarandeerd regelmatig inkomen.

Het is wel zo dat u dan natuurlijk niet (meer) voldoet aan de voorwaarden die de Belastingdienst stelt aan aftrekposten voor zelfstandige ondernemers, zoals de zelfstandigenaftrek en de investeringsaftrek.

Wat kost payrolling?
Een payrollbureau rekent meestal met een omrekenfactor per gewerkt uur. Hierin zijn de kosten verwerkt om aan alle financiële verplichtingen te kunnen voldoen. De omrekenfactor varieert van 1,50 tot 1,75. Ook betaalt u vaak een bureaumarge; de ‘winst’ van het payrollbedrijf. Deze marge varieert van 20 tot 25 eurocent per gewerkt uur. Een enkel payrollbedrijf heeft de bureaumarge verwerkt in de omrekenfactor.

Stel, een werknemer verdient bruto € 10 per uur. De omrekenfactor per gewerkt uur is bij payrollbureau Y 1,60 met een bureaumarge van 22 eurocent. Payrollbureau Z heeft een omrekenfactor van 1,65 zonder bureaumarge.
Aan payrollbureau Y betaalt u dan: (€ 10 x 1,60) + € 0,22 = € 16,22 per uur.
Aan payrollbureau Z betaalt u dan: € 10 x 1,65 = € 16,50 per uur.
Aan de hand van het uurtarief, de omrekenfactor en de bureaumarge kunt u zelf (laten) narekenen wat het u zou kosten en of het loont om (deels) gebruik te maken van payroll. (Bron: Horeca Nederland)

Een freelancer die besluit in dienst te treden van een payrollorganisatie, betaalt meestal zo’n 5% van het tarief dat hij aan zijn opdrachtgevers vraagt. Daarnaast
gaan de premies sociale verzekeringen en de belasting nog van het tarief af. Een goede accountant of boekhouder kan goedkoper zijn.

Het kan ook uitmaken of u voor payrolling gebruik maakt van een uitzendbureau of een in payroll gespecialiseerde organisatie. Laatst genoemden hebben door hun specialisatie meer te bieden qua dienstverlening, daarnaast hebben zij vrijwel altijd minder overheadkosten, waardoor zij lagere tarieven kunnen hanteren.

Waar u op moet letten
Sommige payrollorganisaties zijn goedkoper dan andere, doordat ze uw medewerkers minder vakantiedagen geven, een slechte pensioenvoorziening hebben of een laag percentage loondoorbetaling bij ziekte. Of uw medewerkers hebben geen arbeidsovereenkomst maar een uitzendovereenkomst, waarmee ze zonder risico's van hen afkunnen als het moet.
Vergelijk dus niet alleen de prijs, maar ook de voorwaarden. Deze kunt u als het goed is ook vinden in de inleenovereenkomst en de algemene voorwaarden.

Het is aan te raden om erop te letten of de organisatie de juiste certificeringen heeft, zoals NEN 4400, ABU en NBBU en of hij is aangesloten bij de Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO). Dankzij de VPO ligt er nu een cao voor payrollorganisaties.
VPO-aangesloten ondernemingen worden gecontroleerd op een correcte toepassing van deze cao, de afdracht van belastingen en sociale premies en de kwaliteit van de administratieve processen en de bedrijfsvoering. Een payrollbureau kan ook aangesloten zijn bij erkende organisaties in de uitzendbranche, zoals ABU of NBBU.

U blijft in beginsel (mede)aansprakelijk voor de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen. Gaat het payrollbedrijf failliet, dan kan het zijn dat u premies en belasting moet afdragen aan de belastingsdienst en UWV, ook als u die al eerder aan het payrollbureau heeft afgedragen.

Mieke de Vries | BusinessCompleet.nl