ABCOUDE - Als ondernemer heeft u altijd te weinig tijd. Dus ook om uw to-do-list af te werken. Terwijl u natuurlijk het liefst heeft dat er aan het eind van de dag, of in ieder geval aan het eind van de week niets meer op staat. Maar dit is moeilijk als er altijd maar weer dingen tussendoor komen, zoals zieke medewerkers, internet dat uitvalt, langdurende telefoontjes of gewoon een file. Hoe lost u dit probleem keer op keer op? BusinessCompleet.nl zette in deel 1 een aantal tips voor u op een rij. Dit tweede deel gaat in op de tip: ‘Voer iedere taak die binnen twee minuten uitgevoerd kan worden, direct uit’.

Volgens ‘Het Persoonlijk Efficiency Programma (PEP) van Kerry Gleeson, is uitstel één van de voornaamste redenen waarom we zaken niet voor elkaar krijgen. In dit boek met de ondertitel ‘Werkdruk? Krijg meer plezier in je werk’ krijgt u precies uitgelegd waarom het nog beter is om dingen meteen te doen, dan ze onder te brengen op gecategoriseerde actielijsten.

Uw doelstelling zou moeten zijn iets te doen, zodra u het tegenkomt. Want wanneer u veel taken te doen heeft, bent u vaak veel tijd kwijt met het ordenen van de taken en het stellen van prioriteiten. Deze tijd kunt u beter gebruiken om taken op uw actielijst uit te voeren!

Voorbeeld
U komt op uw werk, zet de computer aan en opent uw e-mailprogramma.

Er zitten meer dan honderd berichten in uw inbox, waarvan vele al dagen of weken. Een mailtje van mevrouw X doet u opeens beseffen dat u haar nog moet bellen. U neemt zich voor dat braaf in uw achterhoofd te houden en leest de volgende mail. Dat is er één van een klant en u denkt: deze moet ik vandaag nog beantwoorden. Vervolgens bekijkt u de volgende mail en ziet u dat u contact met uw leverancier moet opnemen. De volgende mail lijkt niet belangrijk. U denkt; dat komt nog wel… En zo gaat het maar door. Het eind van het liedje is, dat u een heleboel e-mails en documenten heeft doorgenomen, naar aanleiding waarvan u heeft bedacht dat u iets moet ondernemen. Maar intussen heeft u eigenlijk niets gedaan.

Veel mensen bekijken hun mail eerst vijf keer, voordat ze er iets mee doen. En u zult moeten toegeven; iets duurt langer als je het vijf keer doet dan één keer. Vul uw dag niet met dingen die u niet gaat doen! Ga in plaats daarvan verder met wat u wel gaat doen en doe het nu. Als u niets aan uw papierwerk wilt of kunt doen, kijk er dan ook niet naar. Hetzelfde geldt voor uw e-mail, post en voicemail-berichten.

Beperk de informatiestroom
Nog meer tijd kunt u besparen wanneer u voorkomt dat er veel informatie via uw e-mails, fax, Blackberry, elektronische zakagenda, mobieltje of via de post binnenkomt. Ga na waar de informatie waar u niet veel aan heeft vandaan komt. Haal vervolgens de afzenders van uw maillijst, of zeg het abonnement op.

Als u dit moeilijk vindt kunt u het ook iemand anders of uw e-mailprogramma voor u laten doen. Alle e-mailprogramma’s kunnen binnenkomende mails filteren. Wanneer u creatief bent, kunt u vast wel een manier bedenken waarop andere ongewenste informatie ook gefilterd wordt. U kunt ook bepaalde mails, zoals bulletins en nieuwsbrieven in een bepaalde map laten binnenkomen en de inhoud ervan bijvoorbeeld eens per week doornemen.

Activiteiten bundelen
Het is handig om dingen die onder één categorie vallen tegelijk en op een vast tijdstip doen. Zoals mensen terugbellen, informatie archiveren, informatie doorlezen en bijvoorbeeld boodschappen doen. Ze hebben dezelfde voorbereiding nodig, die u dan maar één keer hoeft uit te voeren. Als u ze op een vast tijdstip uitvoert wordt het routine, zodat u er minder bij hoeft na te denken, net als bij het poetsen van uw tanden.

Doe het meteen goed
Kies wel het juiste tijdstip voor uw gebundelde activiteiten. Als u mensen gaat terugbellen en niemand is bereikbaar, moet u het later opnieuw proberen. Daarvoor moet u dan weer uw bezigheden afbreken, uw spullen pakken en uzelf voorbereiden. Dat is dubbel werk en kost meer tijd.
Geef ook wanneer u iemands voice-mail inspreekt, meteen alle informatie, zodat u niet nodeloos hoeft te worden teruggebeld. Wees meteen de eerste keer dat u iets zegt duidelijk.

Plannen en tijd blokken
Spendeer meer tijd aan plannen. In plaats van over iets na te denken zet u het gewoon in uw agenda.
Maar dan wel op een moment dat u tijd heeft geblokt voor dat soort taken. Zorg dat u dan niet wordt gestoord voor andere dingen. Dat is belangrijk, want u doet veel meer in een ongestoord anderhalf uur, dan in drie uur waarin u regelmatig wordt gestoord.
Stel ook een limiet aan de tijd dat u aan iets werkt. Dan krijgt u het meestal ook af, want u stelt zich erop in. Wanneer u geen limiet stelt, doet u er vaak langer over.
Plan uw tijd zo in, dat er ruimte overblijft voor onverwachte zaken.

Onderhoud
Ruim meteen de spullen die u gebruikt weer op, wanneer u met de actie klaar bent. Maar ook: doe wat u moet doen aan onderhoud. Wanneer u uw auto perfect onderhoud, maar de olie nooit ververst, zal alles voor niets zijn. Want de auto zal op een gegeven moment het loodje leggen. Voor uw administratie geldt: wanneer u een deel van uw administratie verzaakt te doen, zult u nooit een opgeruimd gevoel hebben. Succes!

Mieke de Vries | BusinessCompleet.nl