ABCOUDE – Ondanks de recessie groeien heel wat ondernemingen gewoon door. Maar goed groeien is niet eenvoudig.

Als ondernemer bent u nog niet vanzelf een manager. Elke groeiende ondernemer worstelt met de vraag hoe je een goed bedrijf opzet en hoe je de taken verdeelt.

Levenscyclus bedrijf
Elk bedrijf gaat in zijn bestaan door verschillende fases heen: de levenscyclus van een bedrijf. We delen de levenscyclus in vier fases in. Goede bedrijven blijven bestaan omdat ze de cyclus in zekere zin steeds opnieuw doorlopen.

1) Opstartfase
In deze fase is het bedrijf nog embryonaal. Alles draait om de ondernemer en zijn innovatieve idee.

2) Groei
Het bedrijf is doorgebroken in de markt. Het groeit en ontwikkelt zich snel.

3) Stabiliteit
Het bedrijf is volwassen. De omvang van het bedrijf stabiliseert.

4) Veroudering
Het bedrijf is over zijn hoogtepunt heen en vertoont tekenen van krimp.

Van opstartfase naar groei
In de opstartfase draait alles om de ondernemer. Hij (of zij) heeft een innovatief idee en is zelf tevens de uitvoerende. In feite is dit ondernemerschap van de opstartfase het ondernemerschap dat door veel mensen wordt geambieerd. In deze fase is de ondernemer helemaal eigen baas. Hij kan zijn eigen koers bepalen en zijn eigen fouten maken en successen behalen. Nooit meer kijkt een baas op zijn vingers en niemand die hem vertelt dat hij iets niet goed doet of dat het anders zou moeten.

Groeifase
Na de opstartfase volgt de groeifase.

De hoeveelheid werk wordt nu teveel voor de ondernemer om alles zelf te blijven doen. Er zijn steeds meer contractverplichtingen met klanten en leveranciers. Bovendien wil de ondernemer zelf graag verder groeien. Dat kan alleen maar door personeel aan te nemen. Dat betekent dat het bedrijf er anders uit moet gaan zien, en dat de rol van de ondernemer sterk gaat veranderen. De ondernemer zal processen moeten ontwerpen voor hoe er in zijn organisatie op een effectieve manier kan worden gewerkt. De ondernemer wordt daarmee nu ook een manager.

Ondernemer is niet vanzelf manager
‘Succesvol ondernemerschap is eerder een kwestie van karakter dan van kennis’, heette ooit een studie van de universiteit Nyenrode. Het is – deels – waar. Ondernemerschap vergt een bepaalde set van karaktereigenschappen: eigenzinnigheid, durf, daadkracht en vindingrijkheid, om er maar enkele te noemen. Een ondernemer is vaak een creatief, een wandelende ideeënbus die altijd nieuwe ideeën heeft voor een product of een bedrijf. De karaktereigenschappen van een manager zijn niet dezelfde. Een manager brengt structuur aan in een organisatie en begeleidt mensen. Een manager zorgt voor de inbedding van ideeën in werkbare processen. Hij ziet vooruit, organiseert, delegeert, coördineert en beheerst. Het valt veel ondernemers lastig de slag te maken van ondernemer naar (ook) manager.

Structuur bouwen
De toename van de hoeveelheid werk en de komst van personeel vragen om het structureren van werkprocessen en het verdelen van taken. Deze taken en processen die de ondernemer eerst allemaal zelf uitvoerde, moeten worden beschreven en gecategoriseerd. Vervolgens moet worden bepaald welke taken worden gedelegeerd, welke taken bij welke afdeling/werknemer komen en welke taken bij de ondernemer blijven.

Onbewuste processen
“Veel ondernemers hebben processen in hun hoofd, vertelt procesmanager Carolien Kars van Flow Profile, “maar zijn zich daar niet bewust van. Als je ze vraagt hoe ze het doen, zeggen ze: we doen maar wat. Toch werken ze op een bepaalde manier gestructureerd.

Functioneel
Bij een kleine organisatie zijn de taken meestal functioneel ingedeeld. Daarbij kan er gedacht worden aan een taakverdeling waarbij één persoon de verkoop doet, een ander de inkoop en een derde de administratie. Vaak vallen inkoop en administratie onder de zelfde persoon. Bij een klein bedrijf waarin wordt geproduceerd, kan er ook een scheiding zijn tussen de afdeling productie en de afdeling inkoop, verkoop en administratie.

Overzicht
“Zo’n functionele indeling is prima, zegt Carolien Kars. “Procesanalyse is doorgaans pas later nodig. Dan zijn de afdelingen groter geworden en op een gegeven moment groeien ze uit elkaar.
Bij sommige bedrijven gebeurt dat al bij 7 man personeel, bij andere bij 70. Het hangt er vanaf hoe eenvoudig en overzichtelijk het bedrijf is. Sommige bedrijfstakken vragen heel simpele productieprocessen, waarbij de baas fluitend door de productiehal loopt om er op toe te zien hoe alle 70 personeelsleden aan het werk zijn. Maar bij andere bedrijven wordt het al bij minder dan 10 werknemers onoverzichtelijk. Het instellen van een managementlaag is een manier om de uitvoering van het werk te verbeteren. Tegelijkertijd delegeert de ondernemer daarmee een stuk controle en kan dat er voor zorgen dat zaken niet gaan zoals bedoeld, of het kan aanleiding zijn voor het uit elkaar groeien van afdelingen.

Waar moet een ondernemer op letten als hij taken verdeelt?
“De geldstroom is een belangrijke. Heel veel ondernemers hebben een hekel aan de boekhouding en besteden die het liefst zo snel mogelijk uit. Toch moet je ook de boekhouder controleren. De productstroom is ook een aandachtspunt. De verkoopafdeling moet niet dezelfde zijn die ook de prijzen vaststelt. En is het belangrijk om de juiste mensen bij elkaar te zetten, en wel zo dat er goed gewerkt wordt.

Rikco Pardoen | BusinessCompleet.nl