ABCOUDE - Herkent u zichzelf in dit profiel: gedreven, onafhankelijk, prestatiegericht en een doenersmentaliteit? Net als vele andere ondernemers vindt u het dan misschien moeilijk om zaken los te laten en over te dragen.

Als ondernemer bent u de trotse vader of moeder van een bedrijf, dat met veel liefde en hard werken soms snel groot wordt. De studeerkamer wordt verruild voor een monumentaal kantoorpand, er wordt personeel aangenomen en het aantal klanten en zakenrelaties neemt toe. Kortom, de to do list wordt langer.

Niet nodig
In veel gevallen blijkt dat het niet noodzakelijk is dat deze lijst zo lang is. Soms kan er wel 60% van de lijst worden gedelegeerd naar medewerkers die uiteindelijk ook met dit doel zijn aangenomen. Het verliezen van de controle is vaak een grote angst van een ondernemer met als gevolg dat hij te veel zaken ‘zelf wel even doet’. De kans is groot dat u hierdoor moeilijk bereikbaar bent, wat niet goed is voor de continuïteit op de werkvloer. Ten slotte bent u de eindverantwoordelijke en moet er daarom gewacht worden op een ‘go’ van uw kant.

De oplossing hiervoor is investeren in inwerken van het personeel. Dit kost veel tijd, maar het levert u uiteindelijk meer op.

Voorbereidend werk
Eerst zult u in kaart moeten brengen wat uw eigen taken en rollen binnen het bedrijf zijn.

Welke taken kunnen alleen door u worden uitgevoerd? De volgende stappen bereiden u voor op het uit handen durven geven van werk.

1) Maak een duidelijke organisatiestructuur en stel iedereen hier van op de hoogte. Taken kunnen goed gedelegeerd worden als er sprake is van een duidelijke rolverdeling. Al is een onderneming klein, dit hoeft niet te betekenen dat de structuur makkelijk in elkaar zit. Bovendien voorkomt een uitgesproken organisatiestructuur dat er subtiele verschillen ontstaan tussen medewerkers op basis van sociale vaardigheden.

2) Breng de medewerkers op de hoogte van de doelstellingen van het bedrijf. Dit zorgt voor betrokkenheid, wat leidt tot grotere motivatie.

3) De bedrijfsdoelstellingen dienen te worden vertaald in concrete werkinstructies. Als het doel van de functie duidelijk is, kan de medewerker er alles aan doen om voor een goed resultaat te zorgen.

4) Richt de functies zo in dat de medewerker de ruimte heeft om zichzelf te ontplooien en er voldoende uitdaging is. Zorg ook voor een goede verdeling van zware en minder zware taken. Als medewerkers op de juiste plek zitten, ze zullen snel leren en zaken van u over willen nemen.

5) Evenwicht vinden in het leveren van kwaliteit en het maken en leren van fouten is voor middelgrote en kleine bedrijven van essentieel belang. Zet daarom regelmatig de successen en fouten op een rij en bespreek deze met uw medewerkers. Probeer te achterhalen waarom iets een succes is geworden of waar het juist mis is gegaan.

6) Probeer de communicatie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het voordeel van mkb-bedrijven is dat de lijnen kort zijn. Daardoor zijn ze erg flexibel. De flexibiliteit kan echter ook omslaan in onduidelijkheid. Breng structuur aan en maak afspraken over de middelen en tijdstippen waarop gecommuniceerd wordt. Hierdoor wordt de kennis beter door de organisatie verspreid.

7) Zorg er voor dat de werknemers alle hulpmiddelen tot hun beschikking hebben om hun werk goed te kunnen doen.

De truc is om uw personeel te leren wat u ook kunt en erop te leren vertrouwen dat zij dit net zo goed zullen doen als uzelf. Delegeren kan betekenen dat u geleidelijk aan de verantwoordelijkheid en de vrijheid van uitvoering vergroot.

8) Maak een mapje aan in uw Outlook waarin u dagelijks alle dingen kopieert die u eigenlijk door iemand anders had willen laten doen. Bekijk de lijst een keer in de week op een rustig moment en ga na wie u op welke taken kunt inwerken.

9) Ga zo veel mogelijk voor interne promotie. Naast het feit dat een extern erg duur is, motiveert een promotie de werknemers enorm. De sfeer en de prestatie op de werkvloer zullen hierdoor ook verbeteren.

10) Delegeer de taken niet alleen naar de beste werknemers. Zorg dat de opdracht past binnen het takenpakket van de werknemer. Kies de medewerker waarbij de opdracht het beste past, qua bekwaamheden, interesses en ontwikkelingsmogelijkheden.


Yvon van der Veen | BusinessCompleet.nl