ABCOUDE - Flexplekken zijn tien jaar geleden geïntroduceerd, bekritiseerd, en inmiddels steeds vaker geaccepteerd. Het concept kan veel voordeel opleveren, maar wie doet u als ondernemer nou eigenlijk een plezier met flexplekken: uw werknemer of uzelf?

Steeds meer werkgevers zien de voordelen in van deze manier van kantoorinrichting. Uit een onderzoek van netwerkspecialist Axians is gebleken dat in 2008 driekwart van de bedrijven flexplekken hebben ingericht en dit jaar is dat zelfs toegenomen tot 90%.

Flexplekken brengen voor de werkgever een aantal voordelen met zich mee. Het kan een hoop kantoorruimte en dus geld besparen. Flexplekken kunnen bovendien een positieve invloed hebben op de productiviteit van de werknemer. Door bijvoorbeeld de scheidingswanden tussen verschillende afdelingen weg te halen, wordt er een lichtere ruimte gecreëerd. Dit en de dynamiek en openheid die de flexplek in het bedrijf brengt, vergroten vaak de werktevredenheid van de werknemer. En tevreden werknemers presteren over het algemeen beter.

Wat de boer niet kent
Wat vindt de werknemer zelf van de flexplekken? Cijfers van het Delftse Center for People and Buildings(CfPB) laten zien dat de flexplek niet populair is onder de traditionele kantoorgebruikers. De geluiden onder de flexplekmedewerkers zijn wel een stuk positiever. De positieve respons onder de gebruikers lag tussen de 55% en de 75% tegenover een positief respons tussen de 43% en 57% onder de niet gebruikers.

Zodra medewerkers gewend zijn aan het systeem is het opgeven van de vaste werkplek voor meer dan 80% geen probleem meer blijkt uit onderzoek van het CfPB.

Zo kom je door te wisselen van plek niet alleen steeds naast een andere collega te zitten die je anders nooit beter had leren kennen, maar zien collega’s ook van elkaar wat ze precies doen. De kennisuitwisseling is hierdoor een stuk groter. Dit is zowel voor de werknemer als werkgever een groot voordeel. Naast dit praktische punt is het ook erg leuk dat meer verschillende collega’s contact hebben met elkaar, in plaats van met enkele specifieke collega’s. Zoals vaak voorkomt bij traditionele kantoren.

‘Sorry, maar dat is mijn vaste flexplek’
Toch valt er natuurlijk altijd iets te verbeteren. Zo komt het voor dat er geen aparte ruimtes zijn voor afspraken met klanten of dat er te weinig plekken zijn op dagen waarop de thuiswerkers ook op kantoor verschijnen. Soms worden er juist teveel plekken gecreëerd wat tot gevolg heeft dat medewerkers zich een vaste plek toe eigenen, omdat zij niet ‘gedwongen’ worden ergens anders te gaan zitten. Medewerkers die het dichtste bij het werk wonen hebben zo elke dag de hoofdprijs en de ‘vlek’ waar je wordt weggekeken is voor degene die later komt.

Ook blijkt uit hetzelfde onderzoek dat 20% van de werknemers een innovatieve werkplek helemaal niet bij het bedrijf vindt passen. Ook een te kleine ruimte kan een negatieve werking hebben op de mening over flexplekken en wanneer er te weinig concentratiecellen worden aangeboden, kan geluidsoverlast een issue worden.

Wat dus wel en wat niet?
Voordat u besluit over te gaan op een innovatieve inrichting zult u dus goed na moeten gaan of deze vorm wel bij uw onderneming past. Maar ook of uw kantoor zich hiervoor leent.

Wanneer het kantoor en uw onderneming aan deze randvoorwaarden voldoen, kunt u het maximale uit flexplekken halen door:

• Voldoende flexplekken in te richten en wisselende schema’s waarin staat wie wanneer waar zit.
• Zorgen voor goed geïsoleerde concentratieplekken met een goede akoestiek.
• De plekken van goede ICT-faciliteiten te voorzien.
• Zoveel mogelijk plekken met voldoende privacy.
• Voldoende goed gefaciliteerde vergaderruimten op niet al te grote afstand van de werkplek.
• Zeer belangrijk: Geen uitzonderingen, dus ook u als leidinggevende geeft uw vaste plek op.
• Richt ook de flexplekken gezellig en praktisch in, want elke dag je plant meeverhuizen is geen doen.

Zoals voor elke nieuwe beleidsvoering geldt is goede communicatie de sleutel tot succes. Geef het personeel gedegen informatie en biedt ruimte voor discussies. Door het personeel erbij te betrekken, creëert u draagvlak. Daarnaast is het belangrijk dat iedereen op de hoogte is van de regels en deze ook naleeft. Een arbodeskundige kan u goed op weg helpen bij de begeleiding van een dergelijk project.

De gebruikers delen graag hun mening op het internet en met name ontevreden gebruikers laten graag hun stem horen. Een positiever gestemde ‘medeflexplekgebruiker’ vraagt de anderen dan ook terecht: “Zijn dit nu vooral reacties in de geest: het is anders, dus deugt het niet? Wanneer dit concept op de juiste manier wordt geïmplementeerd en iedereen de regels naleeft, kan dit voor zowel werkgever als werknemer een hoop voordelen opleveren.

Yvon van der Veen