ABCOUDE - Als ondernemer bent op de hoogte van wat er allemaal in uw bedrijf omgaat. En dat komt omdat u een goede administratie bijhoudt. Want een goede administratie vormt de basis van uw bedrijfsvoering.

TIP, zie ook: 4 Ratioformules voor een gezond bedrijf

1) Verplicht
De administratie vormt de basis van uw onderneming. Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt. Zo kunt u overzicht houden, ontwikkelingen signaleren en op tijd beslissingen nemen. Daarnaast is het de basis voor uw belastingaangiften. Want u bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze zeven jaar te bewaren.

2) Ook de aanloopkosten al bijhouden
Ook als u een bedrijf opstart maakt u waarschijnlijk al kosten. Daarom is het vanaf het begin af aan belangrijk om deze (zakelijke) uitgaven goed bij te houden. U mag namelijk de aanloopkosten van de Belastingdienst als bedrijfskosten aftrekken. Ook de uren die u heeft gemaakt voorafgaand aan de start van uw onderneming moet u bijhouden. Die uren kunnen namelijk ook meetellen voor het zogenoemde urencriterium voor bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek.

3) De administratie opzetten
Een administratie wil zeggen dat u alle gegevens over uw onderneming vastlegt. Begin daarom als u een bedrijf start meteen met het opzetten van een administratie.

4) Voor uw bedrijfsvoering
Met een goed bijgehouden administratie hebt u snel de beschikking over de cijfers en resultaten van uw onderneming om inzicht te krijgen in uw kosten, uw omzet en uw winst.

Aan de hand hiervan kunt u inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bijstellen.

5) Voor het invullen van uw aangiften
Uw administratie vormt de basis van uw aangiften. De Belastingdienst wil de aangiften immers snel en goed kunnen controleren. Het kan zelfs vervelend worden als uw administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg heeft bewaard. De belastingdienst stelt dan zelf uw omzet en winst vast. Ook zal de Belastingdienst dan zelf de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, dan moet u zelf bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'.

U kunt uw aangifte omzetbelasting niet invullen als u geen duidelijke overzichten hebt van uw aan- en verkopen. Nog een ander voordeel van een goede administratie is dat u aanspraak kunt maken op regelingen zoals de kleine-ondernemersregeling voor de btw.

6) Eisen bedrijfsadministratie
De belastingdienst heeft een lijstje gemaakt met wat er allemaal bij uw administratie hoort. In principe horen alle gegevens over uw onderneming bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• 1- Kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen)
• 2- Financiële aantekeningen (bijvoorbeeld het inkoop- en verkoopboek)
• 3- Tussentijds gemaakte controleberekeningen
• 4- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• 5- Bank- en giroafschriften
• 6- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• 7- Agenda's en afsprakenboeken
• 8- Correspondentie
• 9- Software en databestanden

7) Aftrekposten
Verstandig is ook om een urenadministratie bij te houden. Want hoeveel uur besteedt u eigenlijk aan uw onderneming? Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt.

8) Eisen btw administratie
Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw u moet betalen. Dat betekent in de praktijk vooral dat u van de volgende zaken overzichten bijhoudt:

• 1- Facturen die u zelf uitschrijft
• 2- Facturen die u moet betalen
• 3- Uitgaven
• 4- Ontvangsten
• 5- Privégebruik van goederen en diensten

9) En als u werkgever wordt?
Als u de stap zet om personeel aan te nemen, dan moet u zich eerst als werkgever bij de Belastingdienst aanmelden. Want als werkgever komt er ineens nog heel veel meer op u af. U krijgt bijvoorbeeld te maken met loonheffingen (loonbelasting/premie volksverzekeringen, inkomensafhankelijk bijdrage Zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen).

10) Checklist loonadministratie
U moet de loonheffingen inhouden en afdragen. Dat doet u met de (elektronische) aangifte loonheffingen. U kunt dan vooraf aangeven of u de aangifte per maand of per vier weken wilt doen. Uiteraard heeft u als werkgever (voor de loonheffingen) weer een aantal verplichtingen. Stel uzelf daarom de volgende vragen:

• 1- Heeft u zich aangemeld als werkgever voordat u de eerste werknemer aanneemt?
• 2- Heeft u alle nieuwe werknemers met de eerstedagsmelding aangemeld? Dat kan u op drie manieren doen, via de internetsite van de Belastingdienst, of met aangifte- of administratiesoftware of u laat uw eerstedagsmelding verzorgen door een belastingconsulent (of administratiekantoor).
• 3- Heeft u de dag voor de eerste werkdag de identiteit van de medewerkers vastgesteld en een kopie gemaakt van het identiteitsbewijs?
• 4- Heeft u de dag voor de eerste werkdag van de werknemer de nodige gegevens voor de loonheffingen ontvangen?
• 5- Heeft u een loonstaat aangelegd?
• 6- Kunt u de werknemer periodiek een loonstrook toesturen?
• 7- Gaat u 1 keer per jaar bepaalde inkomensgegevens melden in een jaaropgaaf?
• 8- Weet u dat u een bewaarplicht heeft voor diverse onbelaste betalingen (kostenvergoeding en dergelijke)?

11) Bewaarplicht van uw administratie
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de administratie zeven jaar te bewaren. Het gaat dan in ieder geval om basisgegevens als:

• 1- Grootboek
• 2- Debiteuren- en crediteurenadministratie
• 3- Voorraadadministratie
• 4- In- en verkoopadministratie
• 5- Loonadministratie

Gegevens van onroerende zaken moet u tien jaar bewaren.

12) Vijf voordelen van een goede administratie
Vergis u niet, met een goed bijgehouden administratie beschikt u over een schat aan informatie over uw bedrijf. Hoe actueler, hoe beter u kunt (bij)sturen.
Tel de 5 voordelen van een goede administratie:

• 1- U heeft overzicht over de werkelijk gemaakte kosten. Als het goed is kunt u die kosten ook nog eens vergelijken met de begrote kosten of de gemiddelde kosten binnen uw branche
• 2- U heeft een goed overzicht over het reilen en zeilen van de onderneming. U ziet heel snel of en hoeveel uw winst stijgt en of uw kosten wel binnen de marges blijven
• 3- U heeft overzicht over uw debiteurenbeheer. Met een actuele administratie ziet u precies als en wanneer uw klanten te laat betalen
• 4- U heeft overzicht over de kostprijs van uw product. Met een goede administratie ziet u heel snel of de prijs van uw product hoog genoeg is om na aftrek van de kosten winstgevend te zijn
• 5- U heeft direct overzicht over slecht en goed lopende producten, en over welke producten u moet bestellen en van welke u te veel op voorraad heeft.

Jacques de Vos | Businesscompleet