ABCOUDE - Het nieuwe jaar komt eraan en naar het schijnt ook de recessie. Een goed moment om eens over offertes na te denken. Maar wat maakt een goede offerte en zijn er wettelijke vereisten?

Wat is een offerte
Een offerte is een formele aanbieding voor uw diensten en welke voorwaarden u verbindt aan de aanbieding. Een offerte wordt over het algemeen pas opgesteld op verzoek van een (potentiële) klant.

Wat in de offerte moet staan
In de offerte moet het volgende terugkomen:
- een beschrijving van de werkzaamheden of het geleverde product, in hoeveelheid en eventueel kwaliteit
- de prijs
- een eventuele planning of levertijd
- en de datum tot wanneer de offerte geldig is.

Het is verstandig en soms zelfs noodzakelijk om in een offerte te verwijzen naar de algemene voorwaarden van uw bedrijf.

Wat van de wet moet
In Nederland moeten offertes worden ondertekend door de directeur/eigenaar en/of procuratiehouder van het bedrijf. Deze gegevens zijn te controleren bij de Kamer van Koophandel. Alle ondernemingen en rechtspersonen (behalve verenigingen en stichtingen zonder onderneming) moeten op uitgaande brieven, orders, facturen en offertes hun handelsregisternummer van de Kamer van Koophandel vermelden. Voor Coöperaties, Onderlinge Waarborgmaatschappijen, B.V.’s en N.V.’s geldt ook dat - wanneer de handelsnaam afwijkt van de statutaire naam - zij eveneens de volledige statutaire naam moet vermelden. Verder moet bij rechtspersonen ook de woonplaats vermeld worden.

Begeleidende brief bij uw offerte
Vaak is het verstandig om - als u een offerte wilt versturen - twee documenten te maken: de offerte zelf en een begeleidende brief. Deze brief is bedoeld om uw klant nog een keertje persoonlijk aan te spreken. U verstevigt daarmee de relatie met uw contactpersoon. Dat maakt altijd meer indruk dan een standaardbriefje of helemaal geen brief.

Uw klant is niet standaard
Heel veel bedrijven sturen standaardoffertes. Maar het kan heel goed werken als u uw klant het gevoel geeft dat hij speciaal is, en niet een van de velen. Een offerte gaat immers over de situatie en wensen van de klant. Het is goed om dat in uw offerte duidelijk te maken. Als u heel veel offertes moet sturen kunt u gebruik maken van een vaste offertestructuur en kunt u die aanvullen met een persoonlijk tintje.

Maak uw offerte mooi en zakelijk tegelijk
Het zal u tegenwoordig weinig moeite kosten om iets moois van uw offerte te maken. Druk uw offerte bij voorkeur af met enkele kleuren. Gebruik één lettertype voor de body van de tekst en een iets afwijkend lettertype voor de koppen. Druk uw offerte af op stevig papier. Denk ook eens aan referenties of andere bewijzen van uw kunnen, zoals foto’s van uw producten en/of eerdere projecten. Tenslotte kunt u uw offerte, begeleidende brief en ander materiaal in een nette map doen. Dat staat professioneel en u voorkomt daarmee dat er iets zoek raakt.

Verschillende soorten offertes
Er zijn verschillende soorten offertes: gevraagde en ongevraagde offertes en offertes van diensten of van producten. De verschillende offertes vragen om verschillende aanpak.

Gevraagde offertes
Als een klant om een offerte vraagt, is dat meestal goed nieuws. De klant heeft vertrouwen in uw bedrijf en wil iets aanschaffen. Maar een klant zal in veel gevallen ook offertes opvragen bij andere bedrijven. Daar kunt u gerust naar informeren. Het is ook verstandig om een tijdstip af te spreken waarop de offerte binnen moet zijn. Als het mogelijk is moet u de offerte toespitsen op de klant. Zaak is wel dat u snel en adequaat, binnen de afgesproken termijn reageert. Maar maak de offerte pas, nadat duidelijk is wat de klant wil en of het een serieuze kandidaat is.

Ongevraagde offertes
Zeker als u een (nieuw) bedrijf bent gestart, en/of een nieuw product op de markt probeert te zetten, dan moet u (potentiële) klanten ongevraagd aanschrijven. De offerte is dan een mailing en offerte tegelijk. Laat u goed adviseren als u nog nooit een mailing heeft uitgevoerd. Het schrijven van een mailing is een vak apart. En met betrekking tot de techniek zijn er veel bedrijven die tegen lage kosten de mailingen voor u kunnen verzenden.

Offertes van diensten
Offreren van diensten is soms lastig. Diensten zijn immers vaak niet zichtbaar of tastbaar. In het offertestadium verkoopt u eigenlijk alleen een belofte. De meerwaarde van uw dienst blijkt pas nadat u uw dienst heeft verricht. De klant zal uw offerte daarom meestal beoordelen op een zorgvuldige inhoud, een verzorgde presentatie en uw geloofwaardigheid. De offerte van diensten moet dus vooral vertrouwen wekken.

Offertes van producten
Producten zijn meer concreet dan diensten. U kunt het product tot in de kleinste details beschrijven en visualiseren. Het is dan soms verleidelijk om al uw deskundigheid in de strijd te gooien. Maar maak het niet al te technisch, de klant is vaak niet geïnteresseerd in technische details.

Besteed ook na de offerte aandacht aan uw klant
Veel verkopers denken dat het werk is gedaan zodra de offerte op de post is. Toch krijgen verkopers die de moeite nemen om de offerte na te bellen, meestal sneller de opdracht. Het is dus raadzaam om het contact te blijven zoeken met de klant, zowel voor, tijdens, als na het maken van de offerte. Zonder dat het hinderlijk wordt natuurlijk.

Meten is weten
Het kan heel verstandig zijn om statistieken bij te houden over hoeveel offertes uiteindelijk resulteren in een verkoop. U kunt bijhouden wat de gemeenschappelijke kenmerken van deze klanten zijn. Maar ook wat er mis ging bij offertes die niet werden omgezet in een verkoop. Als u deze gegevens bijhoudt weet u na verloop van tijd uw kansen op succes veel beter in te schatten.

Tarief bepalen
Misschien wel het belangrijkste onderdeel van de offerte is het bepalen van het tarief.
Er zijn meerdere factoren die daarin een rol spelen:
- Zijn er meer mensen die een offerte uitbrengen?
- In welke mate én waarom wilt u de klant hebben/binden?
- Kan het tarief hierna nog omhoog, of zit u (moreel) vast aan het aanbiedingstarief?
- Heeft u een margedoelstelling?
- Zijn de verkoopdoelstelling al wel of niet gehaald?

Kortom, het is voor iedereen persoonlijk welk tarief u gaat rekenen, wel is het handig bovenstaande vragen voor uzelf te beantwoorden. Een belangrijke tip is wel; Geef inzicht (procentueel en/of in euro’s) in de korting die u geeft!

Jacques de Vos | Businesscompleet