ABCOUDE - Werkgevers hoeven over heel veel beroepskosten van hun werknemers geen (of maar gedeeltelijk) belasting te betalen. Die beroepskosten voor uw werknemers zijn de kosten die niet tot het loon behoren. In dit laatste deel: de vaste kostenvergoeding, alles over geschenken, werkkleding en aanspraken op uitkeringen.

In deze serie is de afgelopen maanden zo goed als alles over de kostenvergoeding behandeld. Maar toch is het altijd verstandig om met uw boekhouder en/of accountant de dingen heel goed door te spreken en voor alle zekerheid de precieze regelingen na te lezen op de site van de Belastingdienst.

Vaste kostenvergoeding
We beginnen dit laatste deel met de vaste kostenvergoeding. Want werknemers die vaak dezelfde soort kosten maken, kunnen van de werkgever een vaste kostenvergoeding krijgen.
Een vaste kostenvergoeding moet wel gespecificeerd zijn naar de aard en omvang van de kosten.

Steekproef
Om te bepalen of de werkgever de vaste kostenvergoeding onbelast mag verstrekken, kan de Belastingdienst aan de ondernemer vragen om steekproefsgewijs te onderzoeken welke uitgaven de werknemers gedurende een bepaalde tijd hebben gedaan. Voor een vaste vergoeding die op basis van een cao wordt betaald geldt deze procedure ook.

Afzonderlijk vaststellen
Maar een vaste kostenvergoeding is niet zonder meer vrijgesteld. De werkgever moet elke vaste kostenvergoeding afzonderlijk vaststellen. Het is dus niet toegestaan de vrijstelling toe te passen op een gedeelte van het loon dat de werkgever met de werknemer is overeengekomen.

Ook niet als de hoogte van dat loon mede is afgestemd op de kosten die de werknemer maakt.

Geschenk in natura
Over naar alles over geschenken. We beginnen met het geschenk in natura. Denk hierbij aan een pakket of cadeaubon met kerst. Een werkgever mag hierover 20% eindheffing toepassen. Maar de waarde (in het economische verkeer) van het geschenk mag in totaal per kalenderjaar niet meer zijn dan € 70.

Als de waarde meer is dan € 70 kan de werkgever gebruik maken van de regeling voor kleine verstrekkingen. In dat geval kan de werkgever het tabeltarief eindheffing toepassen. Maar alleen als de waarde (in het economische verkeer) maximaal € 136 per verstrekking is en in totaal maximaal € 272 per jaar. Als de werkgever ook een geschenk geeft aan personen die niet bij de werkgever in dienst zijn, mag hij de verschuldigde belasting voor rekening nemen via eindheffing.

Tijdelijke knelpunten van ernstige aard
Maar ook hier zijn er uitzonderingen. Dit noemt men tijdelijke knelpunten van ernstige aard. Hiermee wordt bedoeld dat er omstandigheden kunnen zijn waardoor de Belastingdienst redelijkerwijs niet van een werkgever kan verwachten dat bepaalde loonbestanddelen per werknemer afzonderlijk op een juiste, tijdige en volledige manier verwerkt kan worden.

Een hele mond vol, maar u moet hierbij denken aan bijvoorbeeld technische, administratieve of arbeidsrechtelijke problemen. In deze omstandigheden kan de Belastingdienst - bij een voor bezwaar vatbare beschikking - besluiten om voor deze loonbestanddelen tijdelijk (maximaal een jaar) te volstaan met eindheffing.

Eindheffing bij geschenken aan anderen
De werkgever mag ook de verschuldigde inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen voor zijn rekening nemen voor geschenken aan zakelijke relaties. Dat kan een werkgever doen door over de geschenken eindheffing af te dragen. Uw relaties hoeven dan over deze geschenken geen belasting te betalen.

De werkgever moet bij deze geschenken aan zakelijke relaties een tarief toepassen van 45% als de waarde van het geschenk niet meer is dan € 136. Is de waarde meer is dan € 136, dan past u over de gehele waarde een tarief toe van 75%. De waarde in het economische verkeer van deze geschenken mag per persoon maximaal € 272 per jaar zijn.

Diensten in de promotionele sfeer
Maar we zijn er nog niet. De werkgever mag deze eindheffing ook toepassen over de waarde (in het economische verkeer) van goederen of diensten in de promotionele sfeer. Maar ook over de waarde van bonussen in de vorm van spaarpunten (papier of elektronisch). De maximumwaarde van € 272 per jaar geldt hierbij niet. De waarde van de spaarpunten is dan de gemiddelde waarde die tegen inlevering van de spaarpunten worden verstrekt.

Voor alle geschenken, spaarpunten en dergelijke geldt dat de werkgever aan de ontvanger moet meedelen dat hij die eindheffing toepast. U kunt ook een bepaling in uw algemene voorwaarden opnemen dat u over deze geschenken en verstrekkingen eindheffing toepast.

En tenslotte moet de werkgever vastleggen wie de ontvanger van het geschenk of de verstrekking is. Hij mag de eindheffing ook toepassen als de ontvanger van het geschenk geen natuurlijk persoon is, maar bijvoorbeeld een bv.

Werkkleding en uniformen
Over naar de vergoedingen voor en verstrekkingen van werkkleding en vergoedingen voor het wassen van die werkkleding. Dit is onbelast. Onder werkkleding verstaat de Belastingdienst
kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen. Voorbeelden hiervan zijn uniformen en overalls.

Maar ook kleding die is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare beeldmerken valt hieronder. Denk aan gebonden beeldkenmerken, bijvoorbeeld een bedrijfslogo. Maar ook door de werkgever ter beschikking gestelde kleding die niet aan deze voorwaarden voldoet, is onbelast zolang deze kleding aantoonbaar op de werkplek blijft. Ook werkschoenen, zoals veiligheidsschoenen, kunt u onbelast aan de werknemer vergoeden.

De Belastingdienst ziet kleding van bijvoorbeeld postbestellers en stewardessen als uniform maar de zwarte broek met blauwe blazer van chauffeurs niet. Of er sprake is van een uniform en uit welke onderdelen een uniform bestaat, moet een werkgever afstemmen met de Belastingdienst.

Arbeidsomstandighedenwet
De verstrekking van kleding kan samenhangen met verplichtingen die een werkgever heeft op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, zoals speciale isolerende of beschermende kleding. In een dergelijk geval kan een werkgever de kleding vrij verstrekken.

Voorwaarden
Maar dan moet er wel voldaan worden aan de volgende voorwaarden:

• De werkgever heeft een arboplan;
• De verstrekking van kleding maakt deel uit van dat arboplan;
• De kleding wordt overwegend tijdens werktijd gedragen;
• De werknemer is geen eigen bijdrage verschuldigd;
• Er is geen sprake van een aanmerkelijke privébesparing voor de werknemer.

Schema werkkleding
De Belastingdienst heeft een algemeen schema opgesteld om te bepalen of de werkgever de kleding die werknemers op het werk dragen, onbelast mag vergoeden.

Uitkeringen
En tot slot in de serie over de kostenvergoedingen voor uw personeel de ZW, Wajong, WAZO, WW, WAO/WIA en overeenkomstige aanspraken. De aanspraken op deze uitkeringen zijn vrijgesteld. Aanspraken zijn bijvoorbeeld regelingen voor het toekennen van ziekengeld over wachtdagen of wachtgeld na ontslag. De uitkeringen zijn wel belast.

De andere artikelen over kostenvergoedingen zijn:
1- Zo zit dat
2- Kennis, studie, ICT en communicatie
3- De auto
4- Openbaar vervoer en de fiets
5- Van huisvesting tot kinderopvang
6- Van stoelmassage tot vakantieverlof
7- Van sparen tot gouden handdruk
8- Van personeelsleningen tot lief- en leedpotjes
9- Eten en drinken

Jacques de Vos | Businesscompleet