ABCOUDE - Het aantal onbetaalde facturen neemt steeds meer toe. Voor u als ondernemer is het verstandig om niet te lang te wachten met het incasseren van facturen. Hoe dichter u op de betaling zit, hoe sneller en makkelijker u uw geld krijgt. Als u zelf een actieve rol in het incasseren speelt, hoeft u de vordering minder vaak uit handen te geven. Dat bespaart weer kosten. De redactie stelde een voorbeeld sommatiebrief voor u op.

• Incasseren leidt niet automatisch tot verstoorde relatie
• Maak een planning om debiteuren te benaderen
• Herinnering, aanmaning, belletje, sommatiebrief

Zie ook: Factureren en incasseren: checklist

Zie ook: uit handen geven incasso: Voorbeeldbrief

Veel ondernemers zijn bang om een relatie met een klant op het spel te zetten als ze een vordering moeten incasseren. Deze angst blijkt in de praktijk ongegrond. Uit onderzoek van BusinessCompleet in samenwerking met ARAG is gebleken dat het incasseren van vorderingen nauwelijks tot een verstoorde relatie leidt.

Als u voor uzelf een helder overzicht hebt van alle debiteuren, kunt u er stapsgewijs voor zorgen dat de facturen worden betaald. Zorg er allereerst voor dat u niet een te lange betalingstermijn hanteert. Hiervan worden debiteuren laks en u moet onnodig lang op uw geld wachten. Stuur na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering. Als hier niet op wordt gereageerd, stuurt u een aanmaning.

Zie: Aanmaning: Voorbeeldbrief

Als uw debiteur ook geen gevolg geeft aan de aanmaning, is het tijd om eens een belletje te plegen. Dit hoeft niet op een vijandige toon. Vraag rustig wanneer u betaling kan verwachten. Geef aan dat u er graag met de klant uit wil komen, maar wel uw geld nodig hebt. Soms kunt met één telefoontje een betalingregeling afspreken en is het probleem snel opgelost.

Als er niet valt te praten met de debiteur en de aanmaningen hebben ook geen effect gehad, stuur dan een sommatiebrief. Hierin geeft u heel duidelijk aan dat u de debiteur sommeert om binnen bepaalde termijn (maak deze niet te lang!) te betalen. Wordt er niet voldaan aan de sommatie, dan bent u genoodzaakt om de vordering ter incasso uit handen te geven. De gerechtsdeurwaarder of advocaat neemt het dan van u over. Als de debiteur na het sturen van de eerste herinnering al heeft aangegeven dat hij niet voornemens is om te gaan betalen, kunt u ervoor kiezen om meteen de sommatiebrief te versturen.

Voorbeeld: sommatiebrief

Lieke van der Heide | Advocaat BusinessCompleet.nl