ABCOUDE - U houdt natuurlijk meer zicht op de financiële situatie van uw bedrijf als u zelf de boekhouding doet. Maar dat wordt al snel erg ingewikkeld en erg tijdrovend. Wanneer voor u het moment is aangebroken dat u het liever uitbesteedt: BusinessCompleet.nl geeft u 9 tips voor het zoeken naar een goede boekhouder.

Een goede boekhouder verdient zijn geld terug, maar alleen als hij bereid is met u mee te denken. Mond-tot-mondreclame zegt wat dit betreft niet alles. Veel ondernemers die tevreden zijn met hun boekhouder weten niet wat hun boekhouder over het hoofd ziet, totdat ze hier door een ander op gewezen worden.

Voor het runnen van een administratiekantoor zijn geen papieren nodig, dus het is belangrijk dat u zelf goed weet te selecteren.

1) De taak
Bedenk allereerst wat u van een boekhouder verwacht. Wilt u alleen de jaarrekening op laten maken? Dan kunt u bij de boekhouder op de hoek terecht.

2) De uitleg
Wanneer u starter bent en de boekhouder is gespecialiseerd in bestaande en/of grote ondernemingen, zal het niet gaan werken. Het is namelijk belangrijk dat hij alles met u kan doornemen op uw niveau. Als u dat wilt, moet hij alle stappen en overwegingen kunnen uitleggen vanuit uw perspectief. Dus zoek een boekhouder die gewend is met bedrijven als de uwe te werken. Maak ook goede afspraken over wat u van uw boekhouder kunt verwachten.

In het begin wilt u misschien veel extra uitleg, wat meer kost (extra uren).

Maar u leert dan veel bij, waardoor u sommige dingen daarna zelf kunt, wat weer geld bespaart (zoals het lezen van de aangiftes en jaaroverzichten).
Wanneer u iets tegenkomt waar u uw twijfels over heeft, is het ook goed om dit aan uw boekhouder voor te kunnen leggen en om uitleg te kunnen vragen.

3) De klik
Als ondernemer moet u kunnen sparren met uw boekhouder of accountant over hoe bepaalde boekingen, afschrijvingen, investeringen of subsidies het beste verwerkt kunnen worden. Dan is het prettig als u een klik heeft.

4) De service
U wilt waarschijnlijk service voor uw geld. Uw administrateur toont zich servicegericht wanneer hij:

• tijd voor u heeft of maakt wanneer u belt met een dringende vraag, ook als hij omkomt in het werk;
• uw vragen serieus neemt en naar tevredenheid beantwoordt;
• langskomt wanneer het u schikt;
• de aanvraag studiefinanciering van uw dochter of het huursubsidieformulier voor uw moeder even kosteloos voor u invult of nakijkt.

5) De branche
Allereerst kiest u natuurlijk iemand die gespecialiseerd is in belastingaangifte voor zelfstandige ondernemingen. Daarnaast is het een voordeel wanneer uw boekhouder uw business kent. Heeft hij meerdere klanten uit uw branche?

6) Bij de tijd
Verbind u niet aan iemand die louter cijfers inklopt. Kies voor iemand die zich periodiek schoolt, proactief meedenkt en op de hoogte is van actuele ontwikkelingen binnen zijn vakgebied.

Daarnaast is tegenwoordig alles geautomatiseerd. Met eigentijdse boekhoudsoftware kan de boekhouder op afstand uw boekhouding controleren, correcties doorvoeren en rapporten uitdraaien. Zijn uren en factuur zullen daardoor ook lager uitvallen.

Wanneer u tijdens het kennismakingsgesprek merkt dat uw potentiële boekhouder niet weet dat de kapitaaleis van E 18.000 bij het oprichten van een BV waarschijnlijk komt te vervallen terwijl dit hot news is, is het beter nog even door te zoeken.

Zoek bij voorkeur iemand met fiscale kennis. Bijvoorbeeld een fiscalist of een accountant met de opleiding belastingaccountant in zijn zak. Maar diploma’s zeggen niet alles. U moet er wel wat aan hebben. Laat u niet verblinden door toevoegingen als AA, RA of FB. Hoe meer toevoegingen, hoe hoger het tarief!

7) De kosten
Boekhouders kosten tussen de € 300, - en € 4000, - per jaar, met uitschieters naar boven en naar beneden. Zorg dat u een offerte krijgt waarop alle diensten zijn opgenomen tegen een vast tarief en zorg dat er nacalculatie toegepast wordt.

De kosten kunt u drukken door zo veel mogelijk zelf te doen, uw spullen overzichtelijk aan te leveren en uw huiswerk te doen, namelijk:

• uw facturen op tijd versturen;
• tijdig betalingsherinneringen versturen en actie ondernemen bij wanbetaling;
• inkoopbonnen meteen inboeken, zodat u de BTW snel terugkrijgt;
• uw leveranciers niet te laat, niet te vroeg, maar op tijd betalen;
• uw bank tijdig en juist informeren over de gang van zaken wanneer u een financiering heeft.

8) Het contact
Een boekhouder die u eens per jaar spreekt, krijgt geen inzicht in het reilen en zeilen van uw onderneming. Laat staan dat hij u goede adviezen kan geven.

9) Klein of groot kantoor
Een klein administratiekantoor heeft als voordeel dat er korte lijnen zijn, persoonlijk contact en een snelle reactie op uw vragen. Het nadeel is dat u last kunt hebben van vakanties en ziektes van uw accountant. Vermijd ook kleine kantoren als u twijfelt aan de fiscale kennis die het in huis heeft.

Bij grote kantoren bent u vaak een van de vele klanten en betaalt u vaak de hoofdprijs.

Zie ook ons artikel ‘Alle boekhoudblunders op een rij’.

Mieke de Vries | BusinessCompleet.nl