BLESKENSGRAAF - Vandaag de start van de tweede fase van de cursus Export van Leen van Walsum. Daarin gaan we na de voorbereiding over tot actie. Wat moet er geregeld worden in de contracten met agenten, distributeurs en klanten?

In de voorgaande artikelen zijn een aantal voorwaarden behandeld om tot succesvolle exportzaken te komen. Basis is je markt te kennen en de risico’s die zich daarin voor kunnen doen. Het is belangrijk dat te onderkennen, maar ook wat belangrijk en risicovol is voor je eigen business. Je kunt niet in het algemeen zeggen “dat of dat is een risico in dat land, daar moet je je voor indekken”. Het is geheel afhankelijk in welke branche je zit en aan wat voor soort klanten je levert.

Als je het n en ander van de markt te weten bent gekomen en je hebt vastgesteld op welke wijze je daarin aan de gang gaat, is het tijd geworden om tot actie over te gaan. Het zoeken van een of meerdere agenten, of het zoeken van een of meerdere distributeurs, of het zoeken van klanten. Het bezoeken van een beurs kan een goed begin zijn. Werk je met een agent, dan neemt die n en ander voor zijn rekening.

In de contracten met de agent en distributeurs wordt zo veel mogelijk geregeld over te volgen procedures, duur van de overeenkomst, garanties, overmacht, geschillen enz..

Alle bekende risico’s kun je zodoende afdekken. Dat vind niemand vreemd, want je gaat een concrete overeenkomst aan.

Algemene Verkoop Voorwaarden
Ik ben geen voorstander van de zogenaamde ‘Algemene Verkoop Voorwaarden’ (AVV). Men verliest dan vaak uit het oog dat elke markt een eigen benadering behoeft. Zo algemeen is namelijk de export naar verschillende landen of markten niet, ook niet binnen de EU. Beter is om deze artikelen per markt te bekijken en ze op te nemen in de offerte en de verkoopovereenkomst. Je kunt dan zelfs over die artikelen onderhandelen en er commercieel je voordeel mee doen. Vaak zijn AVV’s een samenstel van juridisch uitstekend geformuleerde artikelen, maar staan soms ver van de werkelijkheid af. Of er staan zaken in die te algemeen zijn. Je moet daarnaast altijd uitkijken dat je in de offerte en overeenkomst, door een bepaalde formulering, niet een aantal artikelen van de AVV buiten werking stelt, zonder dat dat de bedoeling was. In het kort: voorwaarden die gelden voor klanten in Arabische landen hoeven niet van toepassing te zijn voor klanten in Europese of Afrikaanse landen en omgekeerd.

De offerte
Bij het uitbrengen van een offerte denkt men daar ineens anders over. Ik heb heel wat offertes gezien die alleen maar gaan over het product en de prijs. Alle andere aspecten, die vaak ook de prijs kunnen benvloeden, vergeet men. Een goede stelregel is om een offerte op te stellen als concept verkoopovereenkomst. Dit heeft een aantal voordelen.
1.Je kunt vooraf “in alle rust” voor elke markt (met eigen complicaties) een standaard offerte opstellen, zeker wat het commercile gedeelte betreft. Je kunt dan nadenken over eventuele alternatieven en wat dat voor invloed heeft op bij voorbeeld de prijs.
2.Als de klant (afhankelijk van de branche waarin u opereert) binnen de gestelde tijd antwoordt met een inkooporder die verwijst naar uw offerte, dan zijn alle offerte bepalingen ineens de orderbepalingen geworden. O wee, als je dan een aantal belangrijke zaken niet hebt opgenomen. Om dit achteraf nog te regelen, stuit vaak op moeilijkheden met de klant.
3.Als er nog onderhandeld moet worden (oog in oog, of per telefoon of e-mail) is die complete offerte tegelijk een gespreksagenda. Je weet zeker niets vergeten te zijn en “je hebt er over nagedacht”. De prospect moet dan in de verdediging en kan dus geen dingen inbrengen, waar je nog niet over nagedacht hebt en mogelijk geld kosten.
4.Je kunt de “algemene artikelen” afstemmen op de markt of klantengroep.

Indeling van de offerte
Een offerte is een uiterst serieuze zaak. Je probeert een prospect te overtuigen om bij jou te kopen. Het zijn mensen die beslissen om te kopen of niet. Het is dus niet alleen een optelsom van plussen en minnen. Ook immaterile en emotionele aspecten tellen mee. Het is niet verkeerd om juist daarmee te beginnen. Hiermee kun je de toon zetten. In de inleiding van de offerte kun je in een paar regels iets vermelden over eerdere contacten of iets uit de offerteaanvraag (als dit schriftelijk ging). Als een probleem opgelost moet worden, kan hierover in het algemeen wat gezegd worden. Verder, herhaal nog eens wat voor bedrijf u bent en wat uw sterke punten zijn ten opzichte van de concurrentie. Herhaal waarom uw product zo goed is, wat de toegevoegde waarde daarvan is. Dit kan allemaal in een paar regels. Nogmaals, het zet de toon.

Uiteraard maakt u een uitgebreide beschrijving van de producten en/of diensten die u aanbiedt. Eventueel met de vermelding van prijzen per stuk of totaal. Bij deze prijzen moet duidelijk zijn of dit prijzen zijn inclusief of exclusief de kosten voor: verpakking, transport, transportverzekering, inklaring, invoerrechten, BTW, opstelling en/of inbedrijfstelling enzovoort.

Vervolgens maakt u een clausule ten behoeve van de commercile aspecten:
Verpakking, geen algemene opmerking zoals “zeewaardig verpakt” maar goed definiren. Wellicht is uw idee van zeewaardig anders dan dat van uw klant, bij schade kan dat tot problemen leiden. Bij voorbeeld: 24 stuks in een kartonnen doos, 36 dozen op een houten pallet, omwikkeld met folie.
Deee levertijd, wees hierin realistisch, zodat u later geen problemen krijgt. Wees duidelijk wat u bedoelt: het moment dat de goederen uw bedrijf verlaten of de aankomst bij de klant of bedoelt u het levermoment zoals bedoeld is in de Incoterms.
De leveringsconditie, hiervoor worden de Incoterms 2000 gebruikt. Elke term geeft aan tot waar de verkoper het transport regelt en betaalt en tot welke plaats in het transporttraject de verkoper het transportrisico draagt. De overgang van het transportrisico is tevens het leveringsmoment. Bij het passeren van dit punt heeft de verkoper aan z’n leveringsverplichting voldaan en gaat het beschikkingsrecht over de goederen over op de koper. De verkoper is dan zijn goederen echt “kwijt”. Het is zaak dat de leveringscondities overeenstemmen met de werkelijkheid. Bij transportschade zullen verzekeraars hier goed naar kijken. In het offertestadium zullen deze dingen al vooraf moeten worden bekeken.
De betalingsconditie, in de strategie en bij het opstellen van het debiteurenbeleid is al bepaald wat de minimum betalingsconditie is voor prospects uit bepaalde markten. Als het een documentaire betaling betreft, werk dan tegelijk uit wat straks de procedure zal zijn. Als het een documentair accreditief betreft, stel dan zelf een (voor u ideaal) letter of credit (L/C) op. Neem daarnaast een clausule op dat u bepaalt of de bank die de L/C voor u opent, voor u een acceptabele bank is. Vervolgens dat het contract pas in werking zal treden nadat u de geopende L/C hebt geaccepteerd.
De algemene artikelen, dit zijn dus uw bepalingen t.a.v. eigendomsvoorbehoud, garantie, ontbinding van de overeenkomst, overmacht, geschillenregeling, patenten en intellectueel eigendom, productaansprakelijkheid enz. enz..

Vergeet ten slotte niet een datum te vermelden en te vermelden tot wanneer de offerte geldig is. . N.B. “vrijblijvende offertes” bestaan eigenlijk niet. In de eerste plaats is het redelijk onprofessioneel om dit te vermelden in uw offerte. Het geeft de prospect de indruk dat u uw zaakjes niet op orde hebt. U heeft altijd het recht, zolang de offerte nog niet is geaccepteerd deze tussentijds te wijzigen. Nadat de offerte is geaccepteerd, zit u er aan vast. In die gevallen waarbij geen zekerheid is tijdens het opstellen van de offerte, bijvoorbeeld de prijs, hoeveelheid of levertijd, dan geeft u dat expliciet aan en verklaart u waarom en hoe u dat straks gaat regelen, nadat de offerte is geaccepteerd.

De offerte is dus meer dan een prijs afgeven. U doet in feite een voorstel hoe u straks de goederen bij de klant zult krijgen. In sommige markten zal men daar blij mee zijn. Men hoeft dan niet bang te zijn dat u straks nog met verrassingen zult komen. In andere markten weet men tegelijk waar men aan toe is.

Voor veel branches en markten is een professioneel advies en uitwerking met betrekking tot bovenstaande geen luxe. Er zijn heel wat aspecten die op elkaar afgestemd moeten worden, wat kennis en overzicht vereist.
Voor vragen kunt volgend e-mail adres gebruiken: export@walconex.nl

Leen van Walsum | Walconex BV