NIJKERK - Veel mensen vragen zich (nog steeds) af waarom je procesmanagement moet inzetten. Veel redenen zijn in mijn kolommen al aan de orde gekomen. Een wat minder belicht onderwerp is het managen van risico’s. Daarom maar weer eens aandacht voor het nut van procesmanagement bij het voorkomen van risico’s.

Risico’s zijn altijd een ietwat ondergeschoven kind geweest. Zolang er niets gebeurt denk je er niet aan. Wanneer je bedrijf een keer overvallen is, is de eerste reactie (naast het opvangen van de mensen): toegangsbewaking, een geavanceerd kassasysteem waardoor er minder te halen valt, een alarmknop, en meer van hetzelfde.

Overvallen en boekhoudfraude
Overvallers omzeilen vervolgens de maatregelen en de volgende overval is een feit.
Hetzelfde gaat op voor diefstal door eigen personeel, of bijvoorbeeld boekhoudfraude. Van de laatste soort diefstal is het probleem, dat je er pas laat achter komt, veelal zelfs te laat: de dader heeft ontslag genomen en zie hem, met uw geld op zak, maar eens op te sporen.

Betalingen vervalst
Een klassiek voorbeeld, ook al door de gebruikte middelen. Betalingen naar het buitenland, die door een bank nog in de jaren ’80 werden verricht via papieren betaalopdrachten. Lokale opdrachten kwamen via een fax binnen bij een centrale verwerkingsafdeling. De faxen werden elektronisch gelezen door een apparaat waarmee gefiatteerd werd. Als een fax niet goed leesbaar was voor de machine, werd hij overgetypt en alsnog doorgegeven.

Hoe eenvoudig was het voor een van de medewerkers om een fax onleesbaar te maken en deze met een ander rekeningnummer door te geven? Bijna werd een bank zo voor 80 miljoen benadeeld: de handlanger in Londen verried de zaak door klungelig gedrag, dat de aandacht trok van de bankbediende aldaar. De bedenker van de diefstal was een eigen medewerker, die het proces van buitenlandse betalingen tot in de puntjes kende. Enerzijds doordat hij zijn ogen goed de kost gaf, anderzijds doordat hij de gang van zaken op de verschillende, betrokken afdelingen uit ervaring kende.

Zwakke plekken
Voorkomen is dus beter dan genezen, en dat doe je door de zwakke plekken in een procesgang bloot te leggen. Er zijn echt massa’s voorbeelden te noemen, waarbij instanties en bedrijven via ingrepen in het proces proberen te voorkomen dat ze bestolen worden. De overheid doet dat door regels te stellen, waaraan bedrijven zich, op straffe van soms grote geldboetes, moeten houden. Ik noem er maar zo een paar:

• Het opvolgend nummeren van facturen, om te voorkomen dat er geld in het zwarte circuit terecht komt (om belastingafdracht zeker te stellen).
• De VAR voor zelfstandigen, om te voorkomen dat werknemers én werkgevers de hand lichten met sociale zekerheidsafdrachten.
• Verladerspapieren bij geïmporteerde goederen (ontduiking van BTW- en importheffingen).
• G–rekeningen in de aannemerswereld (BTW-heffingen veilig stellen).
• Enzovoort, enzovoort.

Oplossingen voor risico's
Bedrijven kunnen nagaan waar zij risico’s lopen en daar oplossingen voor bedenken. Een risico is daarbij gedefinieerd als: de kans dat een financieel verlies wordt geleden als gevolg van wat voor handelen dan ook. En u weet natuurlijk, dat alles om te rekenen is in financiële termen:

• Geen internet op de werkplek, om surfen onder werktijd te voorkomen (maar dan wel uitgaven voor een adequaat intranet).
• Fouilleren, om diefstal van goederen door het eigen personeel te voorkomen.
• De al genoemde toegangsbeveiliging, om gelegenheidsdieven tegen te houden.
• Maatregelen in de administratieve organisatie, om fraude met geld te voorkomen.
• Enzovoort, enzovoort.

Alle maatregelen gaan uit van een procesgang, die je dan natuurlijk wel in beeld moet hebben. Procesmanagement is daarbij het beste hulpmiddel.

Handlangers in het bedrijf
Er is nog een reden die mensen kunnen hebben om zwakke plekken in een procesgang te zoeken: om diefstal en terreur te plegen, en dat gebeurt zelfs regelmatig.
Wie kent niet de succesfilm ‘Ocean’s Eleven’? Een spectaculaire roof vindt plaats door eerst het proces, in dit geval van geldtransporten in een casino, nauwkeurig te bestuderen en vervolgens een paar onderdelen ervan ‘corrupt’ te maken. Vervang een paar medewerkers door handlangers, laat camera’s een stilstaand of eerder opgenomen beeld vertonen, gooi wanneer nodig een beetje roet in het eten om het proces te verstoren (de stroom uitschakelen bijvoorbeeld). Wat dat laatste betreft: als het een paar keer gebeurd is, dan wordt de noodprocedure ook uitgeschakeld. En dan ligt de weg open.

Ik geniet echt van dat soort films! Niet eens omdat de hoofdrolspeler George Clooney is, maar omdat de belangrijkste bijrol is weggelegd voor procesmanagement.

Reageren? c.kars@flowprofile.nl

Carolien Kars | Flow Profile