ABCOUDE - Met ingang van het nieuwe jaar verandert een aantal belastingregels. Centraal in het Belastingplan 2009 staat versterking van het ondernemerschap. Maar welke veranderingen zijn relevant voor u als ondernemer? De redactie vroeg Hans Zwagemaker, hoofdredacteur van BelastingBelangen.nl, om een aantal eindejaartips voor alle ondernemers op een rij te zetten. Vandaag antwoord op de laatste acht vragen.

Klik hier voor deel 1, voor antwoord op de volgende vragen:

1. Hoe zit het met de verschillende bijtellingen voor de auto?
2. Wat is het goede moment om nieuwe investeringen te doen?
3. Klopt het dat per 1 januari innovatief ondernemerschap nog meer wordt gestimuleerd?
4. Wat verandert er eigenlijk allemaal bij het ouderschapsverlof?

Vandaag deel 2:

5- Kostenvergoeding
``Is er iets veranderd in de regelingen voor de kostenvergoeding?``
De Hoge Raad heeft dit jaar duidelijk beslist dat een werkgever een specificatie moet hebben van de aan zijn werknemers verstrekte vaste kostenvergoedingen. Uit die specificatie moet blijken op welke kosten de vergoeding betrekking heeft, én tot welke bedragen. Die specificatie moet aanwezig zijn voordat de werkgever de kostenvergoeding aan de werknemer verstrekt. Of anders uiterlijk op het tijdstip dat de vergoeding wordt uitbetaald. Ontbreekt zo'n specificatie, dan kan die niet meer achteraf worden opgesteld. De vaste kostenvergoeding is dan netto loon. Een ondernemer kan voor de specificatie van zo’n vaste kostenvergoeding de CAO benutten als hij precies dezelfde kostenvergoeding aanhoudt als bij de CAO is afgesproken.

``Maar er is nog een tweede eis?``
De tweede eis is dat de werkgever een onderbouwing aan de inspecteur moet kunnen aanreiken. Daaruit moet blijken dat de door hem verstrekte vaste kostenvergoeding niet bovenmatig is. Voor die onderbouwing kan men niet rekenen op de CAO. De werkgever moet aantonen dat die kostenvergoeding terecht onbelast is verstrekt. Dat de werknemers in het bedrijf uitgaven hebben gehad voor de kostensoorten waarvoor de werkgever hen een vergoeding heeft verstrekt. De kostentoets moet eens per twee jaar worden gehouden. Is sprake van vaste, regelmatig terugkerende kosten, dan is een steekproef van twee a drie maanden redelijk.

``En de vergoeding voor telefoon en internet?``
Veel werkgevers geven hun werknemers een vergoeding voor de kosten van een mobiele telefoon, een ISDN- of ADSL-abonnement om thuis te kunnen internetten. Die vergoeding is belastingvrij, als de werknemer de telefoon en het internet zakelijk gebruikt. Een vergoeding voor een ISDN of ADSL-abonnement en een mobiele telefoon kan belastingvrij worden verstrekt. Maar alleen als de werknemer die voor ten minste 10% voor zijn werk gebruikt.

``Maar voor het gebruik van de computer ligt die grens toch veel hoger?``
Ja, de werknemer moet de computer voor ten minste 90% zakelijk gebruiken, wil de vergoeding belastingvrij zijn. Door die sterk uiteenlopende eisen is het onderscheid tussen een telefoon en een computer van fiscaal belang. Blackberry's en smartphones vallen onder de regeling voor telefoon. Digitale agenda's, mini-notebooks en GPS-apparatuur vallen onder de regeling voor computers.

``En hoe zit het eigenlijk met de kostenvergoeding bij ziekte van een werknemer?``
Veel werkgevers geven hun werknemers een belastingvrije kostenvergoeding. Als de werknemer ziek wordt, moet die kostenvergoeding aangepast, of misschien zelfs stopgezet worden. Niet direct, maar als de werknemer twee maanden ziek thuis zit, moet er iets met de vergoeding gebeuren. De vrije vergoeding moet dan beperkt worden tot het bedrag van de kosten dat ook bij ziekte van de werknemer doorloopt. Denk bijvoorbeeld aan abonnementen op vakliteratuur. Maar de vergoeding voor representatie moet worden stopgezet. Gebeurt dat niet, dan zal de inspecteur de kostenvergoeding als bovenmatig aanmerken. En dat levert een naheffingsaanslag mét verhoging op.

6- Vrije vergoedingen
“Hoe zit het ook alweer met de vrije vergoeding voor het woon-werkverkeer?
Werkgevers kunnen hun werknemers een belastingvrije vergoeding geven voor de kosten van het reizen van huis naar een vaste arbeidsplaats. De werknemer die op jaarbasis 70% van het aantal werkdagen reist tussen zijn woonplaats en een vaste arbeidsplaats, kan een belastingvrije vergoeding ontvangen alsof hij het hele jaar naar die arbeidsplaats reist. Het aantal werkdagen wordt hierbij gesteld op 214 dagen per kalenderjaar. Bij een fulltime dienstverband betekent dat als de werknemer ten minste op 150 dagen (70% van 214) naar de vaste arbeidsplaats reist, hij voor 214 dagen een belastingvrije vaste vergoeding kan ontvangen. Voor 64 dagen heeft hij geen reiskosten, toch kan een vrije vergoeding worden verstrekt. Per 1 januari 2009 wordt deze regeling verruimd: de ondergrens wordt dan teruggebracht tot 60% van het aantal werkdagen. Dat betekent nog meer mogelijkheden voor een belastingvrije vergoeding.

“Maar de vrije vergoeding bijzondere ziektekosten komt volgend jaar toch wel te vervallen?
Dit jaar is het nog zo dat een werkgever 'bijzondere ziektekosten' belastingvrij aan zijn werknemer kan vergoeden. Daarbij gaat het om ziektekosten van de werknemer zelf of diens huisgenoten. Ziektekosten zijn 'bijzonder' als ze niet onder het basispakket van de Zorgverzekeringswet vallen. De vergoeding wordt steeds vaker toegepast als een vorm van fiscaal vriendelijk belonen. Naast de eis van 'bijzondere ziektekosten' geldt als voorwaarde dat de werknemer die ziektekosten niet kan verhalen op zijn verzekering. Verder moet een vergoeding door de werkgever volkomen onverplicht zijn: de werknemer mag geen recht hebben op een vergoeding van ziektekosten door zijn werkgever. Maar deze fiscaal vriendelijke beloningsvorm vervalt per 1 januari 2009.

7- Kwartaalaangifte BTW
“Op 1 januari wordt toch ook de grens voor de kwartaalaangifte BTW verhoogd?
Dat klopt. De grens voor de kwartaalaangifte BTW wordt per 1 januari 2009 verhoogd van € 7.000 naar € 15.000. Door deze grensverruiming zullen zo'n 50.000 ondernemers voortaan nog maar vier keer in plaats van twaalf keer per jaar een aangifte voor de omzetbelasting moeten indienen. Ondernemers moeten dus het tijdstip van het factureren van leveringen en diensten zo veel mogelijk aanpassen.

Met dank aan Hans Zwagemaker, BelastingBelangen.nl

Jacques de Vos | Businesscompleet